Hensikt og omfang

Hensikten med denne prosedyren er å beskrive saksgangen i prioritering av Helse Midt-Norges regionale IT-prosjektportefølje.

Prosessen er tenkt brukt i situasjoner med et visst aktivitetsnivå. I perioder når prosjektaktiviteten er lav, eller når det av andre årsaker er begrenset handlingsrom til nye prosjekter, kan man i IT-styringsstrukturen velge å beslutte fra sak til sak hvordan prioritering skal foregå.

Startpunkt / Initiering av prosessen

Prioritering av prosjektporteføljen gjennomføres og besluttes tre ganger pr år, med beslutningspunkter i Digitaliseringsstyret i mai/juni, september/oktober og desember/januar. Prioriteringen i desember/januar er sammenfallende med kommende års budsjettprosess. Input til prosessen er

• Ramme for regionalt IT-driftsbudsjett
• Ramme for regionalt IT-investeringsbudsjett
• Gjeldende strategier og veikart
• Nasjonale føringer og planer
• Status på eksisterende prosjektportefølje
• Ferdig utredede prosjektkandidater

Resultat

Output fra prosessen er

• Oppdaterte lister over rangerte prosjektkandidater og/eller oversikt over prioriterte områder
• Vedtak om endringer til prosjektporteføljen

Ansvar

Det regionale helseforetaket v/ direktør for eierstyring har det overordnede ansvaret for gjennomføring av prioriteringsprosessen. Gjennomførende er Digitaliseringssekretariatet.

Roller

Nedenfor følger en beskrivelse av de roller/ funksjoner som inngår i Helse Midt-Norges regionale porteføljestyring.

Rolle/funksjon	Beskrivelse
Digitaliseringsstyret	Det øverste styringsorganet for standardisering og digitalisering i Helse Midt-Norge.
Områdestyrer	Områdestyrene rapporterer til Digitaliseringsstyret. Fra mandatet: Områdestyrene skal samle all digitaliseringsaktivitet innenfor sitt virksomhetsområde i en felles struktur i henhold til oppdrag fra Digitaliseringsstyret, herunder systemforvaltning, kontinuerlig utvikling, innføringsaktiviteter og relevante innovasjonsprosjekter, samt sikre ivaretakelse av myndighetskrav.
Digitaliseringssekretariatet	Det regionale porteføljekontoret.

 

Definisjoner

Portefølje – I denne sammenhengen menes samlingen av pågående IT-prosjekter i Helse Midt-Norge over regionalt IT-investerings- og IT-driftsbudsjett.

Prioriteringsliste – En rangert liste over ferdig utredede prosjektkandidater, som oppdateres i hver prioriteringsrunde.

Arbeids- og informasjonsflyt

Porteføljestyring, prosjektfaser og beslutningspunkter

Porteføljestyring i Helse Midt-Norge baserer seg på følgende prinsipper[1]:

• Topplederforpliktelse
• Samsvar med virksomhetens styringsstruktur
• Samsvar med virksomhetens strategi
• Porteføljekontor
• Dynamisk endringskultur

Modellen for porteføljestyring (MoP®) er oppsummert i figuren nedenfor. Denne prosessbeskrivelsen dekker praksisene Prioritere, Balansere og Planlegge porteføljen, som ligger til definisjonssyklusen.

Figur: Sykluser og praksiser i porteføljestyring

 

Et enkelt prosjekt deles inn i flere faser med beslutningspunkter mellom hver fase, dette kan illustreres slik:

Alle prosjektidéer skal igjennom en konseptfase for å komme med i porteføljebehandlingen. Se egen prosessbeskrivelse i EQS for konseptfasen. Hver av fasene i prosjektmodellen inneholder forberedelse til neste beslutningspunkt. Det er beslutningspunkt 2, Beslutning om oppstart, som inngår i prosessen for prioritering av porteføljen.

 

Definere prosjektporteføljen

Prosess for endringer i prosjektporteføljen gjennomføres som nevnt tre ganger pr år, rundt mai/juni, september/oktober og desember/januar. Nøyaktig tidspunkt settes opp hvert år når årsplan med bl.a. tidspunkter for møter i Digitaliseringsstyret planlegges.

Diagrammet nedenfor beskriver arbeidsflyten gjennom én beslutningsrunde.

Prioritere

• Digitaliseringssekretariatet sammenstiller utkast til prioriteringsliste for nye prosjektkandidater som ligger klare til beslutningspunkt 2. Forslag til og informasjon om prioriteringslisten samles i et eget notat.

Som et verktøy benytter Helse Midt-Norge et sett med kriterier som underlag for prioritering av prosjekter. Kriteriene er inndelt i to grupper, nytteverdi og gjennomføringsevne. Kriterier for nytteverdi sier noe om viktighet for Helse Midt-Norge, mens kriterier for gjennomføringsevne sier noe om sannsynlighet for å lykkes med prosjektet.

 

 

 

Alle forslag til nye prosjekter skal i konseptfasen ha blitt gitt en karakter for hver av disse kriteriene i Prosjektbegrunnelsen. Se Porteføljestyring, konseptfasen.

I tillegg til prioriteringskriteriene kan det være andre spesielle forhold som det må tas hensyn til når rekkefølgen på køen skal vurderes.

• Områdestyrene behandler, dersom det er flere prosjektkandidater på det enkelte området, rangering av prosjektkandidatene innenfor hvert sitt område, og gir også innspill til samlet rekkefølge
• Digitaliseringssekretariatet oppdaterer prioriteringslisten etter tilbakemeldinger fra områdestyrene

 

Balansere

·         Porteføljekoordinator utarbeider porteføljestatusrapport (se Porteføljestyring, statusrapportering på porteføljenivå), rapporten inneholder informasjon om bl.a. økonomi og kapasitet.

• Digitaliseringssekretariatet vurderer eksisterende prosjekter og nye prosjektkandidater ut ifra om det er rett tidspunkt, dekning av strategiske mål, innvirkning på ulike virksomhetsområder, samlet risiko- og gevinstprofil og tilgjengelige ressurser. Dette gjøres i samråd med områdestyrene.

Resultatet er eventuelle forslag til endring i porteføljen, dvs. oppstart av nye prosjekter eller stopp av pågående prosjekter. Nye prosjekter foreslås fra de høyest prioriterte kandidatene i prioriteringslistene avhengig av hva det er vurdert å være rom til i kommende periode og øvrige vurderinger gjort rundt balansering av porteføljen.

 

Planlegge

• Digitaliseringssekretariatet forbereder saksunderlag om endringer til porteføljen, herunder nye prosjekter til beslutning om oppstart (beslutningspunkt 2), til Digitaliseringsstyret.
• Ressurser til deltakelse i nye prosjekter som foreslås startet skal være avklart med foretakene og Hemit i forkant
• Endringer i prosjektporteføljen besluttes av Digitaliseringsstyret
• Digitaliseringssekretariatet kommuniserer de vedtatte endringene til porteføljen

 

Oppfølging

Ikke relevant

Referanser

Ingen