Prosjekt, Prosjektlederhåndbok v. 3.7

1      Hensikt og omfang

Prosjektlederhåndboken er utarbeidet for å avklare ansvarsforhold og gi støtte til gjennomføring av prosjekter i Helse Midt-Norge.

2      Ansvar

·         Alle som innehar rollen program- eller prosjektleder i eller som på vegne av Helse Midt-Norge skal følge de prosedyrer som er angitt i prosjektmetodikken.

·         Releaseledere for større releaser bør vurdere å følge prosjektmetodikken

3      Definisjoner

I prosjektarbeid er klar kommunikasjon svært viktig. HMN skal bruke de definisjonene som anbefales av Digitaliseringsdirektoratet og DFØ, se: Begreper | Prosjektveiviseren (digdir.no)

 

4      Arbeidsbeskrivelse

Hva er et prosjekt

Et prosjekt er en arbeidsform for å løse en konket oppgave eller gjennomføre en endring. Et prosjekt medfører opprettelse av en egen styringsstruktur (prosjektorganisasjonen) med Prosjekteier som overordnet ansvarlig og Prosjektleder som utførende leder. Medlemmene i prosjektgruppa trekkes midlertidig ut av linjeorganisasjonen og går inn i prosjektorganisasjonen for den perioden og stillingsandelen som avtales.

 

Et prosjekt kjennetegnes ved:

  • Er en engangsoppgave
  • Har definerte og målbare resultater, som skal skape merverdi
  • Har definerte rammer: Tid og kostnader
  • Utføres av en midlertidig og tverrfaglig sammensatt prosjektorganisasjon
  • Hvert prosjekt er unikt, og inneholder derfor større usikkerhet enn daglig drift

 

Et prosjekt medfører en viss grad av byråkrati. En mindre oppgave som kan utføres av et par personer som jobber sammen i samme enhet (avdeling, seksjon, gruppe) trenger ikke organiseres som prosjekt.

Dersom oppgaven krever kompetanse (personer) fra flere enheter, skal pågå i flere måneder og overstiger ca. 200 timeverk bør det vurderes å organisere den som et prosjekt.

 

Helse Midt-Norges prosjektmetodikk

Helse Midt-Norge benytter PRINCE2 som metodikk for styring av regionens prosjekter. PRINCE2 er en internasjonal, anerkjent beskrivelse av beste praksis innenfor prosjektgjennomføring. Digitaliseringsdirektoratet anbefaler at PRINCE2 benyttes som metodikk for alle prosjekter i offentlig sektor, og har opprettet Prosjektveiviseren (digdir.no) med mange gode råd og tips. Helse Midt-Norges metodikk er i stor grad basert på prosjektveiviseren. PRINCE2 fokuserer på organisasjon og ledelse av prosjektene, ikke det faglige innholdet.

 

Et av syv ufravikelige prinsipper i PRINCE2 er at metodikken skal tilpasses organisasjonen og hvert enkelt prosjekt.

 

 

Mulige tilpasninger av prosjektmetodikk

Prosjektet skal brytes ned i hovedleveranser, og hver leveranse videre en nedbryting i oppgaver som er estimert i timer og kostnad, fortrinnsvis sammen med ressursen som blir ansvarlig for å utføre oppgaven. Det skal lages en plan for fremdrift og utarbeides et budsjett.

 

Alle IKT-prosjekter, uansett størrelse, skal ta i bruk følgende elementer av metodikken med mulige forenklinger og tilpasninger:

 

  1. Prosjekteier og styringsgruppe
    Det skal utpekes en prosjekteier som representerer ledelsen i styring av prosjektet. For middels store og store prosjekter etableres en styringsgruppe som sikrer at prosjektet får nødvendig bistand og styres på en hensiktsmessig måte. Styringsgruppa ledes normalt av prosjekteier. Se Roller i prosjekt     for beskrivelse av typiske prosjektroller.
  2. Prosjektleder
    Det skal oppnevnes en prosjektleder for daglig ledelse av prosjektet.
  3. Prosjektbegrunnelse
    Det skal utformes en skriftlig framstilling av hvorfor man har besluttet å bruke ressurser på å kjøre prosjektet, avhengigheter, økonomi, risikobilde, og hva man forventer å oppnå. Dette beskrives i Prosjektbegrunnelsen, se Prosjekt, prosjektbegrunnelse. Små prosjekter kan forenkle innholdet i prosjektbegrunnelsen, se beskrivelse i rutinen.
  4. Prosjektplan
    Det skal lages en Prosjektplan som fungerer som et styrende dokument som beskriver prosjektmål, organisering, roller og ansvar på prosjektdeltakere, og leveranser. Dette dokumentet er kontrakten mellom prosjekteier (oppdragsgiver) og prosjektleder. Mal for prosjektplan skal benyttes, denne finnes i Prosjekt, Planlegge. Små prosjekter legger inn milepælsplan i kap. 6, større prosjekter legger inn overordnet faseinndeling, og legger milepælene i faseplanene. Det anbefales i tillegg at det settes opp en tidsplan i Project/Planner eller Excel til å styre fremdrift og delegere oppgaver, eller for veldig små prosjekter en forenklet illustrativ oversikt dersom det er tilstrekkelig (powerpoint, prosjektweb, etc).
  5. Prosjektbudsjett

Helse Midt-Norge har bestemt at IKT-prosjekter skal tre-punkts-estimeres. Se estimatmodell i Prosjekt, prosjektbudsjett. Dette gjelder alle prosjekter uansett størrelse. Prosjektkontoret i Hemit kan konsulteres. For små prosjekter kan trepunktsestimeringen gjøres enkelt med grovere nedbrytning, og uten å benytte usikkerhetsdelen av modellen. Etter at budsjettet er godkjent, skal det etableres en månedlig prognose for økonomioppfølgingen for alle prosjekter som er regionalt finansiert, eller er initiert fra porteføljekontoret i Helse Midt-Norge.

  1. Interessentanalyse
    Alle prosjekter skal danne seg en oppfatning av hvem som forventer noe av prosjektet, og hvem som blir berørt av prosjektet, se Prosjekt, Interessentanalyse. Det er generelt anbefalt at interessentanalysen gjøres i prosjektets prosjektweb uavhengig av prosjektstørrelse, men man kan benytte mal (excel) i rutinen som alternativ.
  2. Kommunikasjonsplan
    Alle prosjekter skal ha et bevisst forhold til kommunikasjon til og fra prosjektet. En kommunikasjonsplan (se Prosjekt og release, Kommunikasjonsplan) bør brukes til dette. Små prosjekter kan benytte interessentanalyse-malen med kommunikasjonstiltak isteden (se punktet om interessentanalyse over).
  3. Månedlig prosjektrapportering
    Prosjektet skal rapportere status månedlig. Normalt rapporteres prosjektstatus på prosjektwebben og prosjektregnskap med økonomiprognose, se Prosjekt og release, Rapportering. Avvikende rapportering må avklares med prosjekteier/styringsgruppe.
  4. Risikostyring av prosjekt

Ved oppstart av prosjekt skal det identifiseres mulige hendelser som kan påvirke prosjektgjennomføringen, og/eller gevinster ut fra prosjektet. Usikkerhetsregister etableres på prosjektweb, matrise vil genereres der. Se første avsnitt i Risikostyring av prosjekt- og release-gjennomføring. Oppdatering av usikkerhetsregisteret er en del av månedsrapporteringen.

For små prosjekter vil risikostyringen være enkel da det normalt er få usikkerheter på så kort tidshorisont, men matrise skal likevel opprettes og oppdateres underveis. Dersom prosjektet ikke er etablert på prosjektweb, benyttes mal i Risikostyring av prosjekt- og release-gjennomføring.

10. Endring og avvik

Dersom det blir endringer, skal de være beskrevet, avtalt, og godkjent/signert av prosjekteier eller styringsgruppe. Alle endringer skal logges.

Dersom det oppstår avvik, skal de behandles formelt av prosjekteier eller styringsgruppe, og for øvrig av nødvendige instanser i Helse Midt-Norge avhengig av type avvik. Se nærmere beskrivelse i Prosjekt, Endring og avvik i prosjekter.

11. Krav til løsninger ved anskaffelser og egenutviklinger

Det skal utarbeides kravspesifikasjoner for det som skal leveres, se Prosjektmetodikk, kravspesifisering. Som del av kravspesifikasjon mot leverandører skal det stilles krav til dokumentasjon, se Dokumentasjonskrav til leverandør. Krav skal verifiseres og løsning skal testes før det idriftsettes i produksjon, se Test Management homeside (Ikke tilgjengelig). Se «gjennomføring av offentlige anbud» nedenfor.

12. Gevinstrealiseringsplan
Prosjektleveransene skal føre til en endring, ellers blir ikke prosjektet nyttig. Gevinster skal være beskrevet som del av prosjektbegrunnelsen. Det bør lages en plan for hvordan endringene følges opp og kan måles. Mal for gevinstrealiseringsplan (excel-versjon) anbefales, se Prosjekt, gevinstrealisering. I små prosjekter kan gevinstmodulen på prosjektweb benyttes som alternativ, såfremt gevinstmålene og rapporteringen ikke er sensitiv informasjon. Hvis prosjektet er svært lite, kan man alternativt bruke innarbeidet metodikk for kontinuerlig forbedring (PDSA). Enkelte infrastrukturprosjekter kan ha mindre behov for en egen gevinstrealiseringsplan.

13. Risikoanalyse i informasjonssikkerhet og personvernkonsekvensvurdering

Det skal gjennomføres ROS i informasjonssikkerhet og personvernkonsekvensvurdering dersom prosjektet kommer innunder kravene for dette (se avsnitt tre og fire i Risikostyring av prosjekt- og release-gjennomføring). Personvernkonsekvensvurdering avgjøres av systemeier i hvert foretak. Dersom systemet som anskaffes/utvikles inneholder Kunstig Intelligens skal det utføres ekstra risikovurderinger i tillegg, se avsnitt 5 i rutinen over.

14. Overlevering til produksjon

Formell overlevering av en prosjektleveranse til driftsorganisasjonen i Hemit skal planlegges og beskrives. Prosedyren skal sikre tilfredsstillende drift, support, vedlikehold, varsling og rapportering i.h.h.t avtalt Service Level Agreement (SLA) fra det tidspunkt ansvaret formelt overleveres. Se Overlevering av oppdrag, release og prosjekt til produksjon.

I tillegg må alle prosjekter forholde seg til forvaltningsloven (se Prosjekt, arkivering, norsk lov om offentlig anskaffelse, Normen, med mer.

 

 

Alle IKT-prosjekter, uansett størrelse, bør ta i bruk følgende elementer av metodikken med mulige tilpasninger:

 

  1. Faser og faseoverganger
    For prosjekter som varer lenger enn ca. ¾ år bør man planlegge med minst to ledelsesfaser og gjennomføre minst en faseovergang. Det betyr å ta en fot i bakken og spørre seg selv om forutsetningene fortsatt holder og gevinstene fortsatt er i sikte, og ut fra det vurdere om prosjektet skal fortsette som før eller endre kurs. Konklusjonen dokumenteres i form av oppdatert prosjektplan eller en detaljert faseplan for fortsettelsen. Dette er beskrevet i Prosjekt, Lede en faseovergang.

2.    Overlevering til kunde

Prosjektresultater, gevinstrealiseringsplan og restrisiko bør overleveres til kunde og forvaltning i Hemit for å sikre at sluttbrukere kan nyttiggjøre seg prosjektleveransene. Se Prosjekt, overlevering til kunde. Prosjektleder i samarbeid med prosjekteier anbefaler overfor styringsgruppa om prosedyren skal gjennomføres, og hvis ja er det styringsgruppa som peker ut deltakere til overleveringsmøtet.

 

Små prosjekter

Et lite prosjekt regnes i denne sammenheng som et prosjekt som varer kortere enn ca. 9 måneder (bare en gjennomføringsfase), bruker omtrent mellom 200 og 800 timer totalt, og budsjettet er stort sett avgrenset til å dekke timekostnadene (dvs. ingen større anskaffelser planlegges i prosjektet). Denne definisjonen er ikke absolutt, man må vurdere behov for metodikk fra prosjekt til prosjekt.

Store prosjekter >50 millioner

Helse Midt-Norge har definert at prosjekter >50 millioner er store prosjekter.

For disse gjelder særskilt:

1.    Det skal gjennomføres finansiell usikkerhetsanalyse og sensitivitetsanalyse. Se andre avsnitt i Risikostyring av prosjekt- og release-gjennomføring, budsjettet skal ta høyde for at ekstern part benyttes til dette.

2.    Det stilles ekstra skjerpende krav til aktiv fremdriftsstyring og rapportering av fremdrift, og risikostyring, samt at det er etablert en styringsgruppe med senior brukerrepresentant.

 

Tilpasning av metodikk til smidige prosjekter

I et prosjekt som gjennomføres smidig, vil det ved oppstart av prosjekt være noe vagt hva som skal leveres. Det er skissert et behov som skal løses, og det etableres en back-log med ønsket funksjonalitet og prioriteringer som endrer seg underveis.

I forhold til prosjektmetodikk beskrevet over, skal de samme elementene være på plass også for smidige prosjekter

·         Leveransedato, og hvilket antall timer som skal leveres gir ytre rammer for tidsplan og budsjett.

·         Kvalitet og funksjonalitet som leveres blir det man rekker innenfor de avtalte timene

·         Smidig-avtale må benyttes mot eksterne leverandører

·         Tidsplan vil erstattes av en sprint-plan, og det vil være en produktbacklog

·         Organisering vil være annerledes, se roller i prosjekt Roller i prosjekt

Sjekklister ved faseoverganger

Faseoverganger i PRINCE2 er overgang fra en ledelsesfase til den neste. Merk at ledelsesfaser er uavhengig av tekniske faser og aktiviteter i prosjektet. Det er ingen grunn til å endre planlagte datoer for faseoverganger selv om prosjektet er forsinket, snarere tvert imot. Hovedformålet er å ta en fot i bakken og vurdere om forutsetningene for prosjektet fortsatt holder, og at gevinstene fortsatt kan nås, eller om man bør gjøre noe annerledes. Vurderingen brukes til planlegging av neste fase. Prosjektveiviseren har definert sjekklister for faseoverganger:

 

Beslutningspunkt

Beskrivelse

BP1

Beslutte utredning av idé: Oppstart Konsept-fasen

BP2

Beslutte prosjektoppstart

BP3

Beslutte første gjennomføringsfase

BP4

Beslutte oppstart av avslutningsfasen

BP5

Beslutte prosjektavslutning

BP6

Avslutte spesielle tiltak for gevinstrealisering

 

 

Gjennomføring av offentlige anbud

Prosjekter som skal gjennomføre større anskaffelser må sette seg inn i regelverket for offentlige anskaffelser. Man har alltid plikt til å undersøke markedet og sammenligne konkurrerende leverandører, selv om anskaffelsen er under terskelverdiene. Regelverket er komplisert, og det anbefales å trekke inn spesialkompetanse med erfaring fra anbudsjuss inn i prosjektgruppa. Se Prosjektmetodikk, kravspesifisering.

 

Styring av nytteverdi

Vellykkede prosjekter kjennetegnes av at man kan svare «ja» på de to spørsmålene:

  1. Jobbet man effektivt i prosjektet?
  2. Ble det nyttig?

 

Prosjektmetodikken gir prosjektets ledelse en rekke verktøy for å følge opp nytteverdi i prosjektet:

  • Interessentanalysen kartlegger hvem som har forventninger til prosjektet, og hva de forventer
  • Prosjektbegrunnelsen beskriver forventet nytte (gevinsthypoteser, «benefits») av prosjektet
  • Prosjektbegrunnelsen inneholder også en risikoanalyse av barrierer som kan hindre nytteverdi, og tiltak for å motvirke barrierene. Dette må prosjektleder ta inn i planlegging av prosjektets aktiviteter.
  • Prosjektplanen beskriver effektmål («outcome»). Prosjektet har ansvar for å nå effektmålene, selv om mange av dem først oppnås etter at prosjektet er ferdig. Effektmålene må derfor formuleres slik at prosjektet kan bruke dem som styringsmål. De bør derfor beskrives så SMARTE som mulig (Spesifikke, Målbare, Aksepterte, Realistiske, Tidssatte og Enkle).
  • Gevinstrealiseringsplanen tar tak i gevinsthypotesene fra Prosjektbegrunnelsen og effektmålene fra Prosjektplanen og detaljerer dem til praktisk målbare gevinstformuleringer og tiltak som skal følges opp. Mens prosjektet pågår må prosjektet kartlegge «baseline», dvs. nåsituasjonen, for senere å kunne verifisere at endringer fører til forbedringer. Oppfølging av forbedringstiltak starter mens prosjektet pågår og fortsetter av ledelsen i linjen etter at prosjektet er ferdig.
  • Faseovergangene benyttes til å sikre at forutsetningene for prosjektet fortsatt holder, gevinstene fortsatt er i sikte, og læring fra foregående faser tas inn i vurderingene når kurs for neste fase stakes ut. Resultatet av vurderingene kommer til uttrykk i oppdatert Prosjektbegrunnelse og den detaljerte faseplanen for neste fase. Merk at ledelsesfaser i PRINCE2 alltid er sekvensielle, og trenger ikke å knyttes opp mot tekniske faser. Faseovergangene bør skje mens man har styringsrom, f.eks. rett før en kontrakt skal signeres, og ikke etter at man har forpliktet seg i videreføringen.
  • Erfaring fra vellykkede prosjekter anbefaler å benytte fleksible kontrakter, som gjør det mulig å endre fokus og prioritere nytteverdi underveis. Det oppfordres derfor til mer bruk av Smidigavtalen, som er en relativt ny avtale i Statens avtaleverk.

 

 

Roller og Hemits gjennomføringsansvar

Bestilling av oppstart av nye IKT-prosjekter i Helse Midt-Norge kommer normalt via Områdestyrer eller Hemit ledergruppe. Hemit forestår utredning av prosjektkonseptet og foreslår prosjektorganisering dersom anbefalingen er å starte prosjekt. Se beskrivelse i Porteføljestyring, idé- og konseptfasen for arbeidsprosess i konseptfasen og linker til dokumentmaler. Etter vedtak i Digitaliseringsstyret får Hemit i oppgave å starte opp prosjektet. Hemit har dermed ansvar for å foreslå og etablere en velfungerende prosjektorganisasjon og foreslå personer som fungerer godt i deres roller i prosjektorganisasjonen.

 

Generiske rollebeskrivelser for prosjekt finnes her: Roller i prosjekt. Det er prosjektorganisasjonen som har hovedansvaret for leveransene fra hvert enkelt prosjekt. Hemit har likevel et fagansvar for alle roller som Hemit bemanner. Det forventes at Hemit bemanner roller som prosjektleder og arkitekt, men også roller innenfor informasjonssikkerhet, testing, leverandøroppfølging og produksjonssetting. Hemit skal sørge for å bemanne prosjektene med tilstrekkelig kapasitet og kompetanse, slik at personene som inngår er profesjonelle, kjenner etablerte rutiner og har tilgang til fagmiljøer og verktøy.

 

Helse Midt-Norge RHF har gitt Hemit HF i oppgave å «forvalte Helse Midt-Norges prosjektmetodikk for prosjekter knyttet til IKT og standardisering», og Hemit har ansvar for at metodikken benyttes i prosjektene. Dette skjer ved dyktiggjøring av alle involverte parter, og ved prosjektfaglig oppfølging av prosjektene. Alle helseforetak i Helse Midt-Norge skal kunne benytte prosjektmetodikken til sine prosjekter.

Ansvaret omfatter bl.a.:

  • Prosjektleder fra Hemit skal være profesjonell i prosjektlederfaget
  • Prosjektleder fra Hemit skal kjenne Helse Midt-Norges prosjektmetodikk og de rutinene, metodene og verktøyene som benyttes
  • Hemits prosjektleder har ansvar for oppfølging av økonomi og framdrift, og skal ved risiko for avvik konsultere Hemit’s Prosjektkontor for å få hjelp til å analysere situasjonen og vurdere handlingsrom og mulige tiltak som kan diskuteres med prosjekteier og Hemit’s representant i styringsgruppa
  • Hemit gjennomfører sertifisering og kursing av sine prosjektledere

 

  • Hemit Prosjektkontor gir støtte til prosjektleder underveis i prosjektet, og gjennomfører kvalitetskontroll av prosjektdokumenter og underlag til møter i styringsgruppene
  • Hemit Prosjektkontor samarbeider med «Digitaliseringssekretariatet og aktuelt områdestyre» for å sikre kvalitet i Konsept-fasen for nye prosjektplaner og prosjektbegrunnelser
  • Hemit Prosjektkontor tilbyr kurs og webinarer til deltakere i styringsgrupper og prosjektledere i helseforetakene i Helse Midt-Norge
  • Hemit etablerer rådgivning til aktuelle enkeltprosjekter i form av Prosjektsikring. Dette er en gruppe fageksperter som skal gi veiledning og råd til styringsgruppe og prosjektleder slik at prosjektet oppnår størst mulig nytteverdi til lavest mulige kostnader
  • Hemit har gjennom sin rolle som «seniorleverandør» i prosjektenes styringsgrupper ansvar for å sikre at IKT-løsninger som anskaffes eller utvikles i prosjektene er i tråd med vedtatte teknologi-, arkitektur- og sikkerhetsføringer, og kan forvaltes kostnadseffektiv, dette sikres i arkitektforum som skal involveres i konseptfasen.
  • Hemit har normalt ansvar for produksjonssetting og utrulling av løsningene fra prosjektene. Hemits forvaltningsregime (i regi av Hemits tjenester) støtter prosjektene i dette arbeidet, og vil for mange prosjekter ta det fulle ansvaret for akseptansetesting og produksjonssetting. Dette avklares i planlegging av prosjektets ansvar.

 

Viktig å vite ved bruk av HMN Prosjektweb og Teams

Det er et prinsipp at prosjekter i Helse Midt-Norge skal være transparente og prosjektdokumentasjon er tilgjengelig for alle. Som hovedregel er det derfor lagt til leserettighet ‘HMN-alle’ når prosjektområder opprettes i prosjektweb. Dersom prosjektet inneholder sensitiv eller konfidensiell dokumentasjon, skal derimot lesetilgangen for ‘alle’ fjernes på denne dokumentasjonen. Det gjelder for eksempel tilbudsdokumentasjon og kontrakter i anskaffelsesprosjekter, infrastrukturprosjekter som berører sikkerhet, og annen sensitiv informasjon. Begrensning av innsyn kan gjøres enten fra Teams, eller fra Prosjektweb.

Et prosjekt vil etter 180 dager uten aktivitet i teamsgruppen bli borte fra Teams (slettet) dersom teamet ikke forlenges, inkludert alt av dokumentasjon og chat. Det kommer epost til eiere av teamet med spørsmål om forlengelse 4 uker før sletting. Hvis det ikke forlenges, vil all dokumentasjon som har ligget på Teams/prosjektweb bli permanent borte. Det er Microsoft som styrer dette, og vi har ikke backup i tilfelle det er blitt slettet. Det er lurt å ha flere eiere i teamsgrupper for å sikre forlengelse. Det kan være nyttig at avsluttede prosjekter ligger tilgjengelig i prosjektweb for ettertiden ved oppstart av lignende prosjekter senere, dette erstatter ikke å arkivere i i arkivsystemet som uansett skal gjøres.

 

Nyttige lenker

Digitaliseringsdirektoratet:

Prosjektveiviseren: Prosjektveiviseren (digdir.no)

Læringsplattformen: https://laeringsplattformen.difi.no/

DFØ: Fagområde gevinstrealisering: https://dfo.no/fagomrader/gevinstrealisering