Hensikt og omfang
Hensikten med rutinen er å beskrive en metode for utarbeidelse av kommunikasjonsplan i prosjekter og releaser i Helse Midt-Norge.
Alle prosjektledere og programledere har ansvar for at det utarbeides kommunikasjonsplan i prosjektene, og følge opp at aktivitetene gjennomføres. Det anbefales å knytte til seg personer med god kompetanse på kommunikasjon i utarbeidelse av den første versjonen av planen.
Releaseledere for større releaser, og release av nye IKT-løsninger, bør benytte rutinen for kommunikasjon mot interessenter. Se også Release Management, prosessbeskrivelse (Ikke tilgjengelig).
Definisjoner
Release: Alle aktiviteter som skal til for å gjennomføre akseptanse, produksjonssetting og nyttiggjøring av en ny versjon av en IKT-løsning.
Arbeidsbeskrivelse
Enkel kommunikasjonsplan
For de fleste prosjekter som gjennomføres i Helse Midt Norge kan kommunikasjonsplan gjøres enkelt enten med å benytte kommunikasjonsplan i prosjektweb eller excelmal (vedlagt i rutinen), i stedet for å gå i gang med word-dokumentet (vedlagt).
1. Gjennomfør alltid interessentanalyse først, og sett opp interessentregister. Interessentregisteret opprettes enten på prosjektweb, eller i vedlagte excelmal i Prosjekt, Interessentanalyse. I interessentregisteret kan det være naturlig å beskrive kommunikasjonstiltak direkte på interessentgruppen, da er det ikke nødvendig å gjenta det på nytt i handlingsplanen for kommunikasjon. Eventuelle tiltak i interessentregisteret vedlikeholdes gjennom prosjektet.
2. Lag handlingsplan for kommunikasjon, benytt enten kommunikasjonsplan-listen på prosjektweb eller excelmal (se vedlegg). Kommunikasjonstiltakene som listes opp skal være konkrete handlinger, knyttet mot målgruppe, hvilke kommunikasjonskanal som er tenkt benyttes, og tidfestes med dato. Planen vedlikeholdes gjennom prosjektet.
Kommunikasjonsplan for store prosjekter, eller prosjekter med store endringer for ansatte
For store prosjekter som medfører endringer som vil berøre mange ansatte, eller prosjekter som medfører store endringer for ansatte, kan man vurdere å benytte vedlagte mal for kommunikasjonsplan (word) for å jobbe grundigere med kommunikasjon.
1) Gjennomføre interessentanalyse som over. I tillegg til å ha satt opp interessentregisteret, beskriv en kortfattet oppsummering av analysen som er gjort (innhold og prosess) i kommunikasjonsplanen (dokumentet).
2) Lage situasjonsbeskrivelse. Gjennomfør en kortfattet situasjonsbeskrivelse av prosjektets kommunikasjonsutfordringer og -behov. Omfang av situasjonsbeskrivelsen kan variere fra et par setninger til en lengre utredning, avhengig av behov. Beskriv hvilken kommunikasjonsstrategi som skal brukes. Proaktiv eller reaktiv? Kommunikasjonsaktiviteter knyttet til milepæler? Kommunikasjon en eller begge veier? Beskriv overordnet framgangsmåte.
3) Definere kommunikasjonsmål. Beskriv prosjektets eller releasens hovedmål for kommunikasjonen, basert på de to foregående punktene. Hva vil man oppnå? Typiske mål: Omdømme, engasjement, holdnings- og atferdsendringer, forventningsstyring og forankring. Det er ikke noe krav om at alle interessentgrupper skal treffes av kommunikasjonstiltak, dette vil være avhengig av kommunikasjonsmålene. Husk at kommunikasjonsmålene skal støtte opp under prosjektets eller releasens mål på (minst) to måter:
a. Bidra til å gjennomføre prosjektet/releasen på en vellykket måte
b. Bidra til å oppnå gevinster av prosjekt- eller release-resultatene
Det anbefales å benytte tilstrekkelig tid på å formulere kommunikasjonsmålene. Det man først tenker på som målsetning viser seg ofte å være et budskap. Det er en fordel å diskutere målsetningene med flere personer. Sjekk målformuleringer ved å spørre "hvorfor". Svaret på "hvorfor" gir som regel en bedre målformulering. Når målene er godt formulert, blir det ganske enkelt å finne målgruppe, budskap og kommunikasjonskanaler. Som regel ender man opp med bare et fåtall mål.
4) Definer målgrupper og budskap. Man legger opp kommunikasjonen med målgruppene i henhold til hva man ønsker å oppnå, f.eks. ønsker man dialog eller spredning av informasjon? Husk å tilpasse budskapet til målgruppene. Bruk skjemaet i malen til hjelp.
5) Lag handlingsplan. Når trinnene ovenfor er gjennomført lages en aksjonsliste med konkrete kommunikasjonstiltak. Se kap. 3 i Word-malen, eller bruk vedlagte Excel-mal hvis den passer bedre til behovet.
Tips
Det kan
være aktuelt å diskutere innholdet i en kommunikasjonsplan med tillitsvalgt/verneombud
og HR, om hva som kommuniseres når, til hvem og hvordan.
For hjelp med utforming av kommunikasjonsprodukter kan det være en fordel å
trekke inn kommunikasjonsressurser.
Referanser