Hensikt og omfang
Prosedyren skal sikre at prosjektleder arkiverer
prosjektdokumentasjon i Hemit sitt arkivsystem, Elements. Hensikten med korrekt
arkivering er å ivareta krav/behov for enkel gjenfinning av arkivverdige
prosjektdokumenter.
Ansvar
Prosjektledere
har ansvar for å arkivere prosjektdokumenter fra sine prosjekter.
Definisjoner
Ikke relevant.
Arbeidsbeskrivelse
Når skal
det arkiveres
Det anbefales å arkivere fortløpende gjennom hele prosjektperioden.
Naturlige tidspunkt er ved godkjenning av styrende dokumenter i
styringsgruppene, ved faseoverganger, ved signering av kontrakter, og ved
avslutning av prosjektet.
Organisering
av prosjektarkivet og hva skal arkiveres under prosjektets mappe i Elements
1.
For hvert prosjekt opprettes en saksmappe som
navngis slik: «Prosjekt - <prosjektnavn> <WBS-nr>». Eksempel:
«Prosjekt - IKT-støtte til forskning P-101584». Merk at undernummer på WBS-nummeret
ikke tas med. Se vedlagt «Hurtigveileder – åpne ny saksmappe».
2.
Prosjektleder er ansvarlig for å arkivere alt som er
arkivverdig. Se vedlagt «hva skal arkiveres».
3.
Opprett journalposter under saksmappen. Se vedlagt
«Hurtigveileder - ny journalpost i saksmappe». Det etableres en struktur av journalposter
for forskjellige prosjektdokumenter, etter behov i prosjektet:
a.
«Prosjektbegrunnelse»: her legges alle godkjente versjoner
av prosjektbegrunnelsen.
b.
«Prosjektplan»: her legges alle godkjente versjoner av
prosjektplanen.
c.
«Fasedokumenter»: her legges alle godkjente versjoner av
faseplaner og faserapporter, dersom det er et prosjekt med flere faser.
d.
«Gevinstrealiseringsplan»: her legges alle signifikant nye
versjoner av gevinstrealiseringsplaner, og gjerne annet underlag av interesse
for den endelige, godkjente versjonen.
e.
«Kontrakter»: dersom det er en anskaffelse, skal kontrakt
med leverandør legges her, med alle bestilte tilleggs-endringer.
f. «Akseptansetest»: her legges
rapport(er) fra eventuelle akseptansetester, testplaner, etc.
g. «Leveransedokumentasjon»:
her legges all dokumentasjon på levert produkt ut fra prosjektet.
h. Saksunderlag og referater
med beslutninger fra styringsgruppemøter. Dersom prosjektet er tilknyttet et
sekretariat, kan prosjektleder og prosjekt sekretariat bestemme seg imellom
hvem som er ansvarlig for å arkivere fra styringsgruppemøtene. Møter i RPT og
SDS arkiveres ikke av prosjektleder.
i.
«Sluttrapport»: her legges godkjent versjon av
sluttrapport.
j. I tillegg vurderes om følgende
dokumentasjon skal arkiveres, og det opprettes i tilfelle journalposter for det:
A. Bestillinger og dokumenter
som forplikter Hemit, helseforetakene, og Helse Midt-Norge, også e-post dersom
innhold i avtaler ikke finnes på annen form.
B. Kravspesifikasjoner som
følger bestillinger, med mindre dette er anbudsunderlag og ligger i Mercell. Anbudsdokumenter som ligger i Mercell blir
automatisk arkivert, og prosjektleder trenger ikke foreta seg noe for å
arkivere disse.
C. Arkivverdige e-poster
4.
Ved avslutning av prosjektet skal siste godkjente versjoner
av prosjektdokumenter arkiveres under de aktuelle journalposter.
5.
Når man har arkivert de dokumenter som hører til
journalposten, endrer man status for journalposten fra «Reservert» til
«Ferdig». Dette vil gi et signal til Hemits arkivansvarlig som journalfører i
Hemits offentlige postjournal (https://hemit.no/om-oss-hemit/presse/postjournal. Hemits arkivansvarlig setter journalpostens status til
«Journalført» og posten låses. Dersom innholdet i journalposten skal endres, må
Hemits arkivansvarlig kontaktes, slik at journalposten kan låses opp igjen.
Hva skal
arkiveres separat i Elements (ikke under prosjektets saksmappe)
1.
Risikovurderingsrapporter (ROS-analyser) skal arkiveres som
separat sak i Elements, ikke som journalpost under prosjektet. Navngivning på
saksmappe for dette er beskrevet i Risikostyring av informasjonssikkerhet. Grunnen til at
Risikovurdering skal lagres som separat sak i stedet for i prosjekt, er for at
det skal være enkelt å søke opp tidligere risikovurderinger".
2.
DPIA arkiveres i
Elements i henhold til beskrivelse nederst i denne rutinen: Fasilitering av Personverkonsekvensvurdering (DPIA).
Mer
informasjon om enkelte valg i Elements
Journalpost:
·
Velg kategori «Internt notat uten oppfølging» dersom det er
dokumenter.
·
Velg «Inngående brev» dersom det er avtaler, kontrakter
eller inngående korrespondanse. Her må man angi kontraktsmotpart i feltet
«Fra:». Ikke klikk på knappen, men skriv inn kontraktsmotpart (firmanavn) i
fritekstfeltet. Dermed vil navnet dukke opp i en pop-up, som man klikker i for
å velge (normalt kun ett valg).
·
Merk at alle avtaler skal arkiveres i separate journalposter.
Man
skal aldri legge flere avtaler inn under samme journalpost.
·
For å arkivere eposter bruker man drag and drop
fra innboks/utboks. Stå i sakmappen du skal arkivere i. Dra eposten inn i saksmappen.
Slipp eposten på riktig journalposttype (alternativer dukker opp automatisk).
Dersom du skal arkivere en epost under en eksisterende journalpost: Stå på
riktig journalpost i sakmappen. Dra ny epost over. Velg alternativ «Tilknytt».
Mailen vil arkiveres som vedlegg til journalposten. Eksempelvis, e-post som
diskuterer kontrakter bør lagres i samme journalpost som den endelige
kontrakten.
·
Legg inn dokument og/eller vedlegg under den
aktuelle journalpost: Bruk Drag and drop fra filområdet. Stå på riktig
journalpost i sakmappen. Finn dokumentet ditt i filutforsker. Dra dokumentet
over til arkivet. Velg alternativ «Tilknytt». Ikke sett på kategori. Lagre.
Referanse
Ikke relevant