Dokumentstyring, utforming og lagring av dokumenter i Hemit v. 4.3

Hensikt og omfang

Prosedyren skal sikre at dokumenter i Hemit håndteres på en kvalitativ god og hensiktsmessig måte, slik at dokumentasjon kan spores og lovkrav ivaretas. Prosedyren beskriver hvilke krav som gjelder for struktur, utarbeidelse og styring av dokumentasjon utarbeidet i Hemit.
Hensikten er å sikre en enhetlig forståelse for eierskap til informasjon, og da spesielt i forhold til hvor Hemits offisielle, og eneste gyldige, dokumentasjon av styrende, drifts- og organisasjonsmessige forhold skal dokumenteres.
Prosedyren omhandler alle dokumenter nødvendig for virksomheten.

Prosedyren omhandler ikke teknisk beskrivelse eller bruk av de nevnte systemene.
Der det er utarbeider særlige prosedyrer for dette, finnes de relatert til denne prosedyren.

Ansvar

·         Direktør Hemit har det overordnede ansvar for hvordan dokumenter håndteres i Hemit.

·         Kvalitetssjef er ansvarlig for vedlikehold av prosedyren.

·         Linjeledelse har det operasjonelle ansvaret for at prosedyren følges.

·         Alle ansatte i Hemit har ansvar for at dokumentasjon blir utarbeidet etter gjeldene retningslinjer

Definisjoner

Dokument/dokumentasjon:

·         Etter arkivloven § 2 er et dokument en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring.
Eksempler på dokumenter: inngående og utgående brev og e-post, bilde, video, SMS, skjermbilde etc.

·         ISO 9000:2015, kap. 3.8.5, 3.8.6 og 3.8.10

o   Dokument: Informasjon og mediet den er lagret på, eksempel: Registreringer, spesifikasjon, prosedyrebeskrivelse, tegning, rapport, standard.

o   Dokumentert informasjon: Informasjon som det kreves at en organisasjon styrer og vedlikeholder, og mediet den er lagret på. Dokumentert informasjon kan være i ethvert format og på ethvert medium og fra enhver kilde.

o   Registrering: Dokument som angir at resultater er oppnådd, eller skaffer bevis på at aktiviteter er gjennomført.

Arbeidsbeskrivelse

Generelt

Dokumentasjon skal være tilgangsstyrt og ved behov merket med gradering av tilgang.

I prinsippet skal konfidensiell informasjon lagres i arkiv- og saksbehandlingssystemet Element eller system godkjent for behandling av sensitive personopplysninger. Der nødvendig tilgangsstyring kan settes i andre system, lagres dokumenter etter ”Prinsipper for dokumenthåndtering og informasjonsdeling ”

 

Figuren under viser en overordnet oversikt og er ytterlig beskrevet under bildet.

Dokumentstyring, Hva lagres hvor - grafisk fremstilling (Ikke tilgjengelig)

Prinsipper for dokumenthåndtering og informasjonsdeling

1.    Arkiv og saksbehandlingsdokumentasjon skal ligge i Elements

Ihht arkivloven skal Hemit ha et arkiv som skal sikre dokumenter som informasjonskilder for sanntid og ettertid. Alle henvendelser av offentlig karakter, - skriftlige og muntlige, inkl. epost, skal registreres og saksbehandles i Elements.
Materiale uten verdi for senere saksbehandling eller dokumentasjon, skal ikke registreres eller arkivlegges.
Et saksdokument er et dokument som produseres eller mottas som ledd i helseforetakets administrative virksomhet. I prinsippet skal alle henvendelser av offentlig karakter saksbehandles og arkiveres.

I HMN er det utarbeidet regionale prosedyrer om dokumentbehandling i Elements som er lagret i HMN regional prosedyrebank:
https://eqs.helse-midt.no/index.pl?pid=regional&DocumentID=1397

2.    Alle styrende dokumenter skal lagres i kvalitetssystemet EQS

  • Dokumenter som stiller krav til Hemit og gir grunnlag for planlegging, organisering og gjennomføring av aktiviteter. (Lover, forskrifter, mål- og strategidokumenter, planverk, prosedyrer og retningslinjer).
  • Dokumenter er styrt i henhold til prosedyre: Dokumentstyring - Utforming og publisering på EQS (Ikke tilgjengelig)

3.    All teknisk dokumentasjon knyttet til drift og forvaltning skal lagres i Hemit Wiki

    • Dokumenter som inneholder informasjon om hvordan et produkt er utviklet, og hvordan det skal produseres, testes og vedlikeholdes. Som tekniske dokumenter regnes således både tegninger, fotografier, prosedyrer, spesifikasjoner og tilsvarende informasjon på en rekke ulike formater.
    • Dokumenter er styrt i henhold til prosedyre: Dokumentsstyring av driftsdokumentasjon (Ikke tilgjengelig)

4.    SharePoint Online (nytt intranett), Teams og OneDrive (ditt hjemmeområde i sky), og Prosjektweb/SharePoint lokalt

skal tjene som informasjonskanal og arbeidsområde for felles (allmene) og faglige interesser.

NB! Gjelder ikke for dokumenter med sensitiv personinformasjon eller annen konfidensiell informasjon. Se kap. Dokumentasjon som trenger særskilt beskyttelse

1.    SharePoint Online:

·         Dokumenter som skal være tilgjengelig for mange i et foretak eller i regionen.

·         Videreformidling av informasjon som ligger i andre systemer (eks. EQS eller Elements), begrenset til redaksjonell omtale og med lenke til relevant dokumentstyringssystem.

·         Alle dokumenter som legges i sharepoint er i utgangspunktet tilgjengelig for alle i HMN, men det kan settes på tilgangsstyring hvis behov.

2.    Teams:

·         Alle arbeidsdokumenter og annet materiale som gruppen har behov for i teamet.
Lagring i Teams gir gode muligheter for effektiv samskriving og fortløpende deling av informasjon innen arbeidsgruppen.

·         Dersom det er behov for å dele en mappe eller enkeltdokumenter med personer utenfor teamet, kan dette gjøres ved å bruke delingsfunksjon.
Dokumenter kan også deles med flere i en Chat i Teams.

3.    OneDrive:

·         OneDrive er ditt personlige lagringsområde.

·         OneDrive er for personlige dokumenter, dokumenter under arbeid og dokumenter du ønsker å dele med få personer (via delingsfunksjon).

4.    Prosjektweb/SharePoint lokalt:

·         Dokumenter som må være bredt tilgjengelig også blant brukere som ikke har Teams (utenfor Hemit).

·         Det anbefales at prosjekter legger styrende dokumenter og sakspapirer til styringsgruppe midlertidig på Prosjektweb, mens annen arbeidsdokumentasjon lagres i et team for prosjektet.
Merk: Arkivverdig prosjektdokumentasjon skal arkiveres i Elements, se Prosjekt, arkivering

5.    Andre medier (inkl. Kowledge)

I tillegg benyttes andre medier til oppbevaring av dokumenter som div. fagsystemer som verktøy i oppgaveløsninger.

  • Der man benytter andre lagringsområder for registreringer etablert som bevis på samsvar med krav og effektiv drift, skal arkivområde være angitt i den relevante styrende prosedyre.
  • Informasjon om feilløsning knyttet til tjenester/applikasjoner og infrastruktur lagres i Service Manager sin Knowledge-modul; Knowledge Management, bidra med kunnskap til kunnskapsdatabasen (Ikke tilgjengelig) og Knowledge Management, gjennomgang og publisering av kunnskapsdokument (Ikke tilgjengelig)

Dokumentasjon som trenger særskilt beskyttelse

  • Dokumenter som inneholder sensitive personopplysninger eller annen konfidensiell informasjon skal som hovedregel lagres i Elements.
  • Arbeidsdokumenter som lagres i OneDrive eller Teams skal klassifiseres som «Fortrolig» (Se forklaring under).
  • Det forutsettes at målgruppen for informasjonen er begrenset til de som har tjenstlige behov.
    Eksempel: Dokumenter som benyttes ved stillings- og lønnsvurderinger, konfidensiell informasjon som kan unntas offentlighet, virksomhetssensitiv dokumentasjon etc.
  • E-post som inneholder fortrolig informasjon skal markeres som «Fortrolig».
    Eksempel: Hei sjef – jeg er har fått «diagnose» og kommer derfor ikke på jobb i dag.

 

Fortrolig:
Informasjon eller sensitive personopplysninger som kan skade omdømmet til enkeltpersoner, Helse Midt-Norge eller samarbeidende virksomheter om innholdet blir delt utenfor målgruppen

Prinsipp for navnsetting av filer

Filer må være godt organisert og riktig merket slik at de er identifiserbare og tilgjengelige for alle ansatte.

Hemit har valgt følgende navnekonvensjon for lagring på felles filserver:
Dato Sak Vnr

·         Dato = YYYYMMDD = ÅrMånedDag. Ensbetydende med møtedato for referater.

·         Sak = Dokumentbeskrivelse i stikkordsform

·         Vnr.= Versjonsnummer (Bruk ”_” i stedet for ”. ” som desimalskilletegn)

·         For eksempel: 20190101 Kravspesifikasjon v1_0.docx

Referanse

·         Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)

·         Lov om arkiv (Arkivlova)

·         Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova)

·         ISO 9001: 2015, kap. 7.5 Dokumentert informasjon

·         ISO 14001: 2015, kap. 7.5 Dokumentert informasjon