Prosjektsikring er en støtte til styringsgrupper og prosjektledere slik at de på best mulig måte kan utøve sitt ansvar for å sikre en vellykket gjennomføring av prosjektene.
Prosjektsikring gjennomføres i praksis ved å etablere en mindre gruppe erfarne personer som styringsgruppa konsulterer ved viktige beslutninger i prosjektet. Prosjektsikringsgruppa gir råd både til styringsgruppa og prosjektleder.
Styringsgruppa og prosjektleder gjennomfører møter med Prosjektsikringsgruppa i forkant av styringsgruppemøter, og ellers ved behov. Møter med Prosjektsikringsgruppa er spesielt viktig ved faseoverganger når veien videre i prosjektet skal besluttes.
Prosjektsikringsgruppa bør bestå av personer med kompetanse på generell prosjekt- og utviklingsmetodikk og bør ha eller skaffe seg forståelse for det behovet prosjektleveransene dekker.
Prosjektleder fungerer normalt som sekretær for gruppa.
Prosjektkontoret vil gjennomføre prosjektsikring etter behov for mindre og middels store prosjekter. Prosjektkontoret gjennomfører prosjektsikring på følgende områder:
• Kvalitetssikring av saksunderlag og vedtaksforslag i styringsgruppemøtene
• Kvalitetssikring av styrende dokumenter i prosjektene (Prosjektplaner, Prosjektbeskrivelser, Gevinstrealiseringsplaner, Faseplaner etc.)
Store prosjekter og prosjekter med høy risiko og/eller høy kompleksitet, eller er strategisk viktige prosjekter for Helse Midt-Norge, bør etablere en egen prosjektsikringsgruppe som kan følge opp prosjektets beslutninger tettere enn Prosjektkontoret normalt gjør. Prosjektsikring i Helse Midt-Norge vil primært støtte de viktigste rollene i prosjektets styringsstruktur:
1. Prosjekteier
2. Seniorbruker
3. Seniorleverandør
4. Prosjektleder/programleder
Prosjektsikring rapporterer normalt til leder av styringsgruppa.
Prosjektsikring skal ha følgende oppgaver:
• Bidra til at beslutningsunderlag er tilstrekkelig komplett og faglig fundert, og tydelig presenterer aktuelle alternativer og konsekvensene av disse
• Bidra til å stille de riktige spørsmålene og gi anbefalinger til prosjektet når det gjelder prosjektets aktiviteter for å sikre tilstrekkelig opplæring, god brukervennlighet, egnethet til formålet og understøtting av arbeidsprosesser.
• Bidra til å stille de riktige spørsmålene og gi anbefalinger til prosjektet når det gjelder prosjektets aktiviteter for å sikre overensstemmelse med arkitekturplan, teknologiplan, sikkerhetsplan og myndighetskrav til informasjonssikkerhet for prosjektets produktleveranser.
Prosjektsikring er ikke det samme som en faglig referansegruppe. Prosjektleder etablerer referansegruppe for innhenting av faglige råd og vurderinger ved utarbeidelse av prosjektets produkter, mens prosjektsikring i hovedsak er styringsgruppas hjelp til å styre prosjektet.