Hensikt og omfang

Denne prosedyren beskriver avslutning av prosjekter hos HEMIT, slik at prosjektene kan avsluttes på en formell og ryddig måte. Avslutning av et prosjekt skal skje formelt og med krav til forutgående forberedelse og dokumentasjon av dette. Prosedyren for avslutning skal også følges dersom prosjektet termineres før det er ferdig.

Ansvar

Prosjektleder har ansvar for å avslutte prosjektet i henhold til denne prosedyren.

Det er prosjektets styringsgruppe som formelt vedtar at et prosjekt avsluttes. Utover styringsgruppen er det kun Styringsgruppe for Digitalisering og Standardisering (SDS) som kan beslutte at et prosjekt skal avsluttes.

 

Definisjoner

BP4 = beslutningspunkt for overgang fra gjennomføringsfase til avslutningsfase

BP5 = beslutningspunkt for overgang fra avslutningsfase til realiseringsfase

 

Arbeidsbeskrivelse

 

Del 1 Avslutningsfase

Etter at leveransen er overlevert til produksjon i henhold til (Overlevering av oppdrag, release og prosjekt til produksjon) og eventuell en periode med forbedringer, er det naturlig å gå over til avslutningsfasen. Det er vanligvis prosjektleder som tar initiativ til å kalle inn til styringsgruppemøte for å få besluttet overgang til avslutningsfase, det gjøres i henhold til Prosjekt, Lede en faseovergang for beslutningspunkt 4 (BP4).

 

Følgende aktiviteter utføres i avslutningsfasen:

1.    Evaluer prosjektet sammen med prosjektgruppen og aktører som har bidratt inn til leveransen

2.    Det anbefales å gjennomføre en sluttbrukerundersøkelse om dette ikke allerede er utført i gjennomføringsfasen

3.    Lag sluttrapport og erfaringsrapport, se vedlagte maler samt nærmere beskrivelse nedenfor

4.    Ferdigstille gevinstrealiseringsplan med tiltak sammen med gevinstansvarlig Prosjekt, gevinstrealisering

5.    Det avgjøres i samråd med prosjekteier om (Prosjekt, overlevering til kunde) skal gjennomføres. I mange prosjekter skal ansvar for oppfølging av leveransen overleveres til kunde og forvaltning i Hemit (tjeneste). I møtet overleveres gevinstrealiseringsplan og eventuelle tiltak fra risikovurderinger. Utkast av sluttrapport og erfaringsrapport er en del av møteunderlaget

6.    Fullføre arkivering i Elements hvis dette ikke allerede er gjort. Siste godkjente versjon av prosjektdokumenter skal arkiveres, se Prosjekt, arkivering

7.    Inviter prosjektgruppa og eventuelle andre utvalgte til avslutningsmarkering

8.    Publisere nyhetssak på intranettet om ferdig levert prosjekt om det ikke allerede er gjort i forbindelse med idriftsettelse

Mer om sluttrapport og erfaringsrapport

·         Sluttrapport skrives iht. vedlagte mal. Sluttrapporten skrives primært for styringsgruppa og er faktabasert og summerer opp prosjektets måloppnåelse og resultater, men den er også for alle andre som vil sette seg inn i gjennomføringen og omfanget av prosjektet.

·         Erfaringsrapport skrives primært for Prosjektseksjonen i Hemit og andre i HMN med gjennomføringsansvar for prosjekter. Hensikten er å ta vare på erfaringspunkter fra prosjektgjennomføringen for å forbedre gjennomføring av kommende prosjekter. Det er fokus på suksesskriterier som man kan lære av, og punkter til forbedring. Man kan velge å ta erfaringspunktene inn i sluttrapporten i stedet for å lage en egen erfaringsrapport dersom erfaringspunktene er av interesse for styringsgruppa og andre. Hvis ikke anbefales å bruke vedlagte mal for erfaringsrapporten.

·         Merk at både sluttrapport og erfaringsrapport skal være åpent tilgjengelig for lesing av alle ansatte i Helse Midt-Norge, tenk på det i forhold til innhold.

 

 

Del 2 Avslutning av avslutningsfase og av prosjektet

Betingelser før avslutningsfasen og prosjektet normalt kan avsluttes:

·         Alle økonomiske transaksjoner i prosjektet skal være kjent og prosjektregnskap skal være utarbeidet

·         Avtalte leveranser fra eksterne leverandører skal være godkjent

·         Prosedyre for overlevering til produksjon (Overlevering av oppdrag, release og prosjekt til produksjon) skal være gjennomført

·         Sluttrapport og erfaringsrapport skal foreligge 

·         Gevinstrealiseringsplan skal være godkjent

Dersom ikke alle betingelsene for prosjektavslutning er oppfylt kan prosjektet likevel avsluttes dersom styringsgruppa vedtar det.

 

Følgende aktiviteter utføres for å avslutte:

1.    Prosjektleder legger fram forslag om prosjektavslutning for styringsgruppa, dette blir BP5 i prosjektet, se Prosjekt, Lede en faseovergang. Sluttrapport fungerer som beslutningsgrunnlag for vedtaket. Styringsgruppa beslutter at prosjektet kan avsluttes. Eventuelt anbefaler styringsgruppa avslutning, og endelig beslutning vedtas av Styringsgruppe digitalisering og standardisering, avhengig av hvor prosjektet ble besluttet startet.

 

2.    Etter at formell beslutning om avslutning er tatt, gjennomfører Prosjektleder disse avslutnings- og opprydningsaktivitetene:  

i)     Kommunikasjon:

(1)  Informasjon til alle aktuelle interessenter om prosjektavslutning

(2)  Meld fra til intranettansvarlig om at prosjektet taes bort fra eventuell publisert informasjon om «pågående prosjekter»

(3)  For prosjekter som har vært kjørt i regi av Hemit prosjektledere: presenter erfaringer fra prosjektet i Prosjektseksjonen med spesielt fokus på suksesskriterier og læringspunkter

ii)    Gruppemøter:

(1)  Vurder gjennomføring av avslutningsmøte med aktuelle leverandører

iii)   Administrativt:

(1)  På Prosjektweb skal prosjektet settes til avsluttet, prosjektfase settes til «Realisering», og prosjektstatus oppdateres om at prosjektet er avsluttet.

(2)  For prosjekter gjennomført i regi av Hemit prosjektledelse: erfaringsrapporten lastes opp i egen dokumentstruktur under folderen «Erfaringsrapporter» på intranettsiden til Hemit Prosjekt. Dersom erfaringer er tatt inn i sluttrapporten, legges sluttrapporten ut på samme sted i stedet.  Dette er i tillegg til arkivering i elements

(3)  Lukk (ferdigstill) saksmappen for prosjektet i Elements

(4)  Endringer i Teams:

(a)  Sett teamsgruppen som «arkivert» status, se beskrivelse i vedlegg

(b)  For prosjekter som har vært kjørt i regi av Hemit prosjektledere, skal alle medlemmer i Prosjektkontoret legges inn som eiere av teamet etter at teamet er «arkivert». For prosjekter kjørt i andre foretak bør man vurdere å legge inn flere eiere

(5)  Timeføring:

(a)  Tilganger fjernes og prosjektet settes som avsluttet i Lifecare Ressursstyring

(b)  Meld fra til økonomisjef om at prosjektet kan avsluttes i timeregistreringsverktøyet og i økonomisystemene

(6)  Eksterne ressurser: meld fra til seksjonsleder i Prosjekt i Hemit for å få fjernet eventuelle tilganger til Prosjektweb og/eller Teams for innleide eksterne konsulenter

 

 

Mer om teams i avsluttede prosjekt

For hver 180.dag etter «arkivering» av teamet, eller etter et team har vært inaktivt i 180 dager, vil det komme en epost til eiere av teamet med spørsmål om teamet skal fornyes. Denne eposten må besvares med «forny» for at ikke prosjektområdet/teamet blir borte med all tilknyttet kommunikasjon, filer, kalenderhendelser og oppgaver.

Det er ikke mulig å endre filer eller legge til nye chatmeldinger på et arkivert Team. Det er derimot mulig å legge til medlemmer, samt å endre roller på dem, og man kan senere reaktivere et team dersom et prosjekt som ble pauset tas opp igjen.

Dersom et team har blitt feilaktig slettet (på grunn av manglende fornyelse), er det ikke mulig å gjenopprette det.

Referanser

Ikke relevant