Hensikt og omfang
Hensikten med faseovergang er å ha et beslutningspunkt for å fortsette, endre, eller avslutte prosjektet.
Prosedyren beskriver hvilke aktiviteter som skal gjennomføres, hvilke dokumenter som skal utarbeides eller oppdateres, og hvordan faseoverganger i prosjekt styres. Prosjektbegrunnelsen er det mest sentrale beslutningsgrunnlaget.
Ansvar
Prosjekteier, styringsgrupper og prosjektledere har ansvar for at prosedyren følges.
Prosjektleder: ansvarlig for å ta fram nødvendig beslutningsunderlag til styringsgruppa til hver faseovergang.
Prosjekteier/Styringsgruppa: ansvarlig for godkjenning av prosjektets prosjektbegrunnelse og ansvarlig for at prosjektets effektmål og gevinster oppnås i praksis.
Definisjoner
Faseovergang: et formelt beslutningspunkt mellom to prosjektfaser der prosjektets status, videre begrunnelse, risiko, kost/nytte og plan for neste fase vurderes før prosjektet eventuelt videreføres.
Arbeidsbeskrivelse
Når
Denne prosessen startes når det nærmer seg slutten av hver fase, og avsluttes ved beslutningspunktet før neste fase.
Tidspunkt for faseovergang skal alltid overholdes tidsmessig, selv om aktiviteter i fasen ikke er ferdig etter planen. Eventuelle utestående aktiviteter skal vurderes som del av beslutningsgrunnlaget.
Prosjektdokumenter ut fra denne prosessen:
Opprettes:
- Faseplan for neste fase
- Faserapport for inneværende fase
- Eventuelt: produktbeskrivelser, avviksplan, erfaringsrapport
Revideres:
- Prosjektbegrunnelse
- Risikomatrise
- Eventuelt: Prosjektplan, Gevinstrealiseringsplan, Interessentanalyse, Kommunikasjonsplan
Arbeidsgang:
Punktene 1–6 kan gjennomføres i valgfri rekkefølge, men alle skal være utført eller vurdert før den formelle behandlingen i punkt 7.
1. Sjekkliste for faseovergang. Prosjektleder fyller ut enten fasesjekklisten på prosjektets Prosjektweb eller vedlagte mal for sjekkliste. Utfylt sjekkliste legges ved saksunderlaget til styringsgruppen ved den formelle behandlingen i punkt 7:
a. Ved faseovergang fra planleggingsfase til gjennomføringsfase, bruk sjekkliste for beslutningspunkt 3.
b. Ved overgang til ny delfase i gjennomføringsfasen, for prosjekter med flere delfaser, bruk sjekklisten for beslutningspunkt 4 (BP4). Sjekklisten skal vurderes opp mot at beslutningen gjelder overgang fra én delfase til den neste.
c. Ved faseovergang fra gjennomføringsfase til avslutningsfase brukes sjekklisten for beslutningspunkt 4 (BP4).
d. Ved faseovergang fra avslutningsfase til realiseringsfase brukes sjekklisten for beslutningspunkt 5 (BP5).
- Utarbeid faserapport. Prosjektleder utarbeider en faserapport over resultatene fra inneværende fase, basert på vedlagte mal. Vær så kort som mulig. Lærdom som påvirker videreføring av prosjektet beskrives i faserapporten eller i prosjektbegrunnelsen, ikke begge steder. Dersom sjekklisten i punkt 1 vurderes som tilstrekkelig faserapport for prosjektet av prosjekteier, kan den brukes som alternativ og må i tilfelle eksporteres til excel og arkiveres i Elements.
- Oppdater prosjektbegrunnelsen. Vurdér utviklingen av kost/nytte av prosjektet. Vurderingen skal avklare om forutsetningene fortsatt gjelder, om gevinstene fortsatt er innen rekkevidde, og om kostnadsbildet er endret. Nøkkelinteressenter, prosjektgruppa, prosjekteier og eventuelt resten av styringsgruppa involveres etter behov.
a. Dersom kostnadsprognosen overstiger godkjent ramme, skal avviksprosessen følges, se Prosjekt, Endring og avvik i prosjekter. Nytt budsjett må være godkjent før faseovergangen kan godkjennes.
- Gjennomgå sentrale prosjektdokumenter. Prosjektleder gjennomgår interessentanalyse, kommunikasjonsplan og gevinstrealiseringsplan, og oppdaterer ved behov. Har noe endret seg? Endringer vurderes sammen med nøkkelinteressenter og gevinstansvarlig(e).
- Revider risikomatrise. Prosjektleder reviderer risikomatrisen på prosjektweb. Vurderingen skal omfatte nye eller endrede usikkerheter, tiltak og konsekvenser for neste fase
- Planlegg neste fase.
a. Prosjektleder fyller ut faseplan for neste fase, basert på vedlagt mal.
b. Prosjektleder gjennomgår prosjektplanen og justerer den ved endringer. Dersom prosjektet krever vesentlige endringer i omfang, gjennomføring eller prosjektplan, skal endringene behandles og besluttes formelt etter punkt 7 b ii.
- Beslutningsprosess og formell behandling:
Før saken behandles formelt, skal prosjektleder kontrollere at beslutningsgrunnlaget viser status for inneværende fase, plan for neste fase, oppdatert prosjektbegrunnelse, relevante endringer i risiko og eventuelle behov for avvikshåndtering.
a. Prosjektleder kaller inn til styringsgruppemøte. Saksunderlaget skal inneholde faserapport, faseplan, oppdatert prosjektbegrunnelse og eventuelt oppdatert prosjektplan.
b. Ved vurdering av faseovergangen skal prosjekteier eller styringsgruppe ta stilling til om prosjektet skal videreføres. Det finnes tre hovedalternativer:
i. Prosjektet fortsetter som planlagt. Faseovergangen og tilhørende dokumenter godkjennes når prosjekteier eller styringsgruppe konkluderer med at de planlagte gevinstene fortsatt er innen rekkevidde. Prosjektleder får da fullmakt til å fortsette i henhold til framlagt plan for neste fase.
ii. Prosjektet fortsetter med justert kurs. Dette alternativet brukes når prosjekteier eller styringsgruppe vurderer at planlagte gevinster er vanskelige å oppnå med gjeldende prosjektplan og omfang. Styringsgruppen beslutter da at prosjektleder, i samarbeid med prosjekteier, skal utarbeide revidert prosjektplan og faseplan. Revidert planverk legges deretter fram for ny behandling.
iii. Prosjektet stoppes. Dette alternativet brukes når prosjekteier eller styringsgruppe vurderer at prosjektet ikke lenger kan oppnå tilstrekkelige gevinster, eller at ressursene bør prioriteres til andre aktiviteter eller prosjekter. Styringsgruppen beslutter da at prosjektet skal følge prosedyre for avslutning, se Prosjekt, avslutning.
Prosjektveiviseren (digdir.no) har sjekklister for alle beslutningspunkter. Disse kan brukes som støtte ved planlegging og gjennomføring av faseoverganger.