Hensikt og omfang

Denne prosedyren beskriver overlevering av prosjektresultater fra prosjektet til prosjektets kunde og oppdragsgiver. Prosedyren skal sikre at de som skal bruke resultatene fra et gjennomført prosjekt best mulig kan nyttiggjøre seg prosjektleveransene, og markerer samtidig at prosjektet avsluttes. Overleveringen fokuserer på ROS-tiltak og videre arbeid med gevinstrealisering.

Prosjektleder i samarbeid med prosjekteier anbefaler overfor styringsgruppa om prosedyren skal gjennomføres, og hvis ja er det styringsgruppa som peker ut deltakere til overleveringsmøtet. Merk at dette ikke innebærer noen formell godkjenning av at prosjektet kan avsluttes.

Ansvar

Denne prosedyren gjelder for:

• Ansvarlige ledere hos Hemits kunde (mottaker av prosjektleveranser)
• Prosjekteier
• Hemits prosjektleder
• Hemits tjenesteutvikler
• Styringsgrupper
• Systemeiere
• Kundens gevinstansvarlige

Definisjoner

Gevinstansvarlige: Ansvarlig for realisering av gevinster i linja, for å delegere konkrete tiltak for gevinstoppfølging. Ansvarlig for oppfølging av gevinstrealiseringsplan, herunder tiltak, målinger og gevinstoppnåelse.

 

Arbeidsbeskrivelse

 

Forutsetninger

Overlevering til kunde skjer ved at en del dokumentasjon framlegges og gjennomgås på et overleveringsmøte. Før et slikt møte kan gjennomføres, skal følgende betingelser være oppfylt:

1. Systemleveranser må være overlevert til produksjon iht. EQS-rutine Overlevering av oppdrag, release og prosjekt til produksjon
2. Risiko- og sårbarhets-analyse skal være gjennomført i henhold til kravene i Normen og GDPR
3. Gevinstrealiseringsplan skal normalt være laget i samarbeid med gevinstansvarlige
4. Oppdatering av tjenestebeskrivelse skal om nødvendig være utarbeidet
5. Tjenestekostnadene skal være definert

 

Dersom ikke alle punktene er oppfylt kan møtet likevel gjennomføres. Om ønskelig kan man bli enige om en restanseliste med oppfølgingsansvar.

 

Overleveringsmøtet

Deltakere

Overleveringen skjer i et overleveringsmøte. Følgende personer skal normalt delta på overleveringsmøtet:

• Prosjekteier
• Kundens gevinstansvarlig(e), dersom utpekt
• Systemeier kunde, eventuelt linjeleder som er ansvarlig for mottak og bruk av prosjektets leveranser
• Hemits prosjektleder
• Hemits tjenesteutvikler

 

På overleveringsmøtet framlegges nødvendig dokumentasjon. Det skal skrives referat fra møtet.

 

Underlag

Følgende dokumenter skal gjennomgås i møtet:

• Utkast til sluttrapport
• Rapport fra risiko og sårbarhetsanalyse, med anbefaling av oppfølging (hva gjør Hemit, hva gjør HF'ene)
• Eventuell gevinstrealiseringsplan, med ansvarsbeskrivelser og tiltaksplaner
• Kjente problemer og restanseliste, inklusive hvem som har ansvar for oppfølging

 

Gjennomføring og resultat

Hemits prosjektleder er leder for møtet. Kundens deltakere uttaler seg om prosjektets resultater tilfredsstiller forventningene til prosjektet, og om framlagt dokumentasjon er tilfredsstillende. Kundens synspunkter er rådgivende overfor styringsgruppa i spørsmålet om prosjektet kan avsluttes. Kundens synspunkter skal framkomme av møtereferatet.

 

Referanse

Ikke relevant