Denne prosedyren beskriver prosess for ressursallokering i tilfeller hvor man har behov for ressurser fra andre avdelinger i Hemit. Prosedyren vil hovedsakelig benyttes av prosjekt- og releaseledere som har behov for ressurser fra andre avdelinger og seksjonsledere som blir bedt om å tildele ressurser.
Ressurser knyttet til overlevering til produksjon, eller ressursbehov av kortvarig karakter som deltakelse i møter eller utføring av oppgaver som er bestillbare internt, omfattes ikke av denne prosedyren.
Prosjekt- og releaseledere eller andre med ressursbehov
Seksjonsledere og avdelingsledere med ansvar for ressurser
For å sette sammen en optimal prosjektgruppe er det ofte nødvendig å hente inn kompetanse fra flere avdelinger.
For releaser er det mer naturlig at oppgavene søkes løst innenfor egen avdeling, men i noen tilfeller er det også her nødvendig med deltakelse fra andre avdelinger.
Ved større produksjonssettinger (releaser) skal det utarbeides en bemanningsplan i følge EQS prosedyre 2247 "Planlegging og timeføring ved beredskap / passiv vakt utenfor arbeidsstedet ifm. større produksjonssettinger/utrullinger "
Ressursallokering skal skje i rimelig tid før behov.
Ressursallokering ved planlegging/oppstart av prosjekt/release
1. Prosjektleder har ansvar for å identifisere behov for ressurser, og å ta initiativ så tidlig som mulig.
2. Prosjektleder beskriver behovet og anslått omfang (dersom mulig) og sender forespørsel til ressurseier (normalt seksjonsleder), og kaller samtidig inn ressurseier til et kort møte.
a. For forespørsel av arkitektressurser skal forespørsel legges inn på denne linken, og vil deretter bli behandlet raskt i arkitektforum og/eller seksjonsleder for arkitekt: Bestilling arkitekturressurs (office.com)
b. For forespørsel av andre Hemit-ressurser enn arkitekt, send dette på e-post, chat, eller i møteinnkallingen. Se beskrivelse av ønsket format på forespørselen.
3. Gjennomfør møte med ressurseier for å ha dialog om behovet og å oppnå en felles forståelse av hvor omfattende jobben vil bli.
4. Ressurseier vurderer behovet, avklarer med egne ressurser og gjeldende prioriteringer, og enten tildeler ressurs som forespurt, eller avslår.
5. Ved eventuelt avslag tar prosjektleder behovet opp med ressurseiers avdelingsleder pluss Hemits representant i styringsgruppa. Prosjektkontoret kan konsulteres om nødvendig.
6. Ressurseier og prosjektleder forholder seg til det som avgjøres av avdelingsleder og Hemits representant i styringsgruppa.
Ønsket format på ressursforespørsel:
Emne: Ressursforespørsel "Prosjektnavn"
Innhold: Kort informasjon om prosjektet/releasen eller lenke til prosjektweb/prosjektplan/releasedokumentasjon med henvisning til hvilket kapittel som er relevant. Ønsket kompetanse og varighet/tidsrom beskrives, og dersom mulig hvor mye arbeid oppgaven/rollen forventes ta.
Svarfrist på ressursforespørsel bør defineres. Normalt bør det svares innen fem virkedager.
Dersom navngitt person ønskes, bør dette begrunnes.
