Hensikten med rutinen er å beskrive prosjektleders ansvar og metode for estimering av kostnader som skal danne grunnlag for budsjett i de prosjektene Hemit har prosjektledelsen for. Rutinen omfatter ikke godkjenning av budsjett.
Prosjektleder har ansvar for budsjettering av prosjektkostnader
P50: 50% sannsynlighet for at det inntreffer.
Prosjektleder leder budsjettarbeidet, og sørger for å involvere alle relevante parter i budsjetteringsprosessen. De som skal utføre jobben må være involvert i estimeringen. Prosjektleder sørger for en oppdatert usikkerhetsvurdering av tallene i budsjettet. Prosjektkontoret kan bistå med råd og erfaring fra andre prosjekter.
Estimeringsarbeidet bør planlegges. Det finnes et utgangspunkt for plan i estimeringsmodellen som er vedlagt rutinen. Denne planen bør tilpasses det enkelte prosjekt, og i de fleste tilfellene bør den forenkles.
Detaljeringsgraden på estimatene må avgjøres i det enkelte prosjekt, men det er viktig å ikke overdrive detaljeringsgraden i selve budsjettmodellen. På den andre siden bør ikke kostnader som har ulik vurdering av usikkerhet bygges inn i samme kostnadselement. En bør unngå at en enkelt post er dominerende og inneholder mesteparten av kostnadene, mens de øvrige postene er små i forhold.
Noen gode råd til estimeringsarbeidet:
• Ved estimering av timeinnsats må man ta hensyn til at selv erfarne ressurser maksimalt er produktive i 80% av tiden.
• Kompetanse og erfaring varierer, dette må man ta høyde for.
• Husk å ta hensyn til at ressurser har behov for å gjennomføre administrative oppgaver, reisetid, etc.
Gjennomføring
Konseptfase:
1) Den første
estimeringen gjøres i konseptfasen før prosjektet er vedtatt. Budsjettet bør
settes opp allerede i denne fasen ved hjelp av estimatmodellen, se vedlagte mal
for estimat (excel). Det er besluttet i Helse Midt-Norge at denne
estimatmodellen skal benyttes i prosjekter da trepunktsestimat gir en bedre
forståelse av usikkerheter og marginer. Følg veiledning på første ark i estimatmalen.
Estimatene her er normalt usikre, og det er viktig at dette kommer fram i budsjettets usikkerhetsvurdering. Det er disse estimatene som er grunnlag for tildelt budsjett ved prosjektoppstart.
2) Kostnadsbudsjettet skal fordeles på enten investeringskostnad eller driftskostnad for å ta høyde for mva-refusjon. Balanseførte kostnader (investeringer) avskrives normalt over 5 år, mens for driftskostnader utgiftsføres hele beløpet direkte. Man benytter forskjellig WBS undernummer og mva-koder for de to kostnadstypene i SAP. For utgiftsførte kostnader har vi krav på mva-refusjon, dette føres som inntekt i prosjektregnskapet.
Hovedregelen for å skille mellom de to kostnadstypene er:
• Alle kostnader som fører til varig bedre løsninger, økt funksjonalitet eller bedre pasientsikkert er i hovedsak investering. Dersom prosjektet avbrytes, vil man da stå igjen med en varig verdi eller forbedring for brukerne? Hva ja, er det en investering.
• Alle kostnader som er driftsrelaterte eller er nødvendig vedlikehold er drift.
Se vedlagte veileder på hvilke aktiviteter som anses som investering og drift. Det er en egen hjelpefane i estimatmodellen (excel) til å gjøre denne fordelingen på P50-estimatet av budsjettet, denne kan kopieres rett inn i prosjektbegrunnelsen.
For anbudsprosjekter gjelder: Kostnader i forbindelse med RFI og gjennomføring av anbud, inkl. utforming av anbudsunderlag, er drift (utgiftsføres). Kostnader etter at kontrakt er skrevet, slik som detaljering av krav og design sammen med leverandør, er investering (balanseføres).
Planleggingsfase:
Budsjettet skal kvalitetsikres. I denne fasen får man mer detaljert innsikt i leveransene og prosjektplanen, som kan føre til endring i budsjettbehov. Alle prosjektressurser som er hentet inn skal involveres i å estimere det de har ansvar for i prosjektet, dette er en også en viktig del av prosjektstyringen for å samstemme forventninger. Dersom det blir behov for økt budsjettramme eskaleres det opp til riktig beslutningsmyndighet.
For prosjekter større enn 5 millioner, skal det utarbeides et eget vurderingsnotat for å dokumentere hvilke vurderinger som er gjort med tanke på fordeling på investeringskostnader og driftskostnader. Bruk vedlagte mal for vurderingsnotat. Prosjektleder kan ta kontakt med Økonomiavdelingen i Hemit for å få bistand til hvordan dette skal gjøres. Vurderingsnotatet skal oversendes til økonomidirektør i Hemit.
Senere faser i prosjektet:
Oppdatering av estimatene gjøres ved større endringer i prosjektet og forøvrig etter behov slik at behov for budsjettendringer kan varsles så tidlig som mulig. Se forøvrig Prosjekt, Endring og avvik i prosjekter
Ved hver faseovergang skal estimatene og prognosene gjennomgås som ledd i planlegging av aktiviteter og forventet budsjettbehov i neste fase.
Økonomiprognose skal rapporteres månedlig, se Prosjekt og release, Rapportering
Ikke aktuelt