Hensikten med rutinen er å beskrive prosjektleders ansvar og metode for estimering av kostnader som skal danne grunnlag for budsjett i de prosjektene Hemit har prosjektledelsen for. Rutinen omfatter ikke godkjenning av budsjett.
Prosjektleder har ansvar for budsjettering av prosjektkostnader
Ingen
Prosjektleder leder budsjettarbeidet, og sørger for å involvere alle relevante parter i budsjetteringsprosessen. De som skal gjøre jobben må være involvert i estimeringen. Prosjektleder sørger for en oppdatert usikkerhetsvurdering av tallene i budsjettet.
Estimeringsarbeidet bør planlegges. Det finnes et utgangspunkt for plan i estimeringsmalen som er vedlagt rutinen. Denne planen må tilpasses det enkelte prosjekt, og i de fleste tilfellene bør den forenkles.
Den første estimeringen gjøres i konseptfasen før prosjektet er vedtatt. Estimatene her er normalt usikre, og det er viktig at dette kommer fram i budsjettets usikkerhetsvurdering. Det er disse estimatene som er grunnlag for tildelt budsjett ved prosjektoppstart. Oppdatering av estimatene gjøres ved større endringer i prosjektet og forøvrig etter behov slik at behov for budsjettendringer kan varsles så tidlig som mulig. Se forøvrig EQS 1479 Prosjekt, endringer og avvik i prosjekter. Ved hver faseovergang skal estimatene og prognosene gjennomgås som ledd i planlegging av aktiviteter og forventet budsjettbehov i neste fase.
Detaljeringsgraden på estimatene må avgjøres i det enkelte prosjekt, men det er viktig å ikke overdrive detaljeringsgraden i selve budsjettmodellen. På den andre siden bør ikke kostnader som har ulik vurdering av usikkerhet bygges inn i samme kostnadselement. En bør unngå at en enkelt post er dominerende og inneholder mesteparten av kostnadene, mens de øvrige postene er små i forhold.
Noen gode råd til estimeringsarbeidet:
• Ved estimering av timeinnsats må man ta hensyn til at selv erfarne ressurser maksimalt er produktive i 80% av tiden. Kompetanse og erfaring varierer, dette må man ta høyde for.
• Husk å ta hensyn til at ressurser har behov for å gjennomføre administrative oppgaver etc.
Prosjektkontoret kan bistå med råd og erfaring fra andre prosjekter
For planlegging og kontering av kostnader er det viktig å ta høyde for mva-refusjon, se vedlagte veileder. I noen tilfeller kan det være nødvendig å utarbeide et eget notat for å dokumentere hvilke vurderinger som er gjort. Prosjektleder kan ta kontakt med Økonomiavdelingen i Hemit for å få bistand til hvordan dette skal gjøres.
Kostnader skal enten utgiftsføres (driftskostnader) eller balanseføres (investeringskostnader). Balanseførte kostnader (investeringer) avskrives normalt over 5 år, mens for driftskostnader utgiftsføres hele beløpet direkte. Man benytter forskjellig WBS undernummer og mva-koder for de to kostnadstypene i SAP. For utgiftsførte kostnader har vi krav på mva-refusjon, dette føres som inntekt i prosjektregnskapet.
Hovedregelen for å skille mellom dem er:
• Alle kostnader som fører til varig bedre løsninger, økt funksjonalitet eller bedre pasientsikkert er i hovedsak investering. Dersom prosjektet avbrytes, vil man da stå igjen med en varig verdi eller forbedring for brukerne? Hva ja, er det en investering.
• Alle kostnader som er driftsrelaterte eller er nødvendig vedlikehold er drift.
For anbudsprosjekter gjelder: Kostnader i forbindelse med RFI og gjennomføring av anbud, inkl. utforming av anbudsunderlag, er drift (utgiftsføres). Kostnader etter at kontrakt er skrevet, slik som detaljering av krav og design sammen med leverandør, er investering (balanseføres).
Ikke aktuelt