Innhold▼ Innhold Mer info
Prosjekt, Planlegge v. 4.0

Hensikt og omfang

Hensikten med denne rutinen er å sikre en god oppstart av et nytt prosjekt i Helse Midt-Norge, samt å beskrive hvilke formelle dokumenter som skal utarbeides.

Planleggingsfasen bør ikke være lengre enn det som er nødvendig for å komme fram til gode og gjennomarbeidete plandokumenter (PRINCE2 «ledelsesprodukter»). Faglig arbeid (PRINCE2 «spesialistprodukter») gjøres normalt i gjennomføringsfasene, men noen ganger er det nødvendig å gjøre noe faglig arbeid for å skaffe nødvendig grunnlag for planarbeidet. Prosjektkontoret skal benyttes til å kvalitetssikre plandokumentene som utarbeides i fasen.

 

Ansvar

  • Porteføljekontoret har ansvar for at prosjekteier er utpekt og at dokumenter fra Konsept-fasen foreligger
  • Seksjonsleder Prosjekt har ansvar for å utpeke prosjektleder til prosjektet.
  • Prosjektleder er ansvarlig for å drive planleggingsarbeidet, utforme prosjektdokumenter og etablere prosjektorganisasjon i samarbeid med Prosjekteier og arkitekt
  • Prosjekteier har ansvar for å utpeke senior bruker-representant og senior leverandør-representant i styringsgruppen og er overordnet ansvarlig for at prosjektet blir godt planlagt, se Roller i prosjekt
  • Seksjonsleder arkitektur har ansvar for å utpeke arkitekt som skal bistå i planleggingsarbeid
  • Prosjektkontoret er ansvarlig for å kvalitetssikre dokumentene som produseres i planleggingsfasen

Definisjoner

Prosjektbegrunnelse: Det som PRINCE2 benevner som Business Case, beskriver kost/nytte-vurderinger

Prosjektplan: Benevnes ofte som Prosjektdirektiv, beskriver prosjektets vedtatte mål og rammebetingelser

Arbeidsbeskrivelse

Forutsetninger

Forut for beslutning om gjennomføring av prosjekt skjer det en del forberedende arbeid i Konseptfasen. Der utarbeides det bl.a. et Prosjektforslag som sammen med første versjon av Prosjektbegrunnelsen utgjør beslutningsgrunnlaget for å beslutte prosjektoppstart. I tillegg vil en første versjon av interessentanalysen foreligge fra Konseptfasen, og en Faseplan for prosjektets første fase, Planlegging. Faseplanen vil være det styrende dokumentet for gjennomføring av Planleggingsfasen. Framdrift og rapportering skjer på basis av vedtatte Faseplan.

Det er for mange prosjekter naturlig å trekke inn en arkitekt allerede fra starten av Planleggingsfasen. Fra Konseptfasen er det sannsynligvis startet en del leveranser på arkitekturområdet, som skal detaljeres/videre bearbeides i planleggingsfasen. Arkitekten ivaretar at arkitekturleveranser videreutvikles og er i tråd med målarkitektur. Arkitekten bidrar dessuten til at kobling mot andre pågående initiativ/prosjekt (og drift) ivaretas.

Tjenesteutvikler bør involveres fra start for å ha dialog og innsikt i planlagt gjennomføring. Tjenesteutvikler har mest sannsynlig også deltatt i konseptfasen.

Gjennomføring

Se vedlagte flytskjema for gangen i planleggingsprosessen, som også viser hele planleggingsfasen inkludert prosessen for å lede faseovergang til beslutningspunkt (BP3).

1.    Prosjekteier utpeker/beslutter senior bruker-representant og senior leverandør-representant, samt eventuelle andre roller i prosjektets styringsgruppe, dersom det ikke allerede er gjort. Se link til mandat for styringsgruppen under referanser, dette bør gjennomgås.  På et første møte med styringsgruppen avklares nøkkelressurser inn til prosjektgruppen fra mottakerprosjekt i HF’ene, og referansegruppe.

2.    Prosjektleder gjennomgår oppstartsdokumentene som er utarbeidet i konseptfasen sammen med prosjekteier og resten av styringsgruppen, og eventuelt arkitekt: Prosjektforslaget, første versjon av Prosjektbegrunnelsen Prosjekt, prosjektbegrunnelse) og Interessentanalysen (Prosjekt, Interessentanalyse). Mål og aktiviteter i Planleggingsfasen skal være beskrevet i Faseplanen som foreligger fra Konseptfasen.

3.    Etabler prosjektnummer. Det nye prosjektet skal opprettes i timeregistreringsverktøyet Min Arbeidsplan og regnskapssystemet (SAP) med et eget prosjektnummer (WBS-nummer), med undernumre for kostnadsføring på drift (-01) og investering (-02). Seksjonsleder Prosjekt kontakter administrasjonen som oppretter det nye prosjektnummeret. Prosjektleder oppgir prosjektnummeret til alle som skal skrive timer på prosjektet. 
Prosjektet skal også opprettes på prosjektweb på HEMITs intranettsider, dette gjøres av Porteføljekoordinator eller Seksjonsleder Prosjekt. Prosjektleder fyller etter hvert inn prosjektinformasjon for månedlig statusrapportering, se Prosjekt og release, Rapportering.

4.    Innhent erfaring fra tidligere utførte relevante prosjekter. Snakk med tjenesteutvikler, kolleger fra prosjektseksjonen, og se gjennom erfaringsrapporter på prosjektweb (før 2023) og intranettsiden til Hemit Prosjekt (fra 2023).

5.    Oppdater interessentanalyse. Fortsett diskusjonene med viktige interessenter og prosjekteier for å kartlegge forventninger om nytteverdi og gevinster, og for å komme fram til fornuftig omfang og avgrensning av prosjektet. Planlagt nytteverdi dokumenteres i oppdatert versjon av Prosjektbegrunnelsen. Dette pågår mer eller mindre kontinuerlig gjennom Planleggingsfasen.

6.    Etabler prosjektgruppen. Innhent ressurser og gjør ressursavtaler og rolleavklaring med hver enkelt ressurs:

a.   Nødvendige roller i prosjektorganisasjonen (Roller i prosjekt) vurderes, og organisering av prosjektet beskrives i Prosjektplanen.

b.   Prosjektleder starter bemanning av prosjektgruppa ved å ta kontakt med potensielle prosjektdeltakere og deres ledere, for å sikre at de kan trekkes ut av linjeorganisasjonen og gå inn i prosjektorganisasjonen med avtalte timer og/eller for en bestemt periode. Prosjekteier og styringsgruppe bidrar med å skaffe ressurser fra HF-ene. Hemit har ansvar for å bemanne med Hemit-ressurser. Se Prosjekt, ressursforespørsel til andre avdelinger og Prosedyre for ressursforespørsel til HF.

c.    Rollebeskrivelsene fullføres i samarbeid med de som er tiltenkt rollene, og tas inn i kapittel 5 i Prosjektplanen (se vedlagt mal). Rollen skal beskrives med ansvar. Det anbefales at arbeidsavtaler lages i tillegg, samarbeid med den enkelte prosjektdeltaker, se vedlagt mal for arbeidsbeskrivelse. Hver ressurs skal estimere sin leveranse/oppgave inn i prosjektet.

7.    Lag utkast Prosjektplan (se vedlagte mal).

a.   Formuler mål, omfang og avgrensninger for prosjektet (kapittel 2-4).

b.   Sett opp en grov faseplan for resten av prosjektet (kapittel 6). I vurdering av omfang og ambisjonsnivå må man ta hensyn til tildelt budsjett ved prosjektoppstart. (Merk: detaljerte milepælsplaner lages i faseplanene, som lages forut for kommende fase).

For å komme fram til gode mål og anbefalinger for omfang kan det være behov for å snakke med andre utenfor prosjektorganisasjonen og kanskje utenfor Helse Midt-Norge (leverandører, andre helseregioner, andre bransjer). Planleggingsarbeidet kan ofte omfatte teknisk-faglige undersøkelser og kartlegginger, som resulterer i egne notater og rapporter fra prosjektet.

8.    Prosjektbudsjettet (P50) skal etableres med hjelp av estimatmodellen i prosedyre (Prosjekt, prosjektbudsjett). Resultatet av denne kopieres inn i oppdatert prosjektbegrunnelse, og budsjettet (P50) periodiseres over år i Prosjektplanen. 

9.    Gjennomfør oppstartsmøte («kick-off») med hele prosjektgruppen, prosjekteier og en representant fra prosjektkontoret. Dette gjøres så snart prosjektgruppa er etablert og individuelle rolleavklaringsmøter er gjennomført. Planene for prosjektet så langt gjennomgås. Se vedlagte mal for agenda, det anbefales at denne følges.

10. Etabler usikkerhetsmatrise for prosjektet på prosjektweb, samt påstart risikoskjema for informasjonssikkerhet. Se Risikostyring av prosjekt- og release-gjennomføring for begge disse rutinene. Det anbefales at dette gjøres i en/flere workshop med prosjektgruppen. Involver også jurist/IT-sikkerhetsansvarlig i Hemit angående risiko informasjonssikkerhet.

11. Sett opp Kommunikasjonsplan (Prosjekt og release, Kommunikasjonsplan) i samarbeid med prosjekteier og andre bidragsytere. Ta utgangspunkt i interessentanalysen, prosjektmålene og forventet nytteverdi av prosjektet.

12. Påstart gevinstrealiseringsplan Prosjekt, gevinstrealisering. Hvis gevinsteiere i HF-ene ikke allerede er identifisert (fra konseptfasen), gjøres dette nå, og gevinsteiere utpeker igjen gevinstansvarlige i hvert HF. Prosjektet begynner å systematisere gevinsthypotesene i en første versjon av Gevinstrealiseringsplanen, i samarbeid med gevinsteiere og gevinstansvarlige. Man har et bra utgangspunkt i gevinstene beskrevet i Prosjektbegrunnelsen og effektmålene fra Prosjektplanen.

13. Når prosjektplanen er fullført, skal den presenteres for Prosjektkontoret for innspill og kvalitetsikring. Prosjektplanen skal gjelde for hele prosjektet (alle fasene).

 

Mot slutten av planleggingsfasen skal prosjektleder i samarbeid med prosjekteier påstarte prosessen for faseovergang til første gjennomføringsfase, se prosedyre (Prosjekt, Lede en faseovergang). Forut for dette utarbeider prosjektleder forslag til Faseplan for neste fase, samt øvrig underlag som beskrevet i nevnte prosedyre, og sammen med Prosjektplanen fremlegges det for styringsgruppen.

Dersom prosjektet kun skal levere en utredningsrapport og ingen «fysiske» leveranser, bruk mal i Prosjekt, utredningsrapport som underlag.

Følgende prosjektdokumenter oppdateres/utarbeides i planleggingsprosessen:

·        Prosjektplan

·        Oppdatert Interessentanalyse

·        Oppdatert Prosjektbegrunnelse

·        Kommunikasjonsplan

·        Gevinstrealiseringsplan

·        Prosjektbudsjett, og investeringsnotat

·        Usikkerhetsmatrise

·        Risikoskjema

Referanse

Mandat for styringsgrupper i Helse Midt-Norge: Styring av prosjekter (sharepoint.com)

Har du fått rolle i et prosjekt? - hva innebærer det (sharepoint.com)

Difis sjekkliste for avslutning av Planleggingsfasen