Hensikt og
omfang
Prosedyren skal sikre at prosjektleder arkiverer
prosjektdokumentasjon i sitt arkivsystem, Elements. Hensikten med korrekt
arkivering er å ivareta krav/behov for enkel gjenfinning av arkivverdige
prosjektdokumenter i nåtid og ettertid.
Rutinen gjelder arkivering av prosjektdokumentasjon av prosjekter som
gjennomføres i Helse Midt-Norge, inkludert både interne prosjekter i ett helseforetak
og regionale prosjekter.
Ansvar
Prosjektledere
har ansvar for å arkivere arkivverdig prosjektdokumenter fra sine prosjekter.
Som deltaker i
prosjekt med flere helseforetak, har hvert foretak ansvar for å arkivere sin
kommunikasjon i prosjektet.
Arkivleder i hvert helseforetak er systemansvarlig for sak- og arkivsystemet og
kan kontaktes ved spørsmål
Definisjoner
Arkivverdig dokumentasjon i et prosjekt:
hvis ett eller flere av disse kriterier er oppfylt anses dokumentasjonen som
arkivverdig og skal arkiveres:
·
Dokumentet har vært gjenstand for saksbehandling
·
Dokumentet har verdi som dokumentasjon i ettertid
·
Dokumentet dokumenterer Helseforetakets/Helse Midt-Norges
handlinger eller beslutninger
·
Dokumentet er viktig for offentlighet, historikk, eller
fremtidig gjenbruk
Se vedlegget «hva skal arkiveres» om definering av arkivverdig.
Arbeidsbeskrivelse
Når skal det
arkiveres
Det anbefales å arkivere fortløpende gjennom hele
prosjektperioden.
Naturlige tidspunkt for ekstra fokus på arkivering er ved oppstart
av prosjektet (fra konseptfasen), ved godkjenning av prosjektadministrative dokumenter
i styringsgruppen, ved faseoverganger, ved signering av kontrakter, og ved
avslutning av prosjektet.
Spesielt for
prosjekter som involverer to eller flere helseforetak i Helse Midt-Norge
Noe dokumentasjon må arkiveres to eller flere steder i
Elements for å ivareta prosjektdialogen og arkivbehovet, det gjelder spesielt
arkivverdig korrespondanse mellom foretakene.
Siden alle helseforetak er egne juridiske enheter må
enkelte dokumenter arkiveres i alle foretak som er med i prosjektet. Alle
helseforetak som er en del av prosjektet er ansvarlig for å arkivere sin
egenproduserte dokumentasjon.
Dette skal
arkiveres som egne saker i Elements (ikke i prosjektets saksmappe)
1.
Risikovurderingsrapport av informasjonssikkerhet (ROS-analyser)
skal arkiveres som separat sak i Elements, ikke som journalpost under
prosjektet. Navngivning på saksmappe for dette er beskrevet i Risikostyring av informasjonssikkerhet. Grunnen til at
Risikovurdering skal lagres som separat sak i stedet for i prosjekt, er for at
det skal være enkelt å søke opp tidligere risikovurderinger".
2.
Risikovurderinger av
løsninger som inneholder Kunstig Intelligens (KI-konsekvensvurdering og
eventuelt FRIA), se Retningslinje for sikker og ansvarlig bruk av kunstig intelligens i Hemit .
3.
DPIA arkiveres i
Elements i henhold til beskrivelse nederst i denne rutinen: Fasilitering av Personverkonsekvensvurdering (DPIA).
4.
Databehandleravtale (DBA) arkiveres som separat sak i
Elements, se Inngåelse av databehandleravtale (Ikke tilgjengelig).
Prosjektleder er ansvarlig for arkivering av disse på lik
linje.
Organisering
av prosjektarkivet i prosjektets saksmappe i Elements
1.
Ved oppstart av prosjekt opprettes en saksmappe i
Elements som navngis slik: «Prosjekt - <prosjektnavn> <WBS-nr>».
Eksempel: «Prosjekt - IKT-støtte til forskning P-101584». Merk at undernummer
på WBS-nummeret ikke tas med. Se vedlagt «Hurtigveileder – åpne ny saksmappe».
Det anbefales å legge inn lenke til prosjektets område på prosjektweb under fanen
«Lenker» på saksmappen. Sett opp kobling til Elements fra prosjektets
Team/Prosjektweb: Klargjøring
av dokumentbibliotek for Elements-integrasjon (SharePoint plugin).
2.
Prosjektleder er ansvarlig for å arkivere alt som er
arkivverdig inn i saksarkiv i eget helseforetak, se beskrivelser i de neste
punkter, og er også ansvarlig for å vurdere hva som er arkivverdig. Det
utpekes arkivansvarlige fra hvert helseforetak som deltar i prosjektet ved
oppstart av prosjektet, og deltakere gjøres kjent med arkiveringsrutinen.
3.
Opprett journalposter i saksmappen. Se vedlagt
«Hurtigveileder - ny journalpost i saksmappe». Det etableres en struktur av journalposter,
en journalpost for hver dokumenttype. I listen vises noen eksempler på
organisering av journalposter i prosjektets saksmappe:
a.
«Prosjektbegrunnelse»: i journalpost navngitt
«Prosjektbegrunnelse» legges alle godkjente versjoner av prosjektbegrunnelsen
b.
«Fasedokumenter»: i journalposten legges alle godkjente
versjoner av faseplaner og faserapporter, dersom det er et prosjekt med flere
faser
c. «Styringsgruppemøter»: Saksunderlag
og referater med beslutninger fra styringsgruppemøter. Dersom prosjektet er
tilknyttet et sekretariat, kan prosjektleder og prosjektsekretariat bestemme
seg imellom hvem som er ansvarlig for å arkivere fra styringsgruppemøtene.
Møtereferater i Digitaliseringsstyret, Områdestyrer, eller Ledergrupper i Helseforetak
arkiveres ikke av prosjektleder (beslutninger derifra om oppstart av prosjektet
er normalt kopiert inn i prosjektplanen og blir således arkivert i prosjektet).
d.
«Kontrakt»: dersom det er en anskaffelse, skal kontrakt med
leverandør legges her, med alle bestilte tilleggs-endringer. Journalposten
merkes med unntatt offentlighet.
Se vedlegget «Arkivverdig prosjektdokumentasjon» for
fyldigere liste over typisk arkivverdig dokumentasjon fra et prosjekt i Helse
Midt-Norge, samt se flere tips om å utføre arkivering i avsnittet under.
4.
Ved avslutning av prosjektet skal siste godkjente versjoner
av prosjektdokumenter arkiveres i de aktuelle journalposter.
5.
Når man har arkivert de dokumenter som hører til
journalposten, endrer man status for journalposten fra «Reservert» til
«Ferdig». Dette vil gi et signal til arkivansvarlig i ditt HF som journalfører
i offentlige postjournal (I Hemit: https://hemit.no/om-oss-hemit/presse/postjournal). Arkivansvarlig setter journalpostens status til
«Journalført» og posten låses. Dersom innholdet i journalposten skal endres
senere, må arkivansvarlig i ditt HF kontaktes, slik at journalposten kan låses
opp igjen.
Mer
informasjon om enkelte valg i Elements
Journalpost:
·
Velg kategori «Internt notat uten oppfølging» for arbeidsdokumenter/notater/referater.
·
Velg «Inngående brev» dersom det er avtaler, kontrakter
eller inngående korrespondanse. Her må man angi kontraktsmotpart i feltet
«Fra:». Ikke klikk på knappen, men skriv inn kontraktsmotpart (firmanavn) i
fritekstfeltet. Dermed vil navnet dukke opp i en pop-up, som man klikker i for
å velge (normalt kun ett valg).
·
Merk at alle avtaler skal arkiveres i separate journalposter.
Man
skal aldri legge flere avtaler inn i samme journalpost.
·
For å arkivere eposter bruker man drag and drop
fra innboks/utboks. Stå i sakmappen du skal arkivere i. Dra eposten inn i saksmappen.
Slipp eposten på riktig journalposttype (alternativer dukker opp automatisk).
Dersom du skal arkivere en epost under en eksisterende journalpost: Stå på
riktig journalpost i sakmappen. Dra ny epost over. Velg alternativ «Tilknytt».
Mailen vil arkiveres som vedlegg til journalposten. Eksempelvis, e-post som
diskuterer kontrakter bør lagres i samme journalpost som den endelige
kontrakten.
·
Legg inn dokument og/eller vedlegg i den
aktuelle journalpost: Bruk Drag and drop fra filområdet. Stå på riktig journalpost
i sakmappen. Finn dokumentet ditt i filutforsker. Dra dokumentet over til
arkivet. Velg alternativ «Tilknytt». Ikke sett på kategori. Lagre. Det kan
arkiveres rett fra Sharepoint: Se Hvordan
kan du arkivere dokumenter fra et SharePoint dokumentbibliotek direkte til
Elements sak/arkiv?
·
Husk å sette tilgangskode «Unntatt offentlighet» på
journalposten dersom den inneholder konfidensiell informasjon, av
konkurransehensyn eller andre grunner. Velg riktig lovhjemmel.
·
Se under «Vedlegg» og «Lenker» for flere hurtigveiledere om
forskjellige tema innen arkivering i Elements
Referanse