Hensikt og omfang
Prosedyren skal sikre at prosjektleder arkiverer
prosjektdokumentasjon i Hemit sitt arkivsystem, Elements. Hensikten med korrekt
arkivering er å ivareta krav/behov for enkel gjenfinning av arkivverdige
prosjektdokumenter.
Ansvar
Prosjektledere
har ansvar for å arkivere prosjektdokumenter fra sine prosjekter.
Definisjoner
Ikke relevant.
Arbeidsbeskrivelse
Når skal
det arkiveres
Det anbefales å arkivere fortløpende gjennom hele prosjektperioden.
Naturlige tidspunkt er ved godkjenning av styrende dokumenter i
styringsgruppene, ved faseoverganger, ved signering av kontrakter, og ved
avslutning av prosjektet.
Organisering
av prosjektarkivet og hva skal arkiveres
1.
For hvert prosjekt opprettes en saksmappe som
navngis slik: «Prosjekt - <prosjektnavn> <WBS-nr>». Eksempel:
«Prosjekt - IKT-støtte til forskning P-101584». Merk at undernummer på
WBS-nummeret ikke tas med. Se vedlagt «Hurtigveileder – åpne ny saksmappe».
2.
Prosjektleder er ansvarlig for å arkivere alt som er
arkivverdig. Se vedlagt «hva skal arkiveres».
3.
Opprett journalposter under saksmappen. Se vedlagt
«Hurtigveileder - ny journalpost i saksmappe». Det etableres en struktur av journalposter
for forskjellige prosjektdokumenter, etter behov i prosjektet:
a.
«Prosjektbegrunnelse»: her legges alle godkjente versjoner
av prosjektbegrunnelsen.
b.
«Prosjektplan»: her legges alle godkjente versjoner av
prosjektplanen.
c.
«Fasedokumenter»: her legges alle godkjente versjoner av
faseplaner og faserapporter, dersom det er et prosjekt med flere faser.
d.
«Gevinstrealiseringsplan»: her legges alle signifikant nye
versjoner av gevinstrealiseringsplaner, og gjerne annet underlag av interesse
for den endelige, godkjente versjonen.
e.
«Kontrakter»: dersom det er en anskaffelse, skal kontrakt
med leverandør legges her, med alle bestilte tilleggs-endringer.
f. «Akseptansetest»: her
legges rapport(er) fra eventuelle akseptansetester.
g. «Leveransedokumentasjon»:
her legges all dokumentasjon på levert produkt ut fra prosjektet.
h.
«Sluttrapport»: her legges godkjent versjon av
sluttrapport.
i. I tillegg skal også følgende
dokumentasjon vurderes, og det opprettes journalposter for det:
i.
Alle
saksunderlag og referater fra styringsgruppemøter. Dersom prosjektet er
tilknyttet et sekretariat, kan prosjektleder og prosjekt sekretariat bestemme
seg imellom hvem som er ansvarlig for å arkivere fra styringsgruppemøtene.
Møter i RPT og SDS arkiveres ikke av prosjektleder.
ii.
Alle
bestillinger og dokumenter som forplikter Hemit, helseforetakene, og Helse
Midt-Norge, også e-post dersom innhold i avtaler ikke finnes på annen form.
iii.
Alle
kravspesifikasjoner som følger bestillinger, med mindre dette er anbudsunderlag
og ligger i Mercell. Anbudsdokumenter
som ligger i Mercell blir automatisk arkivert, og prosjektleder trenger ikke
foreta seg noe for å arkivere disse.
iv.
E-poster:
for å arkivere eposter bruker man drag and drop fra innboks/utboks. Stå
i sakmappen du skal arkivere i. Dra eposten inn i sakmappen. Slipp eposten på
riktig journalposttype (alternativer dukker opp automatisk). Dersom du skal
arkivere en epost under en eksisterende journalpost: Stå på riktig journalpost
i sakmappen. Dra ny epost over. Velg alternativ «Tilknytt». Mailen vil
arkiveres som vedlegg til journalposten. Eksempelvis, e-post som diskuterer
kontrakter bør lagres i samme journalpost som den endelige kontrakten.
4.
Legg inn dokument og/eller vedlegg under den
aktuelle journalpost: Bruk Drag and drop fra filområdet. Stå på riktig
journalpost i sakmappen. Finn dokumentet ditt i filutforsker. Dra dokumentet
over til arkivet. Velg alternativ «Tilknytt». Ikke sett på kategori. Lagre.
5.
Ved avslutning av prosjektet skal siste godkjente versjoner
av prosjektdokumenter arkiveres under de aktuelle journalposter.
6.
Når man har arkivert de dokumenter som hører til
journalposten, endrer man status for journalposten fra «Reservert» til
«Ferdig». Dette vil gi et signal til Hemits arkivansvarlig som journalfører i
Hemits offentlige postjournal (https://hemit.no/om-oss-hemit/presse/postjournal. Hemits arkivansvarlig setter journalpostens status til
«Journalført» og posten låses. Dersom innholdet i journalposten skal endres, må
Hemits arkivansvarlig kontaktes, slik at journalposten kan låses opp igjen.
7.
Merk Risikovurderingsrapporter (ROS-analyser)
skal arkiveres som separat sak i Elements, ikke som journalpost under
prosjektet. Navngivning på saksmappe for dette er beskrevet i Risikostyring av informasjonssikkerhet. Grunnen til at
Risikovurdering skal lagres som separat sak i stedet for i prosjekt, er for at
det skal være søkbart å søke opp tidligere risikovurderinger.
Mer
informasjon om enkelte valg i Elements
Journalpost:
Velg kategori «Internt notat uten oppfølging» dersom det er dokumenter.
Velg «Inngående brev» dersom det er avtaler, kontrakter eller inngående
korrespondanse. Her må man angi kontraktsmotpart i feltet «Fra:». Ikke klikk på
knappen, men skriv inn kontraktsmotpart (firmanavn) i fritekstfeltet. Dermed
vil navnet dukke opp i en pop-up, som man klikker i for å velge (normalt kun
ett valg).
Merk at alle avtaler skal arkiveres i egne journalposter. Man
skal aldri legge flere avtaler inn under samme journalpost.
Referanse
Ikke relevant