Hensikt og omfang

Hensikten med prosedyren er å beskrive månedlig rapportering av status fremdrift, økonomi og risiko i prosjekter og releaser, samt rapportering til styringsgruppen.

Ansvar

Prosjektledere og releaseledere har ansvar for at det rapporteres i tråd med prosedyren. 

Definisjoner

Ikke relevant

 

Arbeidsbeskrivelse

Månedlig rapportering

•         Prosjektleder skal rapportere økonomi-prosjektrapport, og status på prosjektweb månedlig.

•         Regnskap per siste dato i måneden er normalt tilgjengelig i løpet av 6. virkedag i påfølgende måned.

•         Frist for månedlig rapportering settes til klokken 12.00 den 8. virkedag.

•        Rapportering av økonomistatus for foregående måned skal skje på grunnlag av regnskapet og periodisering. 

Månedlig prosjektrapport i økonomi

•         Prosjektleder skal ved oppstart prosjekt utarbeide økonomisk prognose for resten av året og eventuelt påfølgende år. Dette gjøres i prosjektregnearket på økonomiområdet på intranett, Hemit Økonomi – Hjemmeside (sharepoint.com). Velg flisen Økonomioppfølging klikk på mappen med årstall og velg Prosjektrapporter.

•         Utgifter til leverandører skal kostnadsføres samme år som verdiskapningen skjer, uavhengig av faktureringstidspunkt. Dersom faktura forfaller over årsskiftet, må man avsette prosjektmidler ved årsskiftet slik at kostnadene føres på budsjett for samme år som arbeidet ble utført. Forhør deg med økonomiansvarlig eller Prosjektkontoret hvis du har spørsmål.

•         For hver måned skal prosjektregnearket oppdateres:

o   Endre rapporteringsmåned i rullegardin

o   Ta en gjennomgang av periodiseringen, og vurder om fremtidige kostnader fortsatt er riktig plassert i tid

o   På arket "Timer" og "Kostnader": oppdater tabell for å få inn påførte timer på prosjektet.

o   Kontroller totalsum i tabell for Totalprognose på forsiden. Budsjettet kan ikke økes uten at det er godkjent på nytt.

 

Månedlig statusrapportering på Prosjektweb365  

•         Har usikkerheter i prosjektet endret seg? Dette bør i tilfelle oppdateres før publisering av ny prosjektstatus

o   Gå inn på «Usikkerhet» i venstremenyen

o   Rediger på eksisterende eller legg til nye. Oppdater hendelser med sannsynlighet, konsekvens og tiltak. Vurder om det er nye potensielle hendelser som må risikovurderes, se prosedyre Risikostyring av prosjekt- og release-gjennomføring. Nivå for sannsynlighet og konsekvens av hendelser skal angis i tråd med kriteriene beskrevet i Regionalt rammeverk for risikostyring.

•        Oppdater prosjektstatus for prosjekt, se vedlagt veiledning for hvordan du gjør det på Prosjektweb365.

o   Merk: status på fremdrift og økonomi skal alltid rapporteres ut fra gjeldende prosjektplan, faseplan og budsjett, det vil si som er godkjent av styringsgruppen.

•        Har sluttdato på prosjektet endret seg? Dette skal i tilfelle endres på prosjektets forside

o   Gå inn på «Hjem» i venstremenyen

o   Klikk på midtre knapp «Rediger prosjektinformasjon», i menyen til høyre i bildet

 

Månedlig statusrapportering på prosjektweb (Sharepoint 2016)

•        Oppdatere overordnet prosjektinformasjon og overordnet status, se veiledning vedlagt.

o   Merk: status på fremdrift og økonomi rapporteres alltid ut fra gjeldende prosjektplan, faseplan og budsjett, dvs siste godkjente av styringsgruppa.

•        Oppdater milepæler på «Fremdrift» dersom denne benyttes. Det er valgfritt om milepæler legges inn her i tillegg til å være dokumentert i en prosjektplan og faseplan, men man kan eksempelvis legge inn de viktigste for rapportering på prosjektwebben.

•        Oppdater «Økonomi» og legg inn bildet av ny månedlig økonomistatus fra prosjektrapporten slik at den vises på forsiden av prosjektstatus. Se veiledning.

•        Oppdater «Risiko»: Oppdater hendelser med sannsynlighet, konsekvens og tiltak. Vurder om man ser nye potensielle hendelser som må risikovurderes, se prosedyre Risikostyring av prosjekt- og release-gjennomføring. Nivå for sannsynlighet og konsekvens av hendelser skal angis i tråd med kriteriene beskrevet i Regionalt rammeverk for risikostyring.

•        Oppdater «Gevinst»: Status for gevinstindikatorene som omhandler tiltak settes etter følgende vurdering:

§  Ja – Alle tiltak er gjennomført

§  I henhold til plan – Benyttes når alle planlagte tiltak på dette punktet er i rute

§  Forsinket – Minst ett planlagt tiltak er forsinket

§  Nei – Ingen planlagte tiltak er gjennomført

§  Ikke aktuelt – Benyttes når punktet ikke er relevant for prosjektet eller for fasen dette prosjektet er i

•         Avslutt statusrapportering på prosjektweb med å lagre statusrapport i PDF. Prosjektstatus vil til enhver tid vise øyeblikksbilde ved siste oppdatering, derfor er det viktig å lage pdf for hver måned for å ha historikk.

Rapportering til styringsgruppen

Prosjektleder ivaretar behovet for rapportering til styringsgruppen ved å oppdatere månedlig status på prosjektweb’en.

Prosjektleder har i tillegg ansvar for å utarbeide saksunderlag til styringsgruppemøte, benytt vedlagte mal som utgangspunkt.

Øvrig rapportering

Prosjektleder forholder seg til linjeleder ved behov for avklaringer relatert til ressurser, avtaler, eller øvrige interne forhold i prosjektet. I tilfeller der prosjektleder har behov for støtte til å prioritere mellom ulike prosjekter eller aktiviteter er det også linjeleder man skal forholde seg til. 

Referanse

Ikke relevant