Hensikt og omfang
Hensikten med rutinen er å beskrive en metode for utarbeidelse av kommunikasjonsplan i prosjekter og releaser i Helse Midt-Norge.
Alle prosjektledere og programledere har ansvar for at det utarbeides kommunikasjonsplan i prosjektene, og følge opp at aktivitetene gjennomføres. Det anbefales å knytte til seg personer med god kompetanse på kommunikasjon i utarbeidelse av den første versjonen av planen.
Releaseledere for større releaser, og release av nye IKT-løsninger, bør også benytte rutinen.
Release: Alle aktiviteter som skal til for å gjennomføre akseptanse, produksjonssetting og nyttiggjøring av en ny versjon av en IKT-løsning.
Trinnene i arbeidsprosessen dokumenteres i en kommunikasjonsplan, bruk vedlagte mal. Alternativt kan handlingsplanen (kap. 3) utformes i Excel.
1. Gjennomføre interessentanalyse
En grunnleggende forutsetning for en god kommunikasjonsplan er at det har blitt gjennomført en interessentanalyse. Se prosedyre for interessentanalyse i prosjekt. Husk at interessent og målgruppe for kommunikasjon ikke nødvendigvis er det samme; det er ikke alle interessenter som blir målgruppe for kommunikasjonstiltak. Beskriv en kortfattet oppsummering av analysen som er gjort (innhold og prosess), og sett inn referanse til interessentanalysen (dokumentet).
Prosedyre for interessentanalyse i prosjekt: Prosjekt, Interessentanalyse
2. Lage situasjonsbeskrivelse
Når interessentanalysen foreligger og det er klart hva prosjektet eller releasen skal levere, gjennomføres en kortfattet situasjonsbeskrivelse av prosjektets kommunikasjonsutfordringer og -behov. Omfang av situasjonsbeskrivelsen kan variere fra et par setninger til en lengre utredning, avhengig av behov.
Anbudsprosjekter krever spesielt god kontroll med og dokumentasjon av kommunikasjon med potensielle leverandører. Hvert prosjekt må vurdere om kommunikasjonsstrategien skal omfatte kommunikasjon i forbindelse med anbud, eller om dette håndteres på annen måte.
Beskriv hvilken kommunikasjonsstrategi som skal brukes. Proaktiv eller reaktiv? Kommunikasjonsaktiviteter knyttet til milepæler? Kommunikasjon en eller begge veier? Beskriv overordnet framgangsmåte.
3. Definere kommunikasjonsmål
Beskriv prosjektets eller releasens hovedmål for kommunikasjonen, basert på de to foregående punktene. Hva vil man oppnå? Typiske mål: Omdømme, engasjement, holdnings- og atferdsendringer, forventningsstyring og forankring. Det er ikke noe krav om at alle interessentgrupper skal treffes av kommunikasjonstiltak, dette vil være avhengig av kommunikasjonsmålene.
Husk at kommunikasjonsmålene skal støtte opp under prosjektets eller releasens mål på (minst) to måter:
• Bidra til å gjennomføre prosjektet/releasen på en vellykket måte
• Bidra til å oppnå gevinster av prosjekt- eller release-resultatene
Det anbefales å benytte tilstrekkelig tid på å formulere kommunikasjonsmålene. Det man først tenker på som målsetning viser seg ofte å være et budskap. Det er en fordel å diskutere målsetningene med flere personer. Sjekk målformuleringer ved å spørre "hvorfor". Svaret på "hvorfor" gir som regel en bedre målformulering. Når målene er godt formulert, blir det ganske enkelt å finne målgruppe, budskap og kommunikasjonskanaler. Som regel ender man opp med bare et fåtall mål.
4. Definer målgrupper og budskap
Man legger opp kommunikasjonen med målgruppene i henhold til hva man ønsker å oppnå, f.eks. ønsker man dialog eller spredning av informasjon? Husk å tilpasse budskapet til målgruppene. Bruk skjemaet i malen til hjelp.
5. Lag handlingsplan
Når trinnene ovenfor er gjennomført lages en aksjonsliste med konkrete kommunikasjonstiltak. Se kap. 3 i Word-malen, eller bruk vedlagte Excel-mal hvis den passer bedre til behovet.
Referanser