Hensikt og
omfang
Hensikten
med denne prosedyren er å gi hjelp til å gjennomføre kost/nytte-analyse av
prosjekter og dokumentere dette i en Prosjektbegrunnelse.
Målgruppen er porteføljeprosessen i Helse
Midt-Norge, styringsgruppen, prosjekteier, prosjektleder, nøkkelinteressenter
og andre som har interesse av verdiene som skapes i prosjektet.
Ansvar
Prosjektleder
vil normalt føre Prosjektbegrunnelsen i pennen.
Prosjekteier er
overordnet ansvarlig for vurderingene som er gjort og beskrevet i dokumentet.
Definisjoner
N/A
Arbeidsbeskrivelse
Første
versjon:
- Lages i Konseptfasen
og godkjennes av den som bestilte konseptutredningen, dette kan ofte være
et områdestyre, før det eventuelt går videre til beslutningssak å starte et
prosjekt.
- Det er en
fordel å snakke med mulige leverandører og andre som har jobbet med
tilsvarende oppgaver tidligere.
- Kartlegg
nøkkelinteressenter i henhold til prosedyre Prosjekt, Interessentanalyse.
- Bruk vedlagte
Word-mal
- Viktigste usikkerheter
(Kapittel 5):
- Vurder
prosjektets overordnede egenskaper og bestem prosjektkartet. Bruk
vedlagte Excel-mal for å lage spiderweb-figuren.
- Sett opp
usikkerhetsmatrise, se prosedyre Risikostyring av prosjekt- og release-gjennomføring. Risikovurderingen skal
identifisere mulige trusler mot prosjektets målbilde (gevinst/tid/kostnad).
Nivå for sannsynlighet og
konsekvens av hendelser skal angis i tråd med kriteriene
beskrevet i kapittel 4.1 i Risikostyring i Helse Midt-Norge - Prosedyre (RIS) (Ikke tilgjengelig).
- Kost/nytte-vurdering
(Kapittel 6):
- Estimer forventede
kostnader, se prosedyre Prosjekt, prosjektbudsjett.
- Angi
endringer i tjenestekostnader, se veiledning i dokumentmal.
- Gevinster: diskuter
forventede gevinster med viktige interessenter og tjenesteutvikler, de
viktigste gevinstene fylles inn under nytte.
- Sett opp
inntjeningskalkyle. Velg mellom grafisk framstilling i søyler eller
tabellform. Bruk vedlagte excel-mal for å lage figur eller tabell, og se
ytterligere veiledning der.
- Prioriteringskriterier
(Kapittel 7):
- Involver
relevante interessenter fra foretakene og de mest sentrale seksjonsledere
i Hemit for å fylle ut tabellene om nytteverdi og gjennomføringsevne.
Dette er viktig informasjon til porteføljestyringen for å avgjøre når
eventuelt et prosjekt kan starte opp.
For senere
versjoner av prosjektbegrunnelsen:
- Prosjektleder
og prosjekteier legger fram oppdatert versjon av dokumentet for
godkjenning av styringsgruppen ved hver faseovergang, eller når
replanlegging er nødvendig pga. avvik eller endringer.
- Kost/nytte
skal alltid revurderes. Involver nøkkelinteressenter på nytt.
- Oppdater prosjektkart
(spiderweb) og usikkerhetsmatrise slik at man ser utviklingen i prosjektet
i forhold til tidligere versjoner av prosjektbegrunnelse.
Tilpasning av prosjektbegrunnelse til små prosjekter
Med små
prosjekter menes prosjekter med varighet mindre enn et år, omfang mindre enn
800 timer totalt og budsjett som stort sett dekker timeforbruket, dvs. ingen
større anskaffelser.
Prosjektbegrunnelsen
for disse vil bare ha én revisjon som tas frem i oppstarten.
- Skriv kort,
men presist. Begrens til noen få setninger på kapitlene, og legg vekt på
det som er mest viktig:
- 3.1-3.3 (Hensikt),
med underkapitler
- 4 (Forventede
ulemper)
- 6.3 (Gevinster)
- Følgende
kapitler fylles ikke ut:
- 5.1
(Prosjektkart)
- 6.4
(Inntjeningskalkyler)
- 6.5 (Utvikling
kost/nytte)
- Veiledning
til andre kapitler:
- 5.2
(Risikoanalyse) – gjør den enkel, ikke omfattende.
- 6.1
(Prosjektkostnader) – estimeres enkelt med timer, timepris, og eventuelt andre
kostnader (reise, materiell). Man behøver ikke bruke estimatmodellen på
små prosjektkostnader, selv om det er det enkleste
- 6.2 (Endring
i tjenestekostnader) – fylles bare ut dersom prosjektet vil påvirke
tjenestekostnader fra Hemit.
- 7.0
(Prioriteringskriterier) – skal fylles ut dersom prosjektet
finansieres fra regionale midler eller Hemit, men det oppfordres også for
øvrige prosjekter i Helse Midt-Norge
Referanse