Hensikt og omfang

Hensikten med denne prosedyren er å gi hjelp til å gjennomføre kost/nytte-analyse av prosjekter og dokumentere dette i en Prosjektbegrunnelse.

Målgruppen er porteføljeprosessen i Helse Midt-Norge, styringsgruppen, prosjekteier, prosjektleder, nøkkelinteressenter og andre som har interesse av verdiene som skapes i prosjektet.

Ansvar

Prosjektleder vil normalt føre Prosjektbegrunnelsen i pennen.

Prosjekteier er overordnet ansvarlig for vurderingene som er gjort og beskrevet i dokumentet.

Definisjoner

Prosjektbegrunnelse: DIFIs anbefalte navn på PRINCE2 Business Case.

Arbeidsbeskrivelse

Første versjon:

• Lages i Konseptfasen og godkjennes av RPT for regionale prosjekter, eller Hemit ledermøte for andre prosjekter.
• Det er en fordel å snakke med mulige leverandører og andre som har jobbet med tilsvarende oppgaver tidligere.
• Kartlegg nøkkelinteressenter i henhold til prosedyre Prosjekt, Interessentanalyse.
• Bruk vedlagte Word-mal, eller for små prosjekter bruk PowerPoint-mal isteden. (Med små prosjekter menes prosjekter med varighet mindre enn et år, omfang mindre enn 800 timer totalt og budsjett som stort sett dekker timeforbruket, dvs. ingen større anskaffelser).
• Viktigste usikkerheter (Kapittel 5):
• Vurder prosjektets overordnede egenskaper og bestem prosjektkartet. Bruk vedlagte Excel-mal for å lage spiderweb-figuren.
• Sett opp usikkerhetsmatrise, se prosedyre Risikostyring av prosjekt- og release-gjennomføring. Risikovurderingen skal identifisere mulige trusler mot prosjektets målbilde (gevinst/tid/kostnad). Nivå for sannsynlighet og konsekvens av hendelser skal angis i tråd med kriteriene beskrevet i vedlegg A i Regionalt rammeverk for risikostyring.
• Kost/nytte-vurdering (Kapittel 6):
• Estimer forventede kostnader, se prosedyre Prosjekt, prosjektbudsjett.
• Angi endringer i tjenestekostnader, se veiledning i dokumentmal.
• Nyttevurderinger: diskuter forventede gevinster med viktige interessenter og tjenesteutvikler, de viktigste gevinstene fylles inn under nytte.
• Sett opp inntjeningskalkyle. Velg mellom grafisk framstilling i søyler eller tabellform. Bruk vedlagte excel-mal for å lage figur eller tabell, og se ytterligere veiledning der.

 

For senere versjoner av prosjektbegrunnelsen:

• Prosjektleder og prosjekteier legger fram oppdatert versjon av dokumentet for godkjenning av styringsgruppen ved hver faseovergang, eller når replanlegging er nødvendig pga. avvik eller endringer.
• Kost/nytte skal alltid revurderes. Involver nøkkelinteressenter på nytt.
• Oppdater prosjektkart (spiderweb) og usikkerhetsmatrise slik at man ser utviklingen i prosjektet i forhold til tidligere versjoner av prosjektbegrunnelse.

 

Referanse

Ikke relevant