Hensikten med faseovergang er å ha et beslutningspunkt for å fortsette, endre, eller avslutte prosjektet.
Prosedyren beskriver aktiviteter, hvilke dokumenter som utarbeides, og hvordan faseoverganger i prosjekt styres. Det mest sentrale er prosjektbegrunnelsen.
Prosjekteier, styringsgrupper og prosjektledere har ansvar for at prosedyren følges.
Prosjektleder: ansvarlig for å ta fram nødvendig beslutningsunderlag til prosjektstyret til hver faseovergang.
Prosjekteier: ansvarlig for godkjenning av prosjektets Prosjektbegrunnelse og ansvarlig for at prosjektets effektmål og gevinster oppnås i praksis.
Ikke relevant
Denne prosessen startes når det nærmer seg slutten av hver fase, og avsluttes ved beslutningspunktet før neste fase.
Prosjektdokumenter ut fra denne prosessen:
Opprettes:
Revideres:
Arbeidsgang:
Det er ikke viktig hvilken rekkefølge man gjennomfører punktene fra 1 til 6, så lenge disse er utført eller vurdert før den formelle behandlingen på punkt 7.
i. Prosjektet fortsetter som planlagt. Faseovergang og dokumentene godkjennes. Prosjekteier/styringsgruppa konkluderer med at de planlagte gevinstene fortsatt er innen rekkevidde for prosjektet, og prosjektleder får tillatelse til å fortsette i henhold til framlagt plan for neste fase.
ii. Prosjektet fortsetter, men med justert kurs. Prosjekteier/styringsgruppa konkluderer med at planlagt gevinst er vanskelig å oppnå med opprinnelig prosjektplan og -omfang. Styringsgruppa beslutter i møtet at prosjektleder skal replanlegge prosjektet, dvs. utarbeide ny prosjektplan og faseplan for å endre kursen på prosjektet. Dette arbeidet må gjøres i samarbeid med prosjekteier. Deretter vil prosjektleder legge fram ny versjon av prosjektplanen og ny faseplan for prosjekteier/styringsgruppa.
iii. Prosjektet stoppes. Prosjekteier/styringsgruppa konkluderer med at det ikke lenger er mulig å oppnå tilstrekkelige gevinster av prosjektet, og ønsker å heller bruke ressursene på andre aktiviteter eller til andre prosjekter. Styringsgruppa beslutter da at prosjektet går rett til prosedyre for avslutning, se Prosjekt, avslutning.
Til støtte ved faseovergangene har Prosjektveiviseren (digdir.no) utarbeidet sjekklister for alle beslutningspunkter, se lenke under Relatert til sjekkliste for beslutningspunkt 4 – overgang til avslutningsfase.