Hensikt og omfang
Hensikten med faseovergang er å ha et beslutningspunkt for å fortsette, endre, eller avslutte prosjektet.
Prosedyren beskriver aktiviteter, hvilke dokumenter som utarbeides, og hvordan faseoverganger i prosjekt styres. Det mest sentrale er prosjektbegrunnelsen.
Ansvar
Prosjekteier, styringsgrupper og prosjektledere har ansvar for at prosedyren følges.
Prosjektleder: ansvarlig for å ta fram nødvendig beslutningsunderlag til prosjektstyret til hver faseovergang.
Prosjekteier: ansvarlig for godkjenning av prosjektets Prosjektbegrunnelse og ansvarlig for at prosjektets effektmål og gevinster oppnås i praksis.
Definisjoner
Ikke relevant
Arbeidsbeskrivelse
Når
Denne prosessen startes når det nærmer seg slutten av hver fase, og avsluttes ved beslutningspunktet før neste fase.
Tidspunkt for faseovergang skal alltid overholdes tidsmessig, selv om aktiviteter i fasen ikke er ferdig etter planen.
Prosjektdokumenter ut fra denne prosessen:
Opprettes:
- Faseplan for neste fase
- Faserapport for inneværende fase
- Eventuelt:
- Produktbeskrivelser
- Avviksplan
- Erfaringsrapport
Revideres:
- Prosjektbegrunnelse
- Eventuelt:
- Prosjektplan
- Gevinstrealiseringsplan
- Interessentanalyse
- Kommunikasjonsplan
- Risikomatrise
Arbeidsgang:
Det er ikke viktig hvilken rekkefølge man gjennomfører punktene fra 1 til 6, så lenge disse er utført eller vurdert før den formelle behandlingen på punkt 7.
- Sjekkliste for faseovergang:
- For faseovergang fra planleggingsfase til gjennomføringsfase: se sjekkliste for beslutningspunkt 3. Bruk enten fasesjekklisten på prosjektets Prosjektweb, eller vedlagte mal for sjekkliste. Prosjektleder går gjennom denne og fyller ut, og den legges ved til styringsgruppa for den formelle behandlingen på punkt 7.
b. For overgang til ny delfase i gjennomføringsfasen (for prosjekt med flere ledefaser): bruk sjekklisten for beslutningspunkt 4 (BP4), men sett i lys av at det dreier seg om overgang fra en delfase til den neste.
c. Faseovergang gjennomføringsfase til avslutningsfase: se sjekkliste for beslutningspunkt 4 (BP4).
- Faseovergang avslutningsfase til realiseringsfase: se sjekkliste for beslutningspunkt 5 (BP5).
- Faserapport, se vedlagte mal. Prosjektleder utarbeider en faserapport over resultatene fra inneværende fase. Vær så kort som mulig. Lærdom som bør få konsekvens for videreføring av prosjektet beskrives i faserapporten eller i prosjektbegrunnelsen (ikke begge steder). Sjekkliste i punktet over kan benyttes som alternativ til faserapport, dersom det vurderes som god nok faserapport for det aktuelle prosjekt. Dersom fasesjekklisten på prosjektweb benyttes, skal den i tilfelle eksporteres til excel og arkiveres i Elements.
- Lag oppdatert versjon av prosjektbegrunnelse: vurdér utviklingen av kost/nytte av prosjektet. Involver gjerne nøkkelinteressenter, deltakere i prosjektgruppa, prosjekteier og eventuelt resten av styringsgruppa. Er forutsetningene for prosjektet fortsatt gjeldende, og er gevinstene fortsatt innen rekkevidde? Vurder om kostnadsbildet er endret. Prosjektleder fører oppdateringene i pennen.
- Dersom prognose for kostnader er økt utover ramme, må avviksprosess følges, se Prosjekt, Endring og avvik i prosjekter, og et nytt budsjett må godkjennes før faseovergang kan godkjennes.
- Ta en gjennomgang av interessentanalyse, kommunikasjonsplan og gevinstrealiseringsplan, og gjør endringer om behov. Har noe endret seg? Involver nøkkelinteressenter og gevinstansvarlig(e).
- Revider risikomatrise (prosjektrisiko, også kalt usikkerhet) på prosjektweb.
- Planlegg neste fase:
- Fyll ut Faseplan, se mal i vedlegg.
- Ta en gjennomgang av Prosjektplan. Juster dersom det er blitt endringer. Ved behov for større endringer i prosjektet og scope, og dermed prosjektplan, bør dette først formelt behandles og besluttes som punkt 7 b ii under.
- Beslutningsprosess og formell behandling:
- Kall inn til styringsgruppemøte. Som vedlegg til saksunderlag skal medfølge: faserapport, faseplan, oppdatert prosjektbegrunnelse, og eventuelt oppdatert prosjektplan.
- Ved vurdering av faseovergangen må prosjekteier/styringsgruppa ta stilling til fortsettelse av neste fase. Her er det i prinsippet tre mulige alternativer videre for prosjektet:
i. Prosjektet fortsetter som planlagt. Faseovergang og dokumentene godkjennes. Prosjekteier/styringsgruppa konkluderer med at de planlagte gevinstene fortsatt er innen rekkevidde for prosjektet, og prosjektleder får tillatelse til å fortsette i henhold til framlagt plan for neste fase.
ii. Prosjektet fortsetter, men med justert kurs. Prosjekteier/styringsgruppa konkluderer med at planlagt gevinst er vanskelig å oppnå med opprinnelig prosjektplan og -omfang. Styringsgruppa beslutter i møtet at prosjektleder skal replanlegge prosjektet, dvs. utarbeide ny prosjektplan og faseplan for å endre kursen på prosjektet. Dette arbeidet må gjøres i samarbeid med prosjekteier. Deretter vil prosjektleder legge fram ny versjon av prosjektplanen og ny faseplan for prosjekteier/styringsgruppa.
iii. Prosjektet stoppes. Prosjekteier/styringsgruppa konkluderer med at det ikke lenger er mulig å oppnå tilstrekkelige gevinster av prosjektet, og ønsker å heller bruke ressursene på andre aktiviteter eller til andre prosjekter. Styringsgruppa beslutter da at prosjektet går rett til prosedyre for avslutning, se Prosjekt, avslutning.
Til støtte ved faseovergangene har Prosjektveiviseren (digdir.no) utarbeidet sjekklister for alle beslutningspunkter, se lenke under Relatert.