Hensikt og omfang

Dokumentet beskriver planlegging, gjennomføring og rapportering fra pilotutprøving av prosjektleveranser.

Pilot er utprøving av en eller flere prosjektleveranser i liten skala. Hensikten med pilot er å lære og skaffe erfaring med bruk, slik at prosjektleveransene kan forbedres før de tas i bruk i større skala.

Vi kan også bruke pilotering for tidlig uttesting av teknologiske løsninger (proof-of-concept), dette er særlig relevant for ny og lite utprøvd teknologi

Ansvar

• Prosjektleder har ansvar for å utforme pilotplan/rapport
• Prosjekteier og styringsgruppe har ansvar for å godkjenne planene
• Styringsgruppe har ansvar for å bidra med ressurser til pilotering
• Ressurseiere for de som skal delta har ansvar for at ressursene kan bruke tid på piloteringen

Definisjoner

Prosjektleveranser: Med prosjektleveranser menes i denne prosedyren alle typer leveranser, ikke bare tekniske produkter. Vi kan pilotere supportrutiner, opplæringsregimer, gevinstmålinger, utprøving av nye roller og ansvarsområder etc., dvs. alle forhold som bidrar til nytteverdi fra prosjektet

Arbeidsbeskrivelse

Dette er gangen i planlegging, gjennomføring og rapportering:

• Planlegging: I løpet av piloten ønsker man å måle egenskaper ved det som skal piloteres. Det er derfor viktig at piloten planlegges godt, slik at vi får målt det vi ønsker å måle. I etterkant kan det være vanskeligere å innhente denne kunnskapen.
• Pilotplan: Opparbeidet kunnskap og måleresultater fra piloten skal beskrives i pilotrapporten. Ettersom resultatene er avhengig av planleggingen, bør første del av pilotrapporten, til og med kap. 5, utformes i før piloten iverksettes. Her beskrives det vi ønsker å måle, denne delen av rapporten vil dermed fungere som en pilotplan. På denne måten sikrer vi at ikke noe blir avglemt i planlegging og gjennomføring. Det anbefales å involvere prosjekteier i dette arbeidet.
• Informasjon til deltakere: Omfang og utvelgelse av de involverte i piloten er avhengig av hva man vil oppnå, og avhenger av hva man ønsker å måle. De som skal delta må få god informasjon om hvor langt prosjektet har kommet, og hvor ferdig/uferdig løsningene som piloteres er. De må forstå og akseptere at de er prøvekaniner og at leveransene ikke har funnet sin endelige utforming. God kommunikasjon om dette er viktig.
• Gjennomføringsplan: Når det er avklart hva vi ønsker å oppnå med piloten, utformes gjennomføringsplanen i kap. 6. Dette blir å regne som en «produksjonssettingsplan» for piloten. Pilotperioden skal ha en tydelig start og sluttdato.
• Rapportering: Etter gjennomføring av pilot beskrives erfaringene i kap. 7 i dokumentet.

Man bør tilstrebe en smidig tilnærming til prosjektleveranser, og vurdere om «pilotering» kan brukes som en metode for inkrementell utrulling. I stedet for en «big bang» produksjonssetting kan man planlegge med et sett med produksjonssettinger, der hver produksjonssetting inneholder mer funksjonalitet og tas i bruk i større omfang, og hvor man systematisk innhenter læringspunkter. Dermed vil man få verdifull erfaring og kunne bygge inn forbedring underveis før hele løsningen kommer i ordinær drift for alle brukere.

Referanse

<Ikke aktuelt>