Hensikt og omfang

Hensikten med rutinene er å ha kontroll med endringer og avvik i prosjektleveranser.

Ansvar

Prosjektleder er ansvarlig for at underlag utformes.

Prosjekteier har ansvar for vedtak.

Definisjoner

Endringer: defineres som avtalte endringer i prosjektets omfang (tid/kost/kvalitet), og/eller leveranser.

Avvik: betegner at det har oppstått en situasjon som gjør at prosjektet ikke kan gjennomføres innenfor avtalt fremdriftsplan, økonomiske rammer og/eller kvalitet.

 

 

Arbeidsbeskrivelse

 

Endringer

Endringer i prosjektomfang, og/eller leveranser

Endringer i et prosjekt kan være både økning av omfang, reduksjon av omfang, samt endringer i kostnad/tid/kvalitet

• Endringer som går utover avtalte prosjektrammer skal eskaleres til prosjektets styringsgruppe.

• Underlag for endring: beskriv endringen i saksunderlag til prosjektstyret. Dersom behov for et mer formelt skjema som endringsunderlag med signatur på bestilling, benytt vedlagte mal for endringsskjema.

• Ved godkjenning av endringer skal Prosjektplan, Prosjektbegrunnelse, Faseplaner og Gevinstrealiseringsplan verifiseres og om nødvendig oppdateres.

• Beslutning i styringsgruppen dokumenteres i møtereferat.

• Vedtatte endringer bør loggføres, se vedlagt forslag til mal for endrings- og avvikslogg. Legg inn referanse til hvor beslutningen om endringen ble tatt, og av hvem.

 

Endringer i leveranse fra leverandør

Endring av kontrakt reguleres av avtaleteksten for den enkelte anskaffelsen og eventuelt tilhørende ramme-/konsernavtale.

• Prosjektleder skal ta opp med leverandør relevante funksjonelle, tekniske og prosjektrelaterte (tid/økonomi) konsekvenser før bestilling av endringen. Dette skal dokumenteres i et endringsskjema, ofte er det en mal fra leverandør, eller benytt vedlagte mal
• Endringer i kontrakt skal loggføres, både endring i omfang (bestillinger/avbestillinger) og eventuelle avtalte endringer i kontraktstekst
• Bestilling av endringer fra leverandør skal gjøres i henhold til gjeldende prosedyre for Fullmakter, attestasjon og anvisninger (Fullmaktsmatrise) (Gyldig)

 

Avvik

Et avvik i prosjekt er hendelser som medfører at rammene for prosjektet er brutt, eller kommer til å bli brutt, enten på tid, kostnad eller kvalitet.

 

Underveis i et prosjekt kan det også oppstå andre typer avvik, disse skal meldes og behandles i tråd med aktuelle rutiner for det, se Melding av feil, avvik, forbedringsforslag - Prosesskart for veiledning. I disse tilfeller brukes EQS-saken som saksunderlag også til styringsgruppen dersom avviket også påvirker prosjektets rammer.

 

• Avvik i prosjekt skal behandles formelt av prosjektets styringsgruppe og/eller prosjektets prosjekteier.

• Underlag for avvik utarbeides så snart det er avdekket et mulig avvik.

• Avviksbehandling skal være sporbar, det vil si beslutning skal dokumenteres.

• Vurdér om det er nødvendig å oppdatere prosjektplan, prosjektbegrunnelse, eller andre styrende dokumenter.

 

Avhengig av avviket, bruk ett av følgende som underlag for å beskrive avviket til behandling:

a) vedlagte mal for avviksskjema

b) beskrive avviket som del av et saksunderlag

c) avvik i leveranser fra en leverandør skal reguleres av avtaleteksten for den enkelte anskaffelsen og eventuelt tilhørende ramme-/konsernavtale. Mal for avviksskjema benyttes såfremt dette er i tråd med avtalens bestemmelser

d) opprett avviket som sak i EQS dersom avviket er av en type som nevnt i Melding av feil, avvik, forbedringsforslag - Prosesskart.

 

Spesielt om håndtering av avvik fra avtalte spesifikasjon i leveranse fra leverandør

Prosjektleder er ansvarlig for at avvik på leveranser meldes til leverandør i henhold til avtalens bestemmelser og innenfor avtalens frister.

 

Referanse