Hensikt og omfang
Hensikten med rutinene er å ha kontroll med endringer og avvik i prosjekter.
Ansvar
Prosjektleder er ansvarlig for at underlag utformes.
Prosjekteier har ansvar for vedtak.
Definisjoner
Endringer defineres som avtalte endringer i prosjektets omfang (tid/kost/kvalitet), og/eller leveranser.
Avvik betegner at det har oppstått en situasjon som gjør at prosjektet ikke kan gjennomføres innenfor avtalt fremdriftsplan, økonomiske rammer og/eller kvalitet.
Arbeidsbeskrivelse
Endringer
Endringer i prosjektomfang, og/eller leveranser
• Endringer som går utover avtalte prosjektrammer skal eskaleres til prosjektets styringsgruppe.
• Underlag for endring: beskriv endringen i saksunderlag til prosjektstyret. Dersom behov for et mer formelt skjema som endringsunderlag med signatur på bestilling, benytt vedlagte mal for endringsskjema.
• Ved godkjenning av endringer skal Prosjektplan, Prosjektbegrunnelse, Faseplaner og Gevinstrealiseringsplan verifiseres og om nødvendig oppdateres.
• Beslutning i styringsgruppen dokumenteres i møtereferat.
• Vedtatte endringer bør loggføres, se vedlagt forslag til mal for endrings- og avvikslogg. Legg inn referanse til hvor beslutningen om endringen ble tatt, og av hvem.
Endringer i leveranse fra leverandør
Utvidelse av kontrakt reguleres av avtaleteksten for den enkelte anskaffelsen og eventuelt tilhørende ramme-/konsernavtale.
• Prosjektleder skal ta opp med leverandør relevante funksjonelle, tekniske og prosjektrelaterte (tid/økonomi) konsekvenser før bestilling av endringen. Dette skal dokumenteres i et endringsskjema, ofte er det en mal fra leverandør, eller benytt vedlagte mal.
• Bestilling av endringer fra leverandør skal gjøres i henhold til gjeldende prosedyre for Fullmakter, attestasjon og anvisninger (Fullmaktsmatrise) (Gyldig) .
Avvik
• Avvik skal behandles formelt av prosjektets styringsgruppe og/eller prosjektets prosjekteier.
• Underlag for avvik utarbeides så snart det er avdekket et mulig avvik. Bruk eventuelt vedlagte mal for avviksskjema, eller beskriv avviket i et saksunderlag.
• Avviksbehandling skal være sporbar, det vil si beslutning skal dokumenteres.
• Vurdér om det er nødvendig å oppdatere prosjektplan, prosjektbegrunnelse, eller andre styrende dokumenter.
Håndtering av avvik fra avtalte spesifikasjon i leveranse fra leverandør
Håndtering av avvik i leveranser fra en leverandør skal reguleres av avtaleteksten for den enkelte anskaffelsen og eventuelt tilhørende ramme-/konsernavtale. Prosjektleder er ansvarlig for at avvik fra leveranser meldes til leverandør i henhold til avtalens bestemmelser og innenfor avtalens frister. Vedlagt avviksskjema kan benyttes om dette er i tråd med avtalens bestemmelser.