Hensikt og omfang

Prosedyrens hensikt er å sikre at prosjekter i Helse Midt-Norge har nødvendig kompetanse og kapasitet til å gjennomføre vedtatte prosjekter.

Prosedyren er primært rettet mot bestilling av personer fra foretak i HMN til å delta i regionale prosjekter ledet av Hemit. Rutinen er aktuell ved:

·        Konseptfasen: Forberede underlag for vedtak om prosjektoppstart

·        Planleggingsfasen: Planlegging av prosjektets ressurs- og kompetansebehov for hele prosjektet

·        Faseoverganger: Planlegging av nye ressurs- og kompetansebehov i neste fase

Prosedyren kan også brukes mellom foretak for forespørsel om deltakelse i prosjekter eller ved forespørsler tilknyttet etablering av lokale prosjektorganisasjoner; i slike tilfeller må malen tilpasses det aktuelle prosjektet.

Ansvar

·        Helse Midt-Norges porteføljekontor

·        Hemits Prosjektkontor

·        Prosjektledere

·        Prosjekteiere og deltakere i styringsgrupper

Definisjoner

Arbeidsbeskrivelse

Før prosjektoppstart

·        I Konseptfasen skal konseptutreder i samarbeid med prosjekteier sørge for at nøkkelressurser for planleggingsfasen er på plass før faseplan for planleggingsfasen fullføres. Dette må avklares med linjelederne som er ansvarlig for ressursene som trengs. Faseplanen må ta høyde for aktuell ressurssituasjon.

·        I konseptfasen vil Porteføljekontoret bidra med å finne ressurser til prosjektoppstart.

Etter prosjektoppstart

·        I planleggingsfasen må prosjektleder kartlegge ressursbehovet for hele prosjektet. Det vil være uheldig å måtte bytte nøkkelressurser underveis. Overordnet framdriftsplan for prosjektet må ta høyde for den aktuelle ressurssituasjonen.

·        Prosjekteier og styringsgruppa for prosjektet skal være behjelpelig med å finne ressurser fra HF-ene.

·        Prosjektleder diskuterer behov med de som deltok i konseptfasen og med prosjekteier, styringsgruppe og allerede utpekte prosjektdeltakere

·        Prosjektleder beskriver behovet etter beste evne, og avtaler med ressurseierne (linjeledere). Forespørselen bør inneholde informasjon om behovet og forventede arbeidsoppgaver, forventet omfang (stillingsandel) og tidsplan.

·         Det må framkomme om estimatene er usikre.

·         Økonomi: Hvis det er økonomiske avklaringer, for eksempel frikjøp, så må dette fremkomme i forespørselen. Det bør også fremgå hvis finansiering er uklart. I tilfeller der det er aktuelt med frikjøp av ressurser fra et eller flere foretak så skal den vedlagte mal for avtale om frikjøp av personalressurs benyttes.

·         Svarfrist: La det gå klart frem av forespørselen hvilken svarfrist som gjelder og hvem svaret skal stiles til. Hvis det ikke er mottatt svar innen frist så er det prosjektleders ansvar å purre.

·        Ved faseovergang må ressurser for neste fase være på plass, og faseplanen for neste fase må ta høyde for ressurssituasjonen.

Forespørslene og svarene skal arkiveres.

 

Referanse

Ikke relevant