Hensikt og omfang

Hensikten med en interessentanalyse er å identifisere personer, enheter eller organisasjoner som har interesse av, kan påvirke, eller berøres av planlagte endringer. Interessenter kan være både interne og eksterne.

Analysen kartlegger deres behov og forventninger, samt definerer aktiviteter for interessenthåndtering, dvs. hvordan sette viktige interessenter i sving for at prosjektet skal bli mest mulig vellykket.

Alle prosjekter skal gjøre en interessentanalyse, og denne skal vedlikeholdes gjennom prosjektet, minimum ved hver faseovergang.

Ansvar

Prosjektleder og prosjekteier er ansvarlig for at interessentanalyse blir gjennomført i prosjektet.

Styringsgruppa har ansvar for å kvalitetssikre interessentanalysen, men analysen er ikke å betrakte som et styrende dokument og det kreves derfor ingen formell godkjennelse.

Definisjoner

KPI – Key Performance Indicator.

Arbeidsbeskrivelse

Framgangsmåte

Normalt finnes første versjon av interessentanalyse fra konseptfasen.

Snakk med mange for at interessentkartleggingen skal bli av god kvalitet.

•         Benytt prosjekteier, styringsgruppa og gevinsteiere for prosjektet til å få råd om hvem man bør ta med i interessentkartleggingen.

•         IT-sjefer, systemeiere, fagsjefer, tjenesteutvikler, og medlemmer av regionale brukergrupper er andre gode personer å starte med.

•         Snakk også med ledere for de som skal benytte resultatene fra prosjektet.

1.    Samle en fornuftig gruppe til interessentkartlegginger, eventuelt del opp.

2.    Identifiser mulige interessenter. Bruk vedlagte Excel-mal til å dokumentere resultatet, eller interessentregisteret på prosjektets SharePoint-side. Regnearket bør kompletteres etter behov når man går videre med detaljert interessentanalyse for enkelte områder.

3.    Angi hvor stor interesse og innflytelse (Lav/Høy) interessentene har for prosjektet, prosjektgjennomføring og dets resultater. Innflytelsen kan dreie seg om både formell og uformell myndighet. Se «Kategorisering» nedenfor.

4.    Identifiser typiske representanter/kontaktpersoner.

5.    Diskuter i gruppen, kartlegg hva interessenter er opptatt av:

•         Hvilke områder har interessenten fokus på? 

•         Hvilke spørsmål og bekymringer har interessenten?

•         Hvilke utfordringer mener interessenten fins på området?

•         Hvilke krav og behov dekkes ikke i dag?

•         Hvilke andre personer bør man ta kontakt med?

6.    Nøkkelinteressenter bør man ta kontakt med og intervjue særskilt.

7.    Skaff oversikt over de målinger (KPI’er) som interessentene ser på i dag på området, særlig fra sluttbrukere og interessenter med høy innflytelse. Hvordan utføres målingene? På hvilken kommunikasjonskanal kommuniseres målingen/resultat ut til virksomhet? Er det behov for å få på plass nye KPI’er med prosjektet?

8.    Definere hvilket engasjement vi ønsker fra dem, og vurder hvordan vi får det. Det er spesielt viktig å få involvert nøkkelinteressentene til beste for prosjektet

Den generelle interessentanalysen bør fokusere på grupper av interessenter, men bør også peke ut typiske representanter for gruppen.

For små prosjekter som ikke lager egen kommunikasjonsplan, kan interessentanalysen også inneholde kommunikasjonstiltak. Se vedlagte «mal for interessentanalyse og kommunikasjonsplan for små prosjekter» og se prosedyre Prosjekt og release, Kommunikasjonsplan.

Se link til prosjektveiviseren for mer innspill til interessentanalyse i forskjellige faser i prosjektet.

Kategorisering

Vær bevisst hvilken interesse og innflytelse interessentene har. Det er interessen (ikke innflytelsen) man kan påvirke mest, strategien bør være å bevege mest mulig fra publikum og skeptikere til medspillere og nøkkelinteressenter.

 

 

 

 

Referanser

F. Ackermann & C. Eden (2011): Strategic Management of Stakeholders: Theroy and Practice.

G. T. Savage, T. W. Nix, C. J. Whitehead & J. D. Blair: Strategies for assessing and managing organizational stakeholders.