Prosjekt, gevinstrealisering v. 1.8

Hensikt og omfang

Hensikten med prosedyren er å bidra til å gjøre prosjekt- og linjeorganisasjonen i stand til å planlegge og realisere gevinster og sørge for maksimal nytteverdi fra prosjekter i Helse Midt-Norge

Ansvar

Prosjekteier, prosjektleder, styringsgruppa/programstyret, programeier, programleder, linjeledere, gevinstansvarlige, systemeiere og tjenesteansvarlige.

 

Prosjektleder og prosjekteier har sammen ansvar for at Gevinstrealiseringsplanen blir utarbeidet. Linjeledere, gevinstansvarlige i HF-ene og prosjektmedarbeidere må delta i arbeidet. Linjeledere har ansvar for oppfølging etter prosjektavslutning.

Definisjoner

Effektmål:                    Ønsket tilstand (effekten) som prosjektet skal bidra til på sikt

Gevinst:                       En målbar forbedring som følge av at et eller flere effektmål er oppnådd. MSP sin definisjon: The measurable improvement resulting from an outcome perceived as an advantage by one or more stakeholders, and which contributes towards one er more organizational objective(s)

Linjeleder:                   Linjeleder, som regel på nivå 1 eller 2, er hovedansvarlig for realisering av gevinster ved foretaket og/eller klinikken. Skal følge opp at gevinstansvarlige gjennomfører avtalte målinger og tiltak.

Gevinstansvarlig:       Gevinstansvarlig er som regel linjeledere på nivå 3 og 4, men kan også være fagansvarlige eller prosessansvarlige, f.eks. forløpskoordinator for et pakkeforløp. De er ansvarlige for aktiv oppfølging av gevinstrealiseringsplan herunder tiltak, målinger og gevinstoppnåelse.

 

Arbeidsbeskrivelse

 

Hva skjer i hvilken fase

Prosjektet har ansvar for å identifisere og planlegge gevinster og målinger i tett samarbeid med linjeorganisasjonen. Arbeidet starter allerede i Konseptfasen, slik at når prosjektet vedtas i beslutningspunkt 2 (BP2) har prosjektleder allerede et godt utgangspunkt for videre arbeid. Figuren under viser sammenheng mellom PRINCE2-faser og relevante prosjektdokumenter:

 

SMARTE effektmål: Spesifikke, Målbare, Aksepterte, Realistiske, Tidssatte og Enkle

Gevinstarbeidet bør påstartes så tidlig som mulig i prosjektet. Arbeidet resulterer ofte i behov for endringer i leveransene fra prosjektet. Dette kan f.eks. være statistikk om brukstaking av løsningene for å følge opp hvor mange som tar i bruk løsningen på en optimal måte, samt støtte til gjennomføring av nullpunktmålinger. Dette muliggjør objektive målinger og statistikk i stedet for å benytte subjektive intervjuer. Dessuten kan det være nyttig å følge utvalgte måleparametre for gevinst gjennom prosjektperioden.

 

Gevinstrealiseringsplanen

Gangen med å lage Gevinstrealiseringsplanen er vist i figuren under. Det anbefales å bruke vedlagte Excel-mal i dette arbeidet. Dersom det er behov for et styrende dokument som skal godkjennes av prosjektets styringsgruppe kan Word-versjon av malen benyttes istedenfor eller i tillegg til Excel-versjonen.

  1. Tildele roller og ansvar: Prosjektet må tidlig identifisere og samarbeide med den linjeleder som er overordnet ansvarlig for gevinstene. Overordnet ansvarlig peker ut gevinstansvarlige, som utfører målinger og praktisk oppfølging etter prosjektavslutning. Gevinstplanene må utarbeides i samarbeid med disse.
  2. Utarbeide gevinstbeskrivelser: På bakgrunn av gevinsthypotesene i Prosjektbegrunnelsen og effektmålene fra Prosjektplanen utarbeides detaljerte gevinstbeskrivelser. Dette gjøres normalt i workshop, vedlagte Powerpoint-presentasjon kan være til hjelp. Forskjellige teknikker for brainstorming og workshopsledelse kan benyttes, dette er opp til hvert enkelt prosjekt. Gap-analyser fra «as-is/to-be»-analyser kan være til god hjelp. Erfaringsmessig blir det behov for flere runder med omformuleringer. Fliken «Gevinstbeskrivelser – kladd» i vedlagte regneark kan brukes til dette
  3. Prioritere gevinstbeskrivelser: Lista med gevinstbeskrivelser kan ofte bli lang etter workshop og brainstorming. I praksis er det kun et fåtall, sentrale gevinster som det er hensiktsmessig å følge opp etter at prosjektet er avsluttet. Når man har identifisert en rekke gevinsthypoteser i forrige trinn, må man nå redusere til maks. tre til fem gevinster per ansvarsområde. Disse føres inn i fliken «Gevinstrealiseringsplan» i regnearket. Formuleringene bør være SMARTE (se over). Dette gjøres gjerne av de samme som i punkt 2.
  4. Definere målinger: Definer hvilken parameter vi skal måle (f. eks. omsetning, produksjonstid, fakturerte timer, kundetilfredshet, medarbeidertilfredshet) og i hvilken kontekst (per yrkesgruppe, klinikk/avdeling, tidsperiode etc.), og hvor dataene skal hentes fra (statistikk, budsjett, spørreundersøkelse mm.). Definer en målsetting (forbedring) innenfor en tidsperiode. Forsøk å finne måleparametre som kan knyttes mot avdelingens øvrige KPI-er / dashboard.
  5. Gjennomfør nullpunktsmålinger: Bruk det definerte måleregimet og kartlegg dagens situasjon.
  6. Iverksett tiltak: Definer regime for oppfølging etter at prosjektet er avsluttet: Hva skal måles, hvor ofte, av hvem. Analyser risikoelementer og barrierer som kan hindre gevinst, og iverksett tiltak. Definer hvordan framgangen skal publiseres.

I tillegg kan man utarbeide gevinstkart til hjelp med kommunikasjon rundt gevinst. Gevinstkartene viser sammenheng mellom prosjektleveranser, effektmål, endringer og gevinster. Se vedlagte presentasjon.

Samspill mellom linje- og prosjektorganisasjon

Det er alltid linjeorganisasjonen som er ansvarlig for gevinstrealiseringsprosessen. Imidlertid må prosjektet i stor grad delta i planlegging og tilrettelegging av gevinstrealisering, i samarbeid med de som er ansvarlige i linjeorganisasjonen. Det er prosjektet som har mest kunnskap og erfaring i metodikken som benyttes, mens linja ofte har liten erfaring med denne type arbeid. Utover i prosjektet vil linja mer og mer overta eierskapet til gevinstplanleggingen, slik at det blir en glidende overgang fra prosjektstyrte til linjestyrte aktiviteter: 

 

Ulike former for gevinster

Helse Midt-Norge operer med fire typer gevinster:

 

Tips til formulering av gevinsthypoteser

Formuler gevinstene slik at de blir konkrete og målbare. Bruk gjerne følgende mal for formuleringene:

•         Hvem forbedringen gjelder for (pasienter, ansatte, mm.)

•         Selve gevinsten og størrelsen på denne

•         Kontekst (ramme/setting/sammenheng) for gevinstregistrering (hva sammenlignes det mot)

•         Årsak til gevinsten (kobling til prosjektleveranse)

•         Skal oppnås innen (tidsplan)

 

Hvis hensiktsmessig, kan man bruke tabellform. Eksempel fra gevinstarbeid ved Sykehusapotekene ved innføring av SAP:

Hvem forbedringen gjelder for:

Ansatte ved apotekutsalgene

Gevinsten

10% mindre tid på å håndtere resepter

Kontekst

Årlig per apotekutsalg, sammenlignet med før endring (nullpunktsmåling)

Årsak

Levert funksjonalitet i ny resepturløsning

Oppnås innen

1 år fra innføring av ny løsning

 

Referanser

Direktoratet for økonomistyring (DFØ): https://dfo.no/fagomrader/gevinstrealisering

Difi prosjektveiviseren: http://www.prosjektveiviseren.no/