Hensikt og omfang

Denne prosedyren beskriver avslutning av prosjekter hos HEMIT, slik at prosjektene kan avsluttes på en formell og ryddig måte. Avslutning av et prosjekt skal skje formelt og med krav til forutgående forberedelse og dokumentasjon av dette. Prosedyren for avslutning skal også følges dersom prosjektet termineres før det er ferdig.

Ansvar

Prosjektleder har ansvar for å avslutte prosjektet i henhold til denne prosedyren.

Det er prosjektets styringsgruppe som formelt vedtar at et prosjekt avsluttes. Utover styringsgruppen er det kun Styringsgruppe for digitalisering og standardisering (SDS) som kan beslutte at et prosjekt skal avsluttes.

Arbeidsbeskrivelse

Normal arbeidsgang ved prosjektavslutning

1.    Det er vanligvis prosjektleder som tar initiativ til avslutning av prosjektet. Dette gjøres i samråd med prosjekteier etter en vurdering av om prosjektet har nådd sine mål og aktivitetene i prosjektet er i en avslutningsfase (eventuelt at prosjektet ikke lengre er forsvarlig å fortsette).

2.    Prosjektleder forbereder avslutning. Se betingelser for avslutning under.

3.    Kall inn styringsgruppa til møte.

4.    Prosjektleder legger fram forslag om prosjektavslutning for styringsgruppa. Prosjektleder legger samtidig fram sluttrapport, som fungerer som beslutningsgrunnlag for vedtaket.

5.    Styringsgruppa beslutter at prosjektet kan avsluttes. Eventuelt anbefaler styringsgruppa avslutning, og endelig beslutning vedtas av Styringsgruppe digitalisering og standardisering.

6.    Prosjektleder gjennomfører nødvendige avslutnings- og opprydningsaktiviteter etter godkjent beslutning om prosjektavslutning. Se under.

Betingelser før prosjektet normalt kan avsluttes

·         Alle økonomiske transaksjoner i prosjektet skal være kjent og prosjektregnskap skal være utarbeidet.

·         Avtalte leveranser fra eksterne leverandører skal være godkjent.

·         Godkjent Gevinstrealiseringsplan skal foreligge (se Prosjekt, gevinstrealisering).

·         Prosedyre for overlevering til produksjon (Overlevering av oppdrag, release og prosjekt til produksjon) skal være gjennomført.

·         Prosedyre for overlevering til kunde (Prosjekt, overlevering til kunde) skal være gjennomført.

·         Fullføre arkivering i Elements hvis dette ikke allerede er gjort. Siste godkjente versjon av prosjektdokumenter skal arkiveres, se Prosjekt, arkivering.

·         Sluttrapport og erfaringsrapport skal foreligge. 

·         Dersom ikke alle betingelsene for prosjektavslutning er oppfylt kan prosjektet likevel avsluttes dersom styringsgruppa vedtar det.

Mer om sluttrapport og erfaringsrapport

Sluttrapport skrives iht. vedlagte mal, og summerer opp prosjektets måloppnåelse og resultater. Sluttrapporten skrives primært for styringsgruppa, men også for alle andre som vil sette seg inn i gjennomføringen og omfanget av prosjektet.

Erfaringsrapport skrives primært for Prosjektseksjonen i Hemit, og hensikten er å ta vare på erfaringspunkter fra prosjektgjennomføringen for å forbedre gjennomføring av kommende prosjekter. Det fokuseres på suksesskriterier som man kan lære av, og punkter til forbedring. Man kan velge å ta erfaringspunktene inn i sluttrapporten i stedet for å lage en egen erfaringsrapport dersom erfaringspunktene er av interesse for styringsgruppa og andre. Hvis ikke anbefales å bruke vedlagte mal for erfaringsrapporten.

Merk at både sluttrapport og erfaringsrapport skal være tilgjengelig for lesing av alle ansatte i Helse Midt-Norge, tenk på det i forhold til innhold.

Nødvendige avslutnings- og opprydningsaktiviteter etter formell beslutning er tatt:

·         Kommunikasjon:

o   Informasjon til alle aktuelle interessenter om prosjektavslutning.

o   Lag nyhetssak på Hemits intranett om at prosjektet er avsluttet, samt initier nyhetssak ut til andre aktuelle foretak berørt av prosjekt.

o   Meld fra til intranettansvarlig om at prosjektet taes bort fra eventuell publisert informasjon om «pågående prosjekter».

·         Gruppemøter:

o   Inviter prosjektgruppa og/eller andre utvalgte på en avslutningsmarkering.

o   Vurder gjennomføring av avslutningsmøte med aktuelle leverandører.

o   Presenter erfaringer fra prosjektet i Prosjektseksjonen – spesielt fokus på suksesskriterier og læringspunkter.

·         Administrativt:

o   På Hemits prosjektweb skal prosjektet settes til avsluttet (fase settes til Realisering).

o   Last opp erfaringsrapporten i egen dokumentstruktur under folderen «Erfaringsrapporter» på intranettsiden til Hemit Prosjekt. Dersom erfaringer er tatt inn i sluttrapporten, legges sluttrapporten ut på samme sted i stedet.

o   Lukk (ferdigstill) saksmappen for prosjektet i Elements.

o   Arkiver Teamsgruppen. Dette bestilles som en ordinær sak på Service Manager:  «Ber om at Team <teamsgruppenavn> arkiveres».
Da blir filer og kommunikasjon tatt vare på, men er ikke mulig å endre. Dette er viktig gjøres hvis ikke blir alle filer permanent slettet 90 dager etter utløpsdatoen til Teamsgruppen. (Det er mulig å legge til andre personer på et arkivert Team i etterkant).

o   Tilganger fjernes og prosjektet settes som avsluttet i Lifecare Ressursstyring.

·         Meld fra til seksjonsleder i Prosjekt i Hemit for å få fjernet eventuelle tilganger til Prosjektweb for innleide eksterne konsulenter.

·         Meld fra til økonomisjef om at prosjektet kan avsluttes i timeregistreringsverktøyet og i økonomisystemene.

 

Referanser

Ikke relevant