Rutinen skal sikre at styrende dokumenter i Hemit utarbeides, kvalitetssikres, godkjennes og publiseres på en enhetlig måte i EQS, slik at dokumentasjon er sporbar, oppdatert og lett å finne i visningsdelen.
Rutinen gjelder for alle ansatte i Hemit som har en rolle eller oppgave relatert til utforming, kvalitetssikring, godkjenning, publisering eller vedlikehold av styrende dokumenter i EQS. Dette omfatter både etablering av nye dokumenter og revisjon av eksisterende dokumenter.
Rutinen omfatter arbeid som utføres i EQS, fra opprettelse og utforming av dokument, via høring og godkjenning, til regelmessig revisjon og eventuell utfasing av dokumentet. Rutinen omfatter også håndtering av relatert innhold, vedlegg og lenker som inngår i dokumentets forvaltning.
Styrende dokumenter, dokumenter som stiller krav til organisasjonen og som gir grunnlag for å planlegge, organisere og gjennomføre aktiviteter, eksempelvis lover, forskrifter, mål og strategidokumenter, planverk, prosedyrer, instrukser og retningslinjer.
EQS, Hemit sitt system for styringsdokumentasjon. EQS har visningsdel og arbeidsdel. kun godkjente dokumenter er tilgjengelig i visningsdelen.
Dokument ID, identifikator som er konstant for dokumentet, uavhengig av revisjon, revisjons ID, identifikator for den enkelte dokumentrevisjon.
Linjeledelse, skal sikre at det etableres og vedlikeholdes nødvendig styrende dokumentasjon innen eget ansvarsområde.
Dokumentadministrator, oppretter dokument eller revisjon, forvalter innholdet under utforming, etablerer arbeidsgruppe ved behov, og gjennomfører høringsrunde, godkjenningsrunde, revisjon, revisjonsfriststyring og utfasing i EQS.
Deltaker i høringsrunde, gir uttalelse og innspill innen frist.
Deltaker i godkjenningsrunde, godkjenner eller avslår dokumentet, og kan delegere godkjenning til annen bruker med godkjenningsrettighet ved behov.
Godkjenner, skal godkjenne dokumenter innen eget ansvarsområde, for tverrgående prosesser skal prosesseier godkjenne, dokumenter som gjelder hele Hemit skal godkjennes på riktig ledernivå.
Dokumenter opprettes og utformes i arbeidsdelen. Dokumentet kan sendes på høring for innspill og kvalitetssikring. Dokumentet skal godkjennes før publisering, slik at det blir gyldig i visningsdelen. Dokumentet skal revideres ved behov og innen fastsatt revisjonsfrist. Dokumenter som ikke lenger er relevante skal utfases.
Opprett dokument i arbeidsdelen, velg Dokumenter, og deretter Nytt dokument. Dokumentet får automatisk et unikt ID nummer ved opprettelse.
Tittel skal være entydig og følge navneformatet prosess eller oppgave, spesifisering av oppgave.
Velg relevant dokumenttype og mal.
Velg Hemit med underliggende enheter, og én eller flere dokumentkategorier som gjør dokumentet lett å finne igjen i visningsdelen.
Styrende dokumenter skal som hovedregel være tilgjengelig for alle ansatte i Hemit. Tilgang skal derfor settes til «Alle», slik at alle brukere har lesetilgang til dokumentet.
Begrenset tilgang skal bare brukes når det foreligger et konkret behov, for eksempel dersom dokumentet inneholder informasjon som ikke skal være tilgjengelig for alle. I slike tilfeller skal tilgang avgrenses til relevant målgruppe, og valg av tilgang og varsling skal begrunnes.
Når du har
opprettet dokumentet, skal du åpne «Avanserte egenskaper» og kontrollere at
nøkkelopplysninger er satt i tråd med Hemit sin praksis.
Følgende felter skal som minimum vurderes og settes:
Revisjonsnummer: Nye dokumenter skal normalt starte med revisjon 1.0. Ved revisjon håndteres versjonsøkning i tråd med valgt endringstype.
Gyldig fra: Gyldig fra settes normalt til godkjenningsdato. Dersom dokumentet først skal gjelde fra en dato frem i tid, settes gyldig fra til aktuell dato.
Revisjonsfrist: Revisjonsfrist settes som hovedregel til 1 år etter godkjenning, med mindre dokumenttype tilsier lengre intervall.
Hva skjer etter revisjonsfrist: Som hovedregel skal dokumentet fortsatt være gyldig, men merkes med advarsel når revisjonsfristen passeres. Andre valg benyttes kun når det er et bevisst behov.
Forfatter: Kontroller at riktig forfatter er registrert. Det kan være mer enn én forfatter.
Utarbeidet ved enhet: Velg relevant enhet, normalt din avdeling.
Søkeord: Søkeord benyttes i liten grad, men kan brukes ved behov for å støtte gjenfinning, særlig når dokumenttittel alene ikke gir gode treff.
Yrkesgrupper og grupper: Disse feltene brukes normalt ikke i Hemit og skal som hovedregel være Alle ansatte.
Visning
og tilgjengelighet
Som hovedregel skal følgende være aktivert:
· vis lenke for utskrift
· søkbart fra visningsdelen
· kan eksporteres, når det er relevant for målgruppen og bruken av dokumentet
Følgende valg skal normalt ikke brukes:
· dokument under utforming tilgjengelig for andre i arbeidsdelen
· skjul fra «Nye dokumenter»
Dersom du avviker fra standard praksis i dette kapittelet, skal avviket være begrunnet ut fra dokumentets formål og målgruppe.
Utform
dokumentet med tydelig kapittelstruktur. Bruk overskrifter konsekvent slik at
EQS bygger kapittelmeny for enkel navigasjon. Overskrifter skal være korte og
informative.
En generell anbefaling er at dokumenter redigeres i egen applikasjon, for
eksempel Word, når dette er tilgjengelig. Valget Rediger i HTML editor
anbefales ikke. Dersom et Word-dokument redigeres i HTML editor, kan det
påvirke videre redigering og gjenbruk av dokumentet.
Dokumentet bør formateres slik at innholdet blir lesbart og at EQS kan generere innholdsfortegnelse.
· Bruk stiler for å få automatisk opprettet innholdsfortegnelse i EQS.
· Gjennomgående dokumenttekst utformes i Arial, 12, normal.
· Overskrift 1, hovedoverskrift og kapittelinndeling, bruk skriftstørrelse 16, fet.
· Overskrift 2, bruk skriftstørrelse 14, fet og kursiv.
· Underoverskrifter for videre kapittelinndeling legges inn som overskrift 3, 13 fet, eller overskrift 4, 13 fet og kursiv.
· Farge på teksten skal være sort, automatisk.
Velg dokumentformat som gir god lesbarhet og gjenfinning. Vær særlig oppmerksom på at dokumentformat av typen fil normalt ikke gir søkbart innhold i EQS, og bør derfor bare brukes når det er nødvendig.
Unngå kompliserte tabeller, dype lister og tekstbokser som kan gi uheldig visning etter publisering.
Bruk Relatert fanen for å registrere relaterte dokumenter, vedlegg, lenker og skjema. Unngå å legge inn lenker i dokumenttekst når Relatert kan benyttes. Lenker som registreres skal være tilgjengelige for målgruppen som skal lese dokumentet.
Hvis
dokumentet gjøres avhengig av et relatert dokument, skal dokumentadministrator
vurdere behov for endring når det relaterte dokumentet endres.
I EQS kan kommandoer brukes i dokumenttekst for å opprette lenker og vise
dynamisk, oppdatert innhold som dokumenter, prosesskart, dokumentlister, filter
og skjema. Kommandoene legges inn som tekst og erstattes automatisk av EQS ved
visning, forutsatt at de skrives korrekt og med riktig ID. Når du skal lenke
til et annet EQS‑dokument i dokumenttekst, skal du bruke EQS sin dokumentlenke
slik at lenken alltid peker til gjeldende, gyldige revisjon av dokumentet.
Korrekt dokumentlenke finner du under fanen «Mer
informasjon» i dokumentet. Utfyllende beskrivelse av tilgjengelige kommandoer
og bruk av dynamisk innhold fremgår av egen veileder, se fanen «Relatert».
Når dokumentet er ferdigstilt for kvalitetssikring, skal det vurderes om dokumentet skal sendes på høring. Ved nye dokumenter skal det som hovedregel gjennomføres høring med relevante deltakere. Ved tverrgående prosesser bør berørte avdelinger være representert i høringen. Små endringer som ikke påvirker faglig innhold kan vurderes uten høring.
Dokumentet kan ikke endres mens en høringsrunde pågår. Avslutt høringsrunde før endringer utføres.
Dokumentet skal godkjennes før det blir gyldig og tilgjengelig i visningsdelen av EQS. Godkjenning gjennomføres normalt som en godkjenningsrunde med én eller flere godkjennere med relevant myndighet.
Administrerende direktør, assisterende direktør, avdelingsledere og ledere i administrerende direktørs stab har ansvar for å godkjenne dokumenter innenfor sine respektive ansvarsområder. For tverrgående prosesser skal prosesseier godkjenne dokumentet. Dokumenter som gjelder hele Hemit skal godkjennes på riktig ledernivå.
Et dokument kan ikke endres mens en godkjenningsrunde pågår, og eventuelle endringer forutsetter at pågående runde avsluttes eller avbrytes før redigering.
Ved revisjon skal ny revisjon opprettes i EQS. Versjonsnummer økes automatisk basert på endringstype, mindre endringer gir normalt stegvis økning, betydelige endringer gir normalt økning til neste hovedversjon. Betydelige endringer omfatter endringer i prosess, ansvar eller krav, og kan medføre behov for opplæring.
Revisjonskommentar skal fylles ut ved ny revisjon og skal beskrive hva som er endret, og hvor i dokumentet endringen er gjort, slik at historikk og sporbarhet ivaretas.
Dersom dokumentet fortsatt er gyldig, men revisjonsfrist må flyttes, kan revisjonsfrist endres gjennom egen runde i EQS når dette er relevant og i tråd med gjeldende praksis.
Styrende dokumenter skal gjennomgås og vurderes for oppdatering minimum én gang per år, og oftere ved behov.
Revisjonsfrist skal angis i dokumentets egenskaper i EQS, og skal som hovedregel settes til 1 år etter godkjenning.
EQS sender revisjonsvarsel 30 dager før revisjonsdato. Dokumentadministrator skal følge opp revisjonsvarselet og avklare videre håndtering før revisjonsfristen utløper.
Når revisjonsfristen passeres, kan dokumentet fortsatt være gyldig, men det kan merkes med advarsel, eller utfases, avhengig av valgt innstilling i dokumentets egenskaper.
Dersom gjennomgangen konkluderer med at endring ikke er nødvendig, skal dette dokumenteres i revisjonskommentar, for eksempel «Årlig revisjon, ingen behov for endring».
Følgende dokumenttyper kan ha lengre revisjonsfrist, når dette er faglig begrunnet og angis i dokumentets egenskaper
· Strategier og planer, 3 til 5 år.
· Rollebeskrivelser, 3 år.
· Metodikk beskrivelser, 3 år.
Dokumenter som ikke lenger er relevante skal utfases, slik at de ikke vises i visningsdelen. Utfasing gjennomføres som utfasingsrunde med relevant godkjenner og med begrunnelse for utfasing. Mens utfasingsrunde pågår er dokumentet fortsatt gyldig.
Regionale dokumenter kan kobles inn i Hemit sin EQS-installasjon slik at det kun foreligger én felles versjon i regionen. Koordinering av kobling ivaretas av Kvalitet og sikkerhet i stab. Dokumentadministrator for koblingen har ansvar for gjennomføring av kobling, ikke for innholdet i det regionale dokumentet. Fagområdene skal melde behov for nye koblinger og vurdere utfasing av overlappende interne dokumenter og oppdatering av referanser etter kobling.
NS EN ISO 9001, kapittel 7.5, dokumentert informasjon.
NS EN ISO 14001, kapittel 7.5, dokumentert informasjon.