Porteføljestyring, oppfølging av gevinster i realiseringsfasen v. 1.0

Hensikt og omfang

Hensikten med denne prosedyren er å beskrive ansvarsforhold og oppfølging av gevinster i realiseringsfasen etter at et prosjekt er avsluttet. Prosedyren er basert på beskrivelse av realiseringsfasen i Digitaliseringsdirektoratets Prosjektveiviser.

 

Prosjektveiviseren - modell/figur med markering av realiseringsfasen, som er femte og siste del av modellen, hvor man må realisere mål og gevinster og måle gevinster

 

I realiseringsfasen ivaretas gevinstrealisering gjennom å videreføre gjennomføringen av Gevinstrealiseringsplanen. Linjeorganisasjonen må sikre at de nødvendige endringene gjennomføres, og at prosjektets leveranser tas i bruk på en god måte. Videre må linjeorganisasjonen måle og evaluere gevinstoppnåelse, og vurdere ytterligere tiltak dersom ønskede gevinster fortsatt ikke er realisert.

Gevinster kommer ikke av seg selv. Uansett kvalitet på prosjektets leveranser kreves det en aktiv innsats hos linjeorganisasjonen for å kunne ta ut gevinstene. Det er derfor essensielt at gevinstrealiseringsaktiviteter blir prioritert. Dette er en særdeles viktig forutsetning for at prosjektet skal kunne karakteriseres som vellykket.

 

Ansvar

Denne prosedyren gjelder for linjeledere og gevinstansvarlige i foretakene, samt interessenter hos foretakene, Hemit og RHF.

 

Definisjoner

 

Linjeleder

Linjeleder, som regel på nivå 1 eller 2, er hovedansvarlig for realisering av gevinster ved foretaket og/eller klinikken. Skal følge opp at gevinstansvarlige gjennomfører avtalte målinger og tiltak.

Gevinstansvarlig

Gevinstansvarlig er som regel linjeledere på nivå 3 og 4, men kan også være fagansvarlige eller prosessansvarlige, f.eks. forløpskoordinator for et pakkeforløp. Ansvarlig for realisering av gevinster i linja, for å delegere konkrete tiltak for gevinstoppfølging. Ansvarlig for oppfølging av Gevinstrealiseringsplan, herunder tiltak, målinger og gevinstoppnåelse.

KPI

Key Performance Indicator, nøkkelindikator.

 

Beskrivelse

Oppstart for linjeorganisasjonens ansvar

Arbeidet starter når et prosjekt har gjennomført overlevering til kunde iht. Prosjekt, overlevering til kunde. Prosessen for overlevering til kunde markerer at prosjektet avsluttes og fokuserer bl.a. på videre arbeid med gevinstrealisering. Gjennom denne prosessen tar linjeorganisasjonen over ansvaret for gevinstrealiseringen.

 

Gjennom prosjektet har det blitt utarbeidet en Gevinstrealiseringsplan, og som et ledd i dette arbeidet skal nullpunktmålinger ha blitt gjennomført iht. Prosjekt, gevinstrealisering. Regime for oppfølging etter at prosjektet er avsluttet; hva skal måles (KPI-er), hvor ofte, av hvem og hvordan framgangen skal publiseres skal også ha blitt avtalt. Dersom dette ikke er gjort, så må gevinstansvarlig sørge for at dette gjøres nå.

 

Det vil variere fra prosjekt til prosjekt hvor lenge realiseringsfasen vil vare etter at prosjektet er avsluttet. Som hovedregel skal gevinstansvarlige følge opp status på gevinstrealiseringen i ett år etter at prosjektet er avsluttet dersom ikke annet er avtalt i det enkelte tilfellet.

 

Gevinstrealisering og rapportering

Gevinstansvarlige rapporterer til ledelsen i egen linjeorganisasjon. Dersom løsningen er levert fra et prosjekt under HMNs regionale IT-styringsstruktur, skal det aktuelle områdestyret også motta rapporteringen.

 

Statusrapporteringen følger i realiseringsfasen samme hyppighet som statusrapporteringen i prosjektperioden, dvs. månedlig rapportering, om ikke annet er avtalt.

 

Oppgaver:

  1. Gjennomføre gevinstrealiseringsaktiviteter (opplæring, informasjon, veiledning etc.)
  2. Måle oppnådd effekt etter avtalte nøkkelindikatorer (KPI-er) og rapportere resultatet

 

Status bør publiseres på en slik måte at den er tilgjengelig for alle ansatte i HMN, da oppnådde gevinster og nytteverdi har mange interessenter. Dersom det ikke er avtalt annen måte å publisere rapporteringen på, jf. Prosjekt, gevinstrealisering, så er det mulig å benytte prosjektweben til også å dokumentere status på gevinstrealiseringen. Gevinstansvarlige må likevel, uavhengig av hvilken måte rapporteringen skal foregå på, påse at eventuelle konfidensielle målinger ikke publiseres åpent.

 

Tjenesteutviklere for det aktuelle tjenesteområdet hvor foretaket/-ene jobber med gevinstrealisering, kan på forespørsel bistå foretakene med å publisere status.

 

Dersom målinger av gevinster viser at de forventende gevinstene ikke har blitt realisert i henhold til plan, kan det være nødvendig at gevinstansvarlig igangsetter ytterligere tiltak for de gevinstområdene som ikke oppnår sine målsettinger og oppdaterer Gevinstrealiseringsplanen med dette.

 

Evaluering av konseptvalget

Som en avslutning på realiseringsfasen anbefales det å gjennomføre en evaluering av konseptvalget.

 

Valg av riktig konsept er avgjørende for om prosjekter lykkes. Dette gjelder både investeringskostnadene, inntjeningen i driftsfasen og samfunnsnytten. Det grunnleggende valget av konsept foretas på et tidlig tidspunkt i prosessen der usikkerheten er meget stor. For å redusere usikkerheten rundt alternative konsepter i fremtidige prosjekter er det viktig at erfaringer fra tidligere konseptvalg samles opp og gjøres tilgjengelige for andre.

 

En evaluering av konseptvalget er en systematisk datainnsamling, analyse og vurdering av nytteverdien av det gjennomførte prosjektet. Faktisk relevans, måloppnåelse og effektivitet vurderes opp mot forventningene i konseptfasen, herunder de antatte gevinstene som ble lagt til grunn for konseptvalget.

 

Evalueringen kan utføres internt hos foretaket eller av eksterne fagmiljøer, og omfanget bør tilpasses størrelsen og kompleksiteten på prosjektet som er gjennomført.

 

Konseptevalueringsrapporten erstatter ikke prosjektets Sluttrapport som har blitt utarbeidet i avslutningsfasen. Sluttrapporten dreier seg om prosjektets gjennomføring og oppfyllelse av prosjektets resultatmål.

 

Avslutning av realiseringsfasen

Beslutningspunkt BP6, Beslutte videre tiltak for økt gevinstrealisering, markerer avslutningen på Realiseringsfasen.

 

Her evaluerer virksomhetsledelsen gjennomførte tiltak i Gevinstrealiseringsplanen og beslutter eventuelle ytterligere tiltak for videre gevinstrealisering. Dersom det er utarbeidet en Konseptevalueringsrapport, legges denne frem.

 

Sjekkliste:

            1. Er planlagte målinger og tiltak gjennomført?

            2. Er forventede gevinster oppnådd eller er det behov for ytterligere tiltak? I så fall, er det utarbeidet en tiltaksplan?

            3. Er resultatet av organisasjonens endringsprosess evaluert og erfaringer kartlagt og dokumentert?

 

Referanser

Difi prosjektveiviseren: Hva er realiseringsfasen? | Prosjektveiviseren

Direktoratet for økonomistyring (DFØ): https://dfo.no/fagomrader/gevinstrealisering