Fullmakter, (Fullmaktsmatrise) v. 5.5

Hensikt og omfang

Dokumentet skal gi en oversikt over ansvars- og myndighetsforhold i Hemit HF samt sikre at beslutninger som tas, er i samsvar med lovgivning, forskrifter og øvrige rammer fastsatt av myndigheter, Hemit HF sin eier, styre og Administrerende direktør.

Dokumentet samler alle fullmakter i Hemit HF i et helhetlig fullmaktsdokument med en fullmaktsmatrise. Fullmaktsmatrisen skal tydeliggjøre hvordan Administrerende direktør delegerer sin fullmakt knyttet til daglig ledelse og drift av Hemit HF sin virksomhet.

Fullmaktsmatrisen omfatter generelle og juridiske fullmakter, økonomi-fullmakter, fullmakter innen anskaffelses -området, HR-fullmakter, fullmakter innen sikkerhetsarbeidet og fullmakter innen risikostyring.

Fullmaktsfordeling mellom de ledende organene foretaksmøte, styret og daglig leder

Helseforetaksloven har regler om eierskap, organisering og ansvar for det regionale helseforetaket og helseforetak. Hemit HF eies av Helse Midt-Norge RHF (HMN RHF).

Eier utøver den øverste myndighet i foretaksmøte. Eier kan ikke utøve eierstyring i foretak utenom foretaksmøte jf. helseforetaksloven § 16

Hemit HF ledes av et styre. Det rettslige grunnlaget for myndighetsfordelingen mellom foretaksmøte og styret er fastsatt i helseforetaksloven.

Fullmaktsforholdet mellom Styret og administrerende direktør er regulert i helseforetaksloven, foretakets vedtekter, styreinstruks, og styrets instruks for administrerende direktør.

Administrerende direktør forestår den daglige ledelsen av Hemit HF og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret har gitt.
Den daglige ledelsen omfatter ikke saker som etter foretakets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Administrerende direktør plikter å forelegge for styret alle saker som etter lov eller vedtekter er lagt til styret, samt saker som går ut over administrerende direktørs fullmakter. Administrerende direktør kan i helt spesielle hastesituasjoner fatte vedtak i slik sak. I slikt tilfelle skal styrets leder umiddelbart informeres.

Ovenfor styret har administrerende direktør et direkte ansvar for hensiktsmessig organisering. Herunder av Hemit HF har en formålstjenlig og helhetlig fullmaktsstruktur.

Administrerende direktørs delegasjon

Administrerende direktør innehar samtlige fullmakter knyttet til den daglige ledelse og drift av Hemit HF sin virksomhet

Administrerende direktør kan, innenfor sin fullmakt, delegere oppgaver og avgjørelsesmyndighet til ansatte i foretaket.

Administrerende direktør delegerer fullmakter gjennom rollefullmakter og gjennom fullmaktsmatrisen. Endringer i fullmaktsmatrisen vedtas av administrerende direktør.

Ansvar

Administrerende direktør har som daglig leder det øverste ansvaret, mens den daglige ledelsen i Hemit HF er den samlende innsatsen fra alle ledere.

Alle ledere i Hemit HF har ansvar for å sette seg inn i og etterleve prosedyren. Det understrekes at ledere kan delegere myndighet og medansvar, men den som delegerer fritas ikke for ansvar

Fullmaktsnivåer

Fullmaktene tydeliggjør den enkeltes ansvar for/rett til å handle på foretakets vegne, og gir trygghet for at vedkommende holder seg innenfor sine rammer.

Fullmaktene følger budsjettansvarsområde/kostnadssted og tar utgangspunkt i gjeldende ansvars- og organisasjonsstruktur i foretaket. Dette betyr at fullmaktene primært knyttes til hvilket ledernivå man befinner seg på i organisasjonen.

Følgende fullmaktsnivå er gjeldende i Hemit HF:
Merk: Beløpsrammene er faktiske kostnader, dvs. inkl. moms der dette inngår i kostnaden

Nivå

Beløp

Fullmaktshaver

Avgrensninger

Nivå 0

Ubegrenset

Styret i Hemit HF

 

Nivå 1

Ubegrenset

Administrerende direktør

Fullmakten er begrenset innenfor budsjett godkjent av styret

Nivå 2

kroner
5 000 000

Assisterende direktør og Økonomidirektør

Fullmakten er her begrenset til å beslutte, attestere og anvise innenfor budsjett, som er godkjent av administrerende direktør i Hemit

Nivå 3

kroner
1 500 000

Avdelingsledere og Stabsledere (HR-sjef, Kvalitetssjef, Kommunikasjonssjef)

 

Kontraktsleder

Fullmakt til å forplikte og beslutte innenfor eget funksjonsområde. Fullmakten er her begrenset til å beslutte, attestere og anvise innenfor eget budsjett, som er godkjent av administrerende direktør i Hemit (se egen oversikt over eksisterende budsjett)

 

For kontraktsleder er fullmakten begrenset til avtaler der kontraktsleder er bymyndighet person. Signering av avtaler, avrop og endringer kan først gjøres når kontraktsleder har mottatt skriftlig bekreftelse fra budsjettansvarlig på gjeldende område at avropet/endringen er dekt innenfor gjeldende budsjett

 

(*) Fullmakt nivå 3 er begrenset til anskaffelsesområdet

 

Nivå 4

kroner
500 000

Seksjonsledere (*)

Fullmakt til å forplikte og beslutte innenfor eget funksjonsområde. Fullmakten er her begrenset til å beslutte, attestere og anvise innenfor eget budsjett, som er godkjent av direktør i Hemit (se egen oversikt over eksisterende budsjett)

 

(*) Fullmakt nivå 4 er begrenset til anskaffelsesområdet

Nivå 5

kroner
50 000

 

·         (*) Kontorleder

·         (*) Prosjektledere

·         (*) Utstyrsbestillere i Lokal Service Trondheim (*)

·         Tjenesteutvikler

·         (*) Incident Manager eller den som innehar rollen har økonomifullmakt på linje med tjenesteansvarlig pr Major Incident. Tjenesteutvikler skal informeres i etterkant.

Fullmakt til å forplikte og beslutte innenfor eget funksjonsområde. Fullmakten er her begrenset til å beslutte, attestere og anvise innenfor eget budsjett, som er godkjent av direktør i Hemit (se egen oversikt over eksisterende budsjett)

 

(*) Fullmakt nivå 5 er begrenset til anskaffelsesområdet

 

Hemit opererer med flere budsjett og flere ansvarshavere. Hemit har i dag følgende budsjett:

Budsjett:

Ansvar:

Admin.budsjett

Avdelingsleder/stabsleder som er angitt som profittcenter (PRTC)

Tjenestebudsjett

Økonomi har overordnet ansvar, linjeledere har ansvar for sine områder.

Prosjekt- og oppdragsbudsjett

Prosjektleder/oppdragskoordinator for det aktuelle prosjektet/oppdrag

Investeringsbudsjett for infrastruktur

Administrerende direktør

Hemit total budsjett

Administrerende direktør

·         Seksjonsleder har ansvar for budsjett innenfor sin seksjon, dvs. oppfølgingsansvar av prosjektledere, oppdragskoordinatorer og tjenesteutviklere i deres forvaltning av sine budsjett.

·         Avdelingsleder har tilsvarende totalansvar for alle budsjett innenfor sin avdeling.

Definisjoner og begreper

·         Fullmakter, fullmaktsgiver og fullmaktshaver
Med fullmakter forstås de rettigheter og begrensninger en fullmaktshaver blir tildelt av en fullmaktsgiver. Fullmaktshaver defineres som den personen som er gitt fullmakter, mens en fullmaktsgiver er den personen som fastsetter og tildeler fullmaktshaveren rettigheter med tilhørende begrensninger. Fullmaktshaver er ansvarlig for at man følger gjeldende lover og forskrifter, helseforetakets etiske retningslinjer og egne prosedyrer for anskaffelser. Styret er den overordnede fullmaktsgiver i Hemit HF. Forvaltningen av den overordnede fullmaktsstrukturen er delegert til administrerende direktør.

·         Delegering
Delegering betyr overdragelse av myndighet (for eksempel en fullmakt) fra et myndighetsorgan til et annet, eller fra en person til en annen. Begrepet brukes helst i forbindelse med overdragelse av beslutningsmyndighet. Den som delegerer beholder selv ansvar og myndighet, og har instruksjonsrett om hvordan myndigheten skal utøves. Delegering kan når som helst trekkes tilbake.

·         Videredelegering
Videredelegering innebærer rett for en som har fått delegert myndighet til å delegere denne videre. Ikke all delegert myndighet kan videredelegeres, jfr. fullmaktsmatrisen. Ved videredelegering gjelder de samme prinsipper som under punktet delegering.

·         Budsjettdisponeringsmyndighet
Dette er retten til å bestemme hva budsjettmidler skal brukes til innenfor gitt(e) ansvarssted(er). Denne retten er delegert gjennom rollefullmakter jf. fullmaksnivåene i eget avsnitt

·         Innkjøpsfullmakt
Innkjøpsfullmakt er fullmakt til å inngå en juridisk bindende avtale aller bestilling. Fullmaksthaver er ansvarlig for å påse at det er budsjettdekning for anskaffelsen, samt påse at anskaffelsen gjennomføres i henhold til rutiner for kjøp av varer og tjenester.

·         Attestasjon
Attestasjon vil si å gå god for at dokumentet som behandles, gjelder en utgift som foretaket faktisk skal dekke og bekrefte at varen/tjenesten er mottatt og er i henholdt til bestilling. Attestasjon innebærer å påse at fastsatte regler og etiske retningslinjer er fulgt og at utgiften er riktig kontert. Henvisning til bestilling/avtale skal påføres. 

·         Anvisning
Dette omfatter å godkjenne at en faktura eller andre økonomiske krav kan utbetales. Anvisning er en godkjenning av at utgiften er pådratt og skal belastes det aktuelle ansvarssted. Den som har anvisningsfullmakt er ansvarlig for at fakturaen er attestert på korrekt måte. Anviser skal kontrollere at kostnaden er økonomisk forsvarlig, har dekning innenfor budsjett og er relevant for virksomheten.
Selv om leder i henhold til fullmaktsmatrisen har anvisningsmyndighet for egne anliggender, skal det anvises av nivået over.

·         Personalansvar
Nærmeste overordnede har det daglige oppfølgingsansvaret for den ansatte. Personalansvar kan ikke delegeres. Personalansvaret følger stillingen og budsjettdisponeringsmyndigheten.

·         Risikoeier
Leder i linjeorganisasjonen som er delegert ansvaret for et område, og derigjennom risiko tilknyttet dette området.

 

·          

Fullmaktsmatriser

Generelle og juridiske fullmakter

Fullmakt

Fullmaktens innhold

Avgrensning

Fullmaktshaver

Signatur

Fullmakt til å opptre og underskrive på vegne av foretaket i forretningsforhold

Lov om helseforetak fastsetter at signaturretten tillegger styret, men kan delegeres styremedlem eller daglig leder.
Fullmakt må være registrer med navn i foretaksregistret (Brønnøysundregistrene)

Styreleder og Administrerende direktør

Prokura

Fullmakt til å opptre på vegne av foretaket i forretningsforhold

Prokura registrert i foretaksregistret

Styreleder og Administrerende direktør hver for seg

Stillingsfullmakt Administrerende direktør

Fullmakt til å forestå den daglige ledelsen av foretaket, herunder å representere foretaket utad, i henhold til helseforetaksloven §§ 37 og 39.

 

Fullmakt til å beslutte endring i organisering i Hemit HF

Styrets instruks, pålegg og retningslinjer for administrerende direktør følges.

 

Saker av uvanlig art eller av stor betydning skal konfereres med styreleder.

Nivå 1

 

Inngå rettslig forlik

Fullmakt til å inngå rettslige forlik

Styret skal orienteres om alle vesentlige saker

Nivå 1

Inngå utenomrettslige forlik

Fullmakt til å inngå utenomrettslige forlik med økonomisk konsekvens for HFet. Beløpsgrense 200.000.

AD skal godkjenne avtaler over 200.000.
Styret skal orienteres om alle vesentlige saker.

Nivå 2 og 3

Ta ut stevning/anke

Fullmakt til å ta ut stevning på helseforetakets vegne og eventuelt anke.

Styret skal informeres om alle stevninger av prinsipiell omdømmemessig eller annen vesentlig karakter

Nivå 1

Prosessfullmakt

Opptre som part/lovlig stedfortreder i en rettslig prosess.

Fullmakt kan delegeres fra adm.dir i konkrete saker. Delegering skal skje skriftlig.

Nivå 1

Anmeldelse av straffbare forhold

Fullmakt til å anmelde straffbare forhold begått mot foretaket eller foretakets ansatte

Saken bør forberedes i avdeling.
Styret skal informeres om alle vesentlige saker

Nivå 1)

Medieuttalelser

Uttale seg om forhold som hører til ansvarsområdet for Hemit HF.

Retningslinjer for mediekontakt i HMN skal følges.


Mediepolicy, retningslinjer for mediekontakt og sosiale medier (Ikke tilgjengelig)

Nivå 1.

Fullmakten kan delegeres på saksnivå

Avgivelse av høringsuttalelser

 

Krever styrets godkjenning hvis høringen er av stor

betydning for virksomheten

Nivå 1

Økonomi- fullmakter

Fullmakt

Fullmaktens innhold

Avgrensning

Fullmaktsnivå

Salg (og utrangering) av utstyr

 

Begrenset til antatt markedsverdi opp til 50.000

 

(*) Begrenset til avtale om kjøp og håndtering av IKT utstyr (Sikker avhending av utrangert utstyr)

Nivå 1,2 og 3

 

(*) Kontraktsleder

Bankfullmakter

Utføre utbetalinger fra foretakets bankkonti


Se økonomireglement

Disponering av bankkonti skal utføres av to personer i fellesskap.
Unntak gjelder overføring mellom konti innenfor konsernkontoordningen.

Nivå 1 og 2

 

Oppgave er delegert regnskapsfører

Avskrive fordringer

 

 

Nivå 3

Attestere/ Anmode

 

Innenfor budsjett og avhengig av fullmaktsnivå

Nivå 1,2,3,4 og 5

Godkjenne bestilling/ anvise faktura

 

Innenfor budsjett og avhengig av fullmaktsnivå

Nivå 1,2, 3,4 og 5

Representasjon

 

Innenfor budsjett og avhengig av fullmaktsnivå

Nivå 1,2,3,4 og 5

Leie/leasing

 

Innenfor gjeldende regler i HMN og innenfor budsjett

Nivå 1,2 og 3

Omdisponere innenfor vedtatt budsjett innenfor gitt ansvarsområde.

 

 

Nivå 1,2,3,4 og 5

Mottak av gaver

 

Retningslinjer for helseforetakenes forhold til gaver, legater og stiftelser (Ikke tilgjengelig)

Nivå 1

Fullmakter anskaffelsesområdet

Fullmakt

Fullmaktens innhold

Avgrensning

Fullmaktsnivå

Starte anskaffelsesprosjekt

Følger innkjøpshåndbok/ EQS-prosedyre

Innenfor budsjett og økonomisk fullmaktsnivå

Nivå 1,2,3,4 og 5

Signere kontrakt om anskaffelser

Fullmakt til å signere kontrakt etter gjennomført konkurranse i henhold til lovmessige krav (Lov/forskrift om offentlige anskaffelser)

 

 

Innenfor budsjett og økonomisk fullmaktsnivå

Nivå 1,2, 3,4 og 5

Inngåelse og utvidelse av husleiekontrakter i henhold til fullmakter gitt av styret i Helse Midt-Norge

Leie og utleie av eiendom er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser med forskrift

 

Fullmaktsregler for inngåelse av husleiekontrakter i HMN følger reglement for bygg og eiendom

Leie og utleie av eiendom med årlig grunnleie (leie ekskl. forvaltning, drift og vedlikehold) over 20 mill.kr.(*) skal behandles av styret for Helse Midt-Norge RHF.

 

Leie og utleie av eiendom med årlig grunnleie under 20 mill. kr. skal behandles i styret for Hemit HF eller etter fullmakt fra styret.

 

Nivå 1

HR-fullmakter (personal og organisasjon)

Fullmakt

Fullmaktens innhold

Avgrensning

Fullmaktsnivå

Beslutte å opprette ny stilling, inkludert tittel/lønnsplassering

Gjelder nyopprettede stillinger utover budsjett

Rekrutteringsprosess skal følges.

Gjeldende lønnsoverenskomst

Nivå 1

Beslutte ansettelse, inkludert lønnsplassering

Erstatning av eksisterende stillinger

I samråd med overordnet leder.

Nivå 1, 2 og 3

Beslutte å ta inn vikar, innenfor samme lønnsramme-/spenn

 

Innenfor budsjettramme.

Avtale om innleie

Nivå 1, 2 og 3

Signering av arbeidsavtaler

 

Rekrutteringsprosess skal følges.

Nivå 1

AD kan ved behov (ferie/fravær) delegere signering av arbeidsavtaler til Nivå 2 og 3

Personalansvar, inkludert å kunne godkjenne individuelle arbeidstidsordninger, pålegg av overtid, innvilge avtalefestede permisjoner, kurs og tilleggs-/ etterutdanning

 

 

Nivå 1, 2, 3 og 4

 

HR- sjef har fullmakt til å skrive under på personalskjema for avdelingsleder etter avtale med avdelingsleder der avdelingsleder har denne fullmakten

Godkjenne bierverv

 

Etiske retningslinjer - Reglement om bierverv

Nivå 1

Godkjenning av bierverv som vurderes av leder til å være klart innenfor retningslinjene delegeres til nærmeste leder (Nivå 2, 3 og 4)

Suspendere ansatte

Fullmakt til å beslutte at ansatte skal suspenderes fra sin stilling

Iht til gjeldende lovverk og reglement

Nivå 1

Vedta oppsigelse/ avskjed

Fullmakt til å si opp/avskjedige ansatte på bakgrunn av uønskede hendelser

Iht til gjeldende lovverk og reglement

 

I samråd med styreleder

 

Nivå 1

Omgjøring/ inndragning av stilling

 

 

Nivå 1

Godkjenne lønnsoppgjør

Gjennomføre og godkjenne lønnsforhandlinger

 

Nivå 1

 

HR-sjef har fullmakt til å signere brev lønnsbrev og personalskjema som er knyttet til lønnsendringer som er godkjent av nivå 1

Fullmakter innen sikkerhetsarbeidet/ informasjonssikkerhet og personvern

Fullmakt

Fullmaktens innhold

Avgrensning

Fullmaktsnivå

Signere databehandleravtaler mellom Hemit HF og Dataansvarlig

 

Prosedyre for inngåelse av databehandleravtaler skal følges

Nivå 1

Signere databehandleravtaler mellom Hemit HF og underdatabehandler

 

Prosedyre for inngåelse av databehandleravtaler skal følges

Avdelingsleder Forvaltning / Avdelingsleder Basisdrift.

 

Fullmakten er delegert fra Administrerende direktør

Godkjenne avtaler om fjerntilgang for leverandører

 

Prosedyre for leverandørtilgang fjernaksess skal følges.

 

IT-sikkerhetsansvarlig skal konsulteres ved bestilling av Site-to-site-tilganger.

Avdelingsleder Basisdrift

 

Fullmakten er delegert fra Administrerende direktør

Godkjenne behandling av personopplysninger

 

Før behandling starter skal behandlingen protokollføres. Personvernombud skal konfereres

HR-sjef.
Daglig ansvarlig for behandlingen av personopplysninger

Varsling til datatilsynet om brudd på personopplysnings- sikkerheten

 

Vedkommende har tilgang til og myndighet til å varsle Datatilsynet via Altinn

Personvernombud skal forberede sak og melde på vegne av Administrerende direktør

Nivå 1

Tildele tilganger/autorisasjon til system med personopplysninger

Tildele og kontrollere personellets tilgang til informasjon og tjenester etter fastsatt tilgangsregime, herunder ved endt arbeidsforhold

Personell skal kun tildeles rettigheter som er nødvendig i forhold til arbeidsoppgaver og tjenstlige behov

Nivå 1,2, 3, og 4

Gi tilgang til sikkerhetsgradert informasjon og adgang til skjermingsverdige objekter og infrastruktur

Jf. Sikkerhetsloven

Sikkerhetsleder er autorisasjonsansvarlig og er gitt fullmakt fra Administrerende direktør

Sikkerhetsleder/
Informasjonssikkerhets-ansvarlig

Umiddelbar iverksettelse av tiltak der respons er tidskritisk for å begrense skadeomfanget (Cyberhendelser).

Ved IKT-hendelser der respons er tidskritisk for å begrense skadeomfanget (for eksempel ved et dataangrep) kan Hemit være nødt til å stenge ned berørte tjenester med umiddelbar virkning.

AD skal varsles umiddelbart, og kontakt eller forsøk på kontakt skal dokumenteres. Beredskapsledelse settes i Hemit samtidig.

 

I slike tilfeller skal Hemit uten opphold varsle berørte foretak/virksomheter om nedstengningen og forventet nedetid. Dette reguleres i Avtale om IT-tjenester. 

 

Jf. «Regional helseberedskapsplan, Helse Midt-Norge» og «Regional fagplan IKT-beredskap, Helse Midt-Norge».

 

Fullmakt for umiddelbar iverksettelse av tiltak er gitt fra Administrerende direktør 

 

Besluttes i hovedsak av Incident Manager (IM), men kan også besluttes av Seksjonsleder for Cybersikkerhetsseksjonen i tilfeller hvor IM ikke er tilgjengelig innen rimelig tid.

Myndighet til å sette tidsfrister for å lukke sårbarheter (Vulnerability Management).

Myndighet til å sette tidsfrister for å lukke sårbarheter, slik at den overordnede sikkerhetstilstanden opprettholdes, gjennom at angrepsflaten reduseres til et akseptabelt nivå.

 

Dersom tidsfrist ikke overholdes, kan Hemit SOC iverksette nødvendige tiltak for å redusere relatert risiko i cyberdomenet på vegne av helseregionen.

Jf. «Ansvarsfordeling i overordnet IKT styringsmodell» og «Avtale om IT-tjenester».

 

Fullmakt til å sette tidsfrister er gitt fra Administrerende direktør

 

Sikkerhetsanalytiker i Cybersikkerhets-seksjonen.

Avdelingsleder i basisdrift er risikoeier og endelig beslutningsmyndighet.

 

Fullmakter innen risikostyring

Fullmakt

Fullmaktens innhold

Avgrensning

Fullmaktsnivå

Behandle og akseptere risiko innen eget ansvarsområde

Risikoeier er ansvarlig for å sikre at tilstrekkelige tiltak identifiseres og gjennomføres

Risikoeier kan behandle og akseptere identifiserte restrisikoer på grønt og gult nivå innen eget ansvarsområde.

For identifiserte restrisikoer på orange område skal Administrerende direktør informeres.

For identifiserte restrisikoer på rødt område skal Administrerende direktør involveres i håndtering.

 

Risiko på orange og rødt nivå skal inngå i avdelingens risikorapportering, og virksomhetens 10-på-topp risiko skal rapporteres til Styret i Hemit HF

 

Risikoeiere/ Alle ledere

Håndtering av samtidig risiko i foretaket

Administrerende direktør er ansvarlig for å identifisere, vurdere og håndtere risikoer som potensielt kan utløse et høyrere risikonivå dersom de inntreffer på samme tidspunkt.

Prosess for risikostyring skal følges.

 

Nivå 4 innenfor eget område

Nivå 1

Beslutte gjennomføring av risikovurdering og DPIA

Vurdere når det er behov for risikovurdering og/ eller DPIA

Prosedyrer for gjennomføring av risikovurdering og DPIA skal følges.

Risikoeier/ Systemeier

Referanser

Se Fane ”Relatert”

·         Fullmaksstruktur i Helse Midt-Norge:

o   Samlet oversikt over oppgaver og tilhørende myndighet for foretaksmøtet, styret og daglig leder i Helse Midt-Norge RHF, ID 703 - EQS RHF

o   Fullmaktstruktur for Helse Midt-Norge RHF, ID 659 - EQS RHF

·         Lov om helseforetak mm (Helseforetaksloven)

·         Lov om rettergangsmåten i straffesaker (straffeprosessloven)

·         Lov om mekling og rettergang i sivile tvister (tvisteloven)

·         Lov om prokura (prokuraloven)

·         Lov om medverdiavgift (merverdiavgiftsloven

·         Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)

·         Lov om Enhetsregisteret