Hensikt og omfang

Hensikten med denne prosedyren er å beskrive saksgangen i prioritering av Helse Midt-Norges regionale IKT-prosjektportefølje.

Prosessen er tenkt brukt i situasjoner med et visst aktivitetsnivå. I perioden nå når Helseplattformen er under innføring i regionen er annen prosjektaktivitet på et minimum. RPT kan derfor i denne tidsperioden velge å beslutte fra sak til sak hvordan prioritering skal foregå.

Startpunkt / Initiering av prosessen

Prioritering av prosjektporteføljen gjennomføres og besluttes tre ganger pr år, med beslutningspunkter i styringsgruppe Digitalisering og standardisering i mai/juni, september/oktober og desember/januar. Prioriteringen i desember/januar er sammenfallende med kommende års budsjettprosess. Input til prosessen er

• Ramme for regionalt IKT-driftsbudsjett
• Ramme for regionalt IKT-investeringsbudsjett
• Gjeldende strategier
• Nasjonale føringer og planer
• Status på eksisterende prosjektportefølje
• Ferdig utredede prosjektkandidater

Resultat

Output fra prosessen er

• Oppdaterte lister over rangerte prosjektkandidater og/eller oversikt over prioriterte områder
• Vedtak om endringer til prosjektporteføljen

Ansvar

Det regionale helseforetaket v/ direktør for eierstyring har det overordnede ansvaret for gjennomføring av prioriteringsprosessen. Gjennomførende er sekretariatet for RPT og SDS v/ sekretariatets leder.

Roller

Nedenfor følger en beskrivelse av de roller/ funksjoner som inngår i Helse Midt-Norges regionale porteføljestyring.

Rolle/funksjon	Beskrivelse
SDS	Styringsgruppe Digitalisering og standardisering Styringsgruppe for Helse Midt-Norges IKT-prosjektorganisering, på vegne av administrerende direktør i Helse Midt-Norge
RPT	Regional ledergruppe for prosjekt- og tjenestestyring
Systemeiergrupper	Programstyrene i Helse Midt-Norges IKT-prosjektorganisering
Sekretariat for RPT og SDS/ Porteføljekontoret	Det regionale porteføljekontoret.

 

Definisjoner

Portefølje – I denne sammenhengen menes samlingen av pågående IKT-prosjekter i Helse Midt-Norge over regionalt IKT-investerings- og IKT-driftsbudsjett.

Prioriteringsliste – En rangert liste over ferdig utredede prosjektkandidater, som oppdateres i hver prioriteringsrunde.

Arbeids- og informasjonsflyt

Porteføljestyring, prosjektfaser og beslutningspunkter

Porteføljestyring i Helse Midt-Norge baserer seg på følgende prinsipper[1]:

• Topplederforpliktelse
• Samsvar med virksomhetens styringsstruktur
• Samsvar med virksomhetens strategi
• Porteføljekontor
• Dynamisk endringskultur

Modellen for porteføljestyring (MoP®) er oppsummert i figuren nedenfor. Denne prosessbeskrivelsen dekker praksisene Prioritere, Balansere og Planlegge porteføljen, som ligger til definisjonssyklusen.

Figur: Sykluser og praksiser i porteføljestyring

 

Et enkelt prosjekt deles inn i flere faser med beslutningspunkter mellom hver fase, dette kan illustreres slik:

Alle prosjektidéer skal igjennom en konseptfase for å komme med i porteføljebehandlingen. Se egen prosessbeskrivelse i EQS for konseptfasen. Hver av fasene i prosjektmodellen inneholder forberedelse til neste beslutningspunkt. Det er beslutningspunkt 2, Beslutning om oppstart, som inngår i prosessen for prioritering av porteføljen.

 

Definere prosjektporteføljen

Prosess for endringer i prosjektporteføljen gjennomføres som nevnt tre ganger pr år, rundt mai/juni, september/oktober og desember/januar. Nøyaktig tidspunkt settes opp hvert år når årsplan med bl.a. tidspunkter for møter i styringsgruppe Digitalisering og standardisering planlegges.

Diagrammet nedenfor beskriver arbeidsflyten gjennom én beslutningsrunde.

Prioritere

• Porteføljekontoret tar nye prosjektkandidater som ligger klare til beslutningspunkt 2, Beslutning om oppstart, og foreslår innplassering av disse i prioriteringslisten. Forslag til og informasjon om prioriteringslisten samles i et eget notat.

Som et verktøy benytter Helse Midt-Norge et sett med kriterier som underlag for prioritering av prosjekter. Kriteriene er inndelt i to grupper, nytteverdi og gjennomføringsevne. Kriterier for nytteverdi sier noe om viktighet for Helse Midt-Norge, mens kriterier for gjennomføringsevne sier noe om sannsynlighet for å lykkes med prosjektet.

 

 

 

Alle forslag til nye prosjekter skal i konseptfasen ha blitt gitt en karakter for hver av disse kriteriene. Se Porteføljestyring, konseptfasen for nærmere informasjon om karaktersettingen.

I tillegg til prioriteringskriteriene kan det være andre spesielle forhold som det må tas hensyn til når rekkefølgen på køen skal vurderes.

• Systemeiergruppene behandler rangering av prosjektkandidatene innenfor hvert sitt område, og gir også innspill til samlet rekkefølge
• Porteføljekontoret forbereder sak til RPT, som gjennomgår og gir innspill til prioriteringslisten
• Porteføljekontoret oppdaterer prioriteringslisten etter tilbakemeldinger fra systemeiergrupper og RPT

 

Balansere

• Porteføljekoordinator utarbeider porteføljestatusrapport, rapporten inneholder informasjon om bl.a. økonomi og kapasitet.
• Porteføljekontoret og RPT vurderer eksisterende prosjekter og nye prosjektkandidater ut ifra om det er rett tidspunkt, dekning av strategiske mål, innvirkning på ulike virksomhetsområder, samlet risiko- og gevinstprofil og tilgjengelige ressurser.

Resultatet er eventuelle forslag til endring i porteføljen, dvs. oppstart av nye prosjekter eller stopp av pågående prosjekter. Nye prosjekter foreslås fra de høyest prioriterte kandidatene i prioriteringslistene avhengig av hva det er vurdert å være rom til i kommende periode og øvrige vurderinger gjort av porteføljekontoret og RPT rundt balansering av porteføljen.

 

Planlegge

• Porteføljekontoret forbereder saksgrunnlag om endringer til porteføljen, herunder nye prosjekter til beslutning om oppstart (beslutningspunkt 2), til styringsgruppe Digitalisering og standardisering.
• Ressurser til deltakelse i nye prosjekter som foreslås startet skal være avklart med foretakene og Hemit i forkant
• Endringer i prosjektporteføljen besluttes av styringsgruppe Digitalisering og standardisering
• Porteføljekontoret kommuniserer de vedtatte endringene til porteføljen

 

Oppfølging

Ikke relevant

Referanser

Ingen