Hensikt og omfang

Alle prosjektidéer skal igjennom en konseptfase for å komme med i porteføljebehandlingen. Dette dokumentet beskriver arbeidsgangen i Idéfasen og Konseptfasen. Prosessen baserer seg på Prosjektveiviseren fra Digitaliseringsdirektoratet. Det anbefales å støtte seg på denne i arbeidet.

 

Formålet med prosessen er å utrede alternative konsepter og velge det beste. Konseptfasen skal sikre at ledelsen får god, relevant og tilstrekkelig informasjon til å beslutte hvorvidt de skal sette i gang et nytt prosjekt, og i så fall gjøre et bevisst og gjennomtenkt valg av konsept. Formålet er like mye å forhindre bruk av ressurser på dårlige prosjekter som å godkjenne bruk av ressurser til å planlegge levedyktige og lønnsomme prosjekter. Resultatet fra konseptfasen skal danne et godt grunnlag for et prosjekts planleggingsfase. (En konseptutredning og metodikken rundt utredningen kan også brukes for å utrede et tema uten at formålet er å starte et prosjekt, se da Prosjekt, utredningsrapport.)

Se egen prosess for hvordan prioritering av porteføljen foregår, Porteføljestyring, Prioriteringsprosess.

Dersom prosjektidéen er regional, skal regional IT-styringsstruktur involveres. Dersom prosjektidéen tilhører ett foretak og Hemit skal gjennomføre, eller er Hemit-intern, skal Hemits ledelse involveres. Prosessen er beskrevet samlet for begge tilfeller, markert med «/» i teksten.

 

Startpunkt / Initiering av prosessen

Idéfasen starter med et behov i form av en prosjektidé. Den påfølgende Konseptfasen starter når virksomhetsledelsen (dvs. et av områdestyrene i regional IT-styringsstruktur for regionale prosjektidéer, Hemit ledergruppe for andre) ved beslutningspunkt 1 har godkjent mandat for konseptfasen.

Resultat

Følgende dokumenter skal leveres fra idéfasen:

Mandat for konseptfasen

Mandatet utarbeides på bakgrunn av et problem eller et behov som skal løses. Mandatet skal være kortfattet. Det gir de som skal gjennomføre utredningsarbeidet/konseptfasen et mandat til å sette i gang sitt arbeide, herunder føringer og rammer for arbeidet. Mal under Mer info.

 

Følgende dokumenter skal leveres fra konseptfasen:

Utredningsrapport

Beskriver utgangspunktet, behovet, funnene og konklusjonene fra utredningen. Prosess og mal i prosedyren Prosjekt, utredningsrapport.

 

Og dersom anbefalingen fra utredningen er å starte et prosjekt:

 

Prosjektbegrunnelse	Dette dokumenterer grunnlaget for å sette i gang prosjektet. Prosjektbegrunnelsen etableres i en første grov versjon i konseptfasen, og utvikles videre i planleggingsfasen. Prosjektbegrunnelsen vedlikeholdes gjennom hele prosjektet og er det viktigste dokumentet for senere å justere kursen ved faseovergangene. Dersom forutsetningene ved oppstart endres underveis eller ny kunnskap kommer til, skal dette reflekteres i ny versjon av Prosjektbegrunnelsen, slik at prosjektet kan styre mot maksimal nytteverdi og om nødvendig endre kurs. Mal under Mer info i prosedyren Prosjekt, prosjektbegrunnelse. Prosjektbegrunnelsen fungerer som beslutningsunderlag når man skal ta stilling til om prosjektet skal iverksettes eller ikke.
Interessentanalyse	Gir en oversikt over personer og grupperinger som har forventninger til prosjektet, blir berørt av prosjektet eller som prosjektet kan ha nytte av å ha dialog med. I konseptfasen lages et utgangspunkt for prosjektets interessentanalyse. Mer info i prosedyren Prosjekt, Interessentanalyse.
Faseplan for Planleggingsfasen	Dersom prosjektet vedtas, er det behov for et styrende dokument for Planleggingsfasen. Dokumentet utarbeides kun dersom konseptarbeidets anbefaling er å starte et prosjekt. Mal under Mer info. For mindre prosjekter er det ikke nødvendig at dette er et eget dokument, men planen kan inngå i f.eks. prosjektplanen.
Prosjektplan (påstartet versjon)	Kapittel 5, Organisering og ansvar, må fylles ut. Mal under Mer info i prosedyren Prosjekt, Planlegge. Videre kan om ønskelig kjent informasjon på dette stadiet legges inn i kapitlene 3 Prosjektleveranser, 4 Ytre rammebetingelser, 6.1 Overordnet faseplan og 6.4 Valgt strategi for gjennomføring, som en foreløpig versjon 0.1 av prosjektplanen. Dette vil gi en god start på Planleggingsfasen hvor Prosjektplanen skal utarbeides og godkjennes.

 

 

Ansvar

Prosesseier: Assisterende direktør, Hemit. Digitaliseringssekretariatet hvis regional prosjektportefølje.

Prosessleder: Leder for utredningsarbeidet

Roller

Beskrivelse av roller som er involvert i idéfasen:

Rolle/funksjon	Oppgave i porteføljestyring
Linjeleder/ behovseier	Den som fremmer forslaget i form av Mandat for konseptfasen. Bidrar til å utforme interessentanalyse samt gevinstbeskrivelser og kost/nytte-vurderinger i Prosjektbegrunnelsen. «Eier» Prosjektbegrunnelsen, dvs. stiller seg bak de vurderingene som er beskrevet. Ansvarlig for å presentere resultatet fra konseptfasen for Digitaliseringssekretariatet/ Hemit Prosjektkontor og aktuelt områdestyre/ Hemit ledergruppe. Se ellers en nærmere beskrivelse av roller i prosjekt og generiske rollebeskrivelser her.
Sekretær for Områdestyret/ Hemit Prosjektkontor	Kvalitetssikrer dokumenter og sørger for saksflyt i styringsstrukturen. Sekretær for Områdestyret kan hvis behov be om bistand til kvalitetssikring fra Digitaliseringssekretariatet og/eller Hemit Prosjektkontor. Kontaktpersoner i Hemit Prosjektkontor finner du her: Prosjektkontoret
Digitaliseringssekretariatet	Sekretariat for regional IT-styringsstruktur. Kan bistå områdesekretærer med kvalitetssikring og saksflyt.
Områdestyre/ Hemit ledergruppe	Vedtar oppstart av konseptfasen.
Leder for utredningsarbeidet	Har myndighet og ansvar til å lede arbeidet i konseptfasen og levere de nødvendige produktene innenfor de rammer og begrensninger som er definert av Mandatet for konseptfasen. Utpekes av Områdestyret/ Hemit ledergruppe i beslutningspunkt 1.
Utredningsteam	Ressurser allokert til arbeidet, som beskrevet i Mandatet for konseptfasen. Kan blant annet omfatte forslagsstiller eller andre nøkkelressurser fra foretakene, ansattrepresentanter, brukerrepresentanter, tjenesteutvikler, arkitekt, m.fl. avhengig av prosjektets størrelse og behov.
Arkitekturforum	Vurderer og gir innspill og anbefalinger til forslaget.

 

Arbeids- og informasjonsflyt

Figuren nedenfor beskriver arbeidsflyten gjennom idé- og konseptfasen:

Idéfasen

I idéfasen skal Mandat for konseptfasen utarbeides.

Ansvaret for utarbeidelse av Mandat for konseptfasen ligger hos ledelsen i den delen av virksomheten som eier behovet. Mandatet for konseptfasen utarbeides før beslutningspunkt 1 (B1) i forkant av konseptfasen. Dokumentet oppdateres ikke etter B1 da det i løpet av konseptfasen erstattes av andre plandokumenter.

Den overordnede hensikten med Mandatet for konseptfasen er å gi en tydelig beskrivelse av behovet eller idéen som skal utredes, og de rammebetingelsene som gjelder for konseptfasen. Ta kontakt med sekretær for aktuelt Områdestyre/ Hemit Prosjektkontor ved spørsmål eller dersom bistand ønskes.

Ledelsen/ behovseier sender utfylt mandat til sekretær for aktuelt Områdestyre/ Hemit Prosjektkontor, som kvalitetssikrer og sørger for at saken blir lagt fram for Områdestyret/ Hemit ledermøte.

Aktuelt Områdestyre/ Hemit ledermøte beslutter om konseptfasen skal startes og utnevner leder for utredningsarbeidet. Behovseier deltar og presenterer saken. En prosjektidé kan også bli overført til tjeneste- eller oppdragsprosessen dersom det vurderes at dette er en bedre tilnærming.

Denne sjekklisten (Digitaliseringsdirektoratet) kan benyttes av Områdestyret/ Hemit ledermøte i vurdering av oppstart av konseptfasen.

Konseptfasen

Teams og Prosjektweb: Kontakt Hemit Prosjektkontor som sørger for å bestille team i Teams og opprette prosjektområde på prosjektweben når konseptfasen er vedtatt av Områdestyret/Hemit ledermøte.

Smidig gjennomføring: Konseptfasen bør i den grad det er mulig søkes gjennomført smidig ved at utredningsteamet får dedikert tid til å jobbe konsentrert og samlet med utredningen. Cynefin-rammeverket kan benyttes til å vurdere smidig vs. tradisjonell gjennomføring.

Tjenesteutvikler for eventuell eksisterende tjeneste som berøres skal involveres i utredningen. Hvis konseptene vil kunne omfatte en eller flere anskaffelser er det viktig at fagmiljøet for anskaffelser blir involvert i tilstrekkelig grad allerede i konseptfasen.

 

Planlegging og gjennomføring av konseptfasen

Arbeidet utføres i tråd med prosessen tegnet opp i figuren. Planlegg arbeidet med utgangspunkt i det godkjente Mandatet for konseptfasen.

I selve gjennomføringen utarbeides først dokumentet Utredningsrapport ved å følge prosedyren Prosjekt, utredningsrapport. Øvrige dokumenter – dersom utredningen resulterer i anbefaling om å starte et prosjekt - utarbeides deretter med bakgrunn i resultatet dokumentert i Utredningsrapporten.

Resultatet fra konseptutredningen sendes til sekretær for aktuelt Områdestyre/ Hemit Prosjektkontor, som sørger for kvalitetssikring av dokumentene og saksflyt videre. Sekretær for aktuelt Områdestyre kan be Digitaliseringssekretariatet eller Hemit Prosjektkontor om bistand til kvalitetssikring og saksflyt hvis behov.

 

Nyttige tips

Tips til gjennomføring av kick-off for konseptfasen:

Ø  Deltakere på kick-off møtet: Leder for konseptarbeidet, behovseier, utredningsteam

Ø  Forslag til agenda:

1.               Presentasjonsrunde

2.               Gjennomgang av mandatet for utredningen

3.               Gjennomgang av EQS-rutine for konseptfase og maler for interessentanalyse, prosjektbegrunnelse og faseplan for planleggingsfasen

4.               Diskusjon om viktige medspillere: Hvem kan bidra og hvem bør høres underveis (dvs. interessentanalyse: Kartlegging av nøkkelinteressenter)

5.               Gjennomgang av tidsplanen og arbeidsform for utredingen

6.               Bruk av prosjektweb og Teams

7.               Eventuelt

Tips til prosjektnavn som bidrar til at det blir mest mulig intuitivt for alle hvilken verdi prosjektet vil gi (dersom utredningen resulterer i anbefaling om å starte et prosjekt):

Ø  Unngå forkortelser i prosjektnavnet

Ø  Navnet bør ikke ha fokus på dataverktøyet som skal leveres, men den helseverdien eller virksomhetsprosess som berøres hos helseforetakene

Det vises til Prosjektveiviserens beskrivelse av konseptfasen (Digitaliseringsdirektoratet) for ytterligere informasjon og tips til gjennomføring av konseptfasen.