Hensikt og omfang

Hensikten med rutinen er å sikre god dokumentasjon av applikasjonsporteføljen, som nødvendig grunnlag for god og effektiv tjenesteproduksjon og for ivaretakelse av lovpålagte oversikter relatert til personopplysningsloven. Dette innebærer å sikre at nye applikasjoner blir dokumentert før overlevering til produksjon og at dokumentasjonen blir oppdatert ved endringer og utfasing av applikasjoner.

Rutinen omfatter registrering i de forskjellige verktøy Hemit benytter for dokumentasjon av applikasjoner. Alle applikasjoner, uavhengig av distribusjonsform, skal registreres.

 

Applikasjoner som andre enn Hemit drifter, men som kjører på eller gis tilgang til fra Hemits plattform omfattes også av rutinen.

 

Etablering av nye applikasjoner kan initieres fra prosjekt, oppdrag eller drift.

 

Applikasjonene får tilordnet en SLA når de knyttes til en tjeneste. Service Level Manager har ansvar for innplassering av applikasjoner i tjeneste.

 

Ny leveranser skal overleveres i henhold til rutine Overlevering av oppdrag, release og prosjekt til produksjon.

 

For applikasjoner som tas ut av produksjon og ikke erstattes av ny versjon se egen rutine Utfasing av applikasjon/tjeneste - Gjennomføring (Ikke tilgjengelig).

 

Hva som ikke skal registreres som applikasjon, men under andre CI-typer:
Programvare som kjører på nettverksutstyr, lagringsutstyr, medisinsk teknisk utstyr, programvare for systemadministrasjon, operativsystemer, drivere, firmware skal holdes utenfor.

Definisjoner

-          Service Manager (SMA) – Hemits servicedesk og CMDB

 

-          CMDB – Configuration Management Database

 

-          CI – Configuration Item i Service Manager. Inneholder metadata om applikasjonen.

 

-          GDPR – General Data Protection Regulation (Personvernforordning)

 

-          Ivanti – System for administrasjon og distribusjon av ikoner på PC-er

 

-          WaaS – Windows as a Service. Ny release-modell for Windows hvor nye funksjonsoppdateringer blir distribuert én gang pr. år.

 

-          MaaS – Mobile as a Service. Release-modell for mobile enheter som bruker Android eller iOS. Oppgraderinger av enhetene blir distribuert og styrt av Hemit.

 

-          Applikasjonsportefølje – En oversikt over alle applikasjoner som leveres som deler av Hemits tjenester. Porteføljen inneholder både status på applikasjon, knytning til tjeneste og annen informasjon.

 

-          Applikasjon – Programvare som benyttes av sluttbruker. En applikasjon består av funksjoner som fyller hele eller deler av behovene til en IT-tjeneste. Hver applikasjon kan være del av mer enn én IT-tjeneste. En applikasjon kjøres på en eller flere servere eller klienter. Applikasjon er noe sluttbruker har et forhold til og som det meldes feil eller behov for støtte på til Kundesenter.

 

-          Mellomvare – Programvare som ikke er synlige for brukerne men nødvendige for at applikasjonene skal fungere kalles mellomvare. Mellomvaren kan benyttes av flere applikasjoner, f.eks Java. Mellomvare er nødvendige byggeklosser for at Applikasjonene skal fungere, disse skal også dokumenteres og relateres til applikasjonene.

 

-          Integrasjon – Applikasjon/løsning for overføring av data mellom applikasjoner/systemer.

 

-          Running Software – Programvare eller database som går på en server. Dette er progamvare som brukeren typisk ikke har direkte kontakt med, men som nåes via klientprogramvare (se applikasjon) eller via en nettside. Eller det kan være bakgrunnsprosesser som f.eks styrer nettverk eller brukerkontoer.

 

-          Leveranseansvarlig – Samlebetegnelse for den som er ansvarlig for leveransen. Kan være prosjektleder, releaseleder eller oppdragskoordinator.

 

-          Testansvarlig – Ansvarlig for test av applikasjonen. Oftest testleder i prosjekt- eller release-team. Kan være fagansvarlig eller pakker om det ikke finnes noen testleder.

 

-          Begrepene CI, subtype, business og middelware er begrep fra Service Manager og benyttes derfor i rutinen.

 

 

Ansvar

Leveranseansvarlig er hovedansvarlig for at alle applikasjoner som skal overleveres blir dokumentert iht. kap. 1 og leveranseansvarlig er også ansvarlig for utfasing av den versjonen av applikasjonen som ikke lenger er i bruk som følge av innføring av ny versjon.

For nye applikasjoner som skal pakkes har leveranseansvarlig ansvaret for å registrere ny CI med nøkkelinfo før pakker tar over. Dette inkluderer også info ang. GDPR.

I de tilfeller det ikke er noen leveranseansvarlig er fagansvarlig ansvarlig for å holde applikasjonene oppdatert i Service Manager.

Service Level Manager (SLM) er ansvarlig for at applikasjoner knyttes mot tjeneste og tjenesteutvikler er ansvarlig for at informasjon ang. GDPR blir kartlagt, registrert og oppdatert for applikasjoner som tidligere er overlevert og som mangler informasjonen.

 

Arbeidsbeskrivelse

Prosessmodell for registrering og dokumentasjon av ny applikasjon.

 

1.  Registrering av ny applikasjon

 

Dokumentasjon av ny applikasjon:

 

1. Etablere dokumentasjon i Wiki

Se Dokumentsstyring av driftsdokumentasjon (Ikke tilgjengelig)

 

2. Registrere ny CI i Service Manager for applikasjonen ved å velge «Search CIs» og så «New» fra Configuration Management
   og «CI Type» fra tabellen under i neste trinn. Du får da opp skjemaet som brukes for å registrere en ny applikasjon.

 

CI Type og CI Subtype for applikasjoner som registreres i Service Manager:

 

CI Type	CI Subtype	Kommentar
Application		Programvare som kjører på klienten / desktopen. Forskjellige varianter av tjenester regnes ikke som programvare og skal registreres som tjenester.
	Anti-Virus / Security
	Back-up
	Business	Vanlige sluttbrukerapplikasjoner som installeres lokalt eller i VDI. Registrert bruk av applikasjonen på den enkelte klient sammen med test-status for applikasjonen, i WaaS-fanen, tas med i beregninga av om ny Windows-versjon rulles ut til klienten.
	Database
	Development Tools
	Entertainment
	Graphics
	Integration
	Internet/Web	Web-applikasjoner hvor ikonet på desktopen lenker til en applikasjon som åpnes i en nettleser.
	Middleware	Mellomvare / Programvarebiblioteker som .NET, Java o.l.
	Networking
	Operating System	Windows o.l.
	Other
	Reference
	Android	Applikasjon for Android smart-telefon og nettbrett
	iOS	Applikasjon for iOS / iPadOS (Apple) smart-telefon og nettbrett
Running Software		Programvare som kjører sentralt på server.
	Application Server
	Cluster Software
	Database
	Directory Server
	DNS Server
	Hypervisor
	Integration
	Mail Server
	Messaging Server
	Web Server

 

 

Skjermbildet for registrering av ny applikasjon. For utfylling se 1.1 Dokumentasjon av applikasjon i Service Manager.

 

 

 

3. Gjennomfør rutine Overlevering av oppdrag, release og prosjekt til produksjon.

 

1.1       Dokumentasjon av applikasjon i Service Manager

 

Nedenfor beskrives hvilke felt i Service Manager som brukes med eksempler på hva feltene skal inneholde.

Felt med * er obligatoriske.

 

Felt i Service Manager		Forklaring		Ansvarlig	Eksempel
CI Identifier		Automatisk generert løpenummer – kan ikke endres.			CI106580
*Display Name		Navn på applikasjon OBS leverandørnavn skal ikke være med. Versjonsnummer skal være en del av navnet (Andre navn på applikasjonen kan legges inn i parentes. Legges inn for å lette søking) Navnet må være unikt.		Leveranseansvarlig	Skype for Business v 2016 (Lync)
*CI Type		Se tabellen over for oversikt over CI typer		Leveranseansvarlig	Application (denne velges i nedslippsboks før du kommer inn i skjemaet)
*CI Subtype		Se tabellen over for oversikt over CI subtyper		Leveranseansvarlig	Business
*Status		Status på applikasjonen velges fra en nedslippsboks og oppdateres gjennom applikasjonens livsløp. Se beskrivelse i kap. 1.3 Status på applikasjoner		Leveranseansvarlig / Pakker / Fagansvarlig	In use
*Environment		Development, Test, Production, None		Leveranseansvarlig / Fagansvarlig	Production
*Operations Responsible		Referanse til fagansvarlig velges ved å slå opp i Service Manager se kap. 1.2 Obligatorisk for alle applikasjoner.		Leveranseansvarlig / Fagansvarlig	<Bruker-ID til fagansvarlig>
Owner
*Config Admin Group		Referanse til gruppen med ansvaret for applikasjonen velges ved å slå opp i Service Manager se kap. 1.2		Leveranseansvarlig / Fagansvarlig	F.eks: ANIN, PACS
DSL		Samme som «CI Identifier» eller DSL nr. for eldre applikasjoner Brukes for applikasjoner med App-V pakke		Leveranseansvarlig / Pakker	CI106580
*Vendor		Hvis leverandør mangler sendes leverandørinfo til driftsansvarlig for SMA, som registrerer leverandøren i Service Manager. Vendor er den virksomheten som programvaren kjøpes fra, ikke nødvendigvis den samme som lager programvaren.		Leveranseansvarlig	EVRY
Support Remarks		Brukes for å indikere om applikasjonen påvirkes av Helseplattformen		Leveranseansvarlig	Mulige alternativer: Integrere – applikasjonen trenger en ny integrasjon mot Helseplattformen   Erstatte – applikasjonen erstattes av Helseplattformen, og data migreres   Erstatte uten migrering av data – som over, men uten datamigrering   Ikke berørt
Version		Programvareversjon for applikasjonen		Leveranseansvarlig	1.0.12
*Operational Organisation		Driftsorganisasjon - Oppslagsfelt mot forhåndsdefinert tabell.   Navn på foretak eller avdeling som er ansvarlig for drift av systemet. Ansvaret for drift kan ligge internt, hos leverandør eller tredjepart – med en supportavtale for drift. 2. linje setter eventuelt saken over ved delt driftsansvar.		Leveranseansvarlig.	Hemit
*Title		Beskrivelse av hva applikasjonen brukes til / hvilket formål applikasjonen skal dekke		Leveranseansvarlig	Lydlogg (for operatørbruk)
Description		Mer detaljert informasjon om applikasjonen. For løsninger som benyttes både lokalt og nasjonalt skal ansvar for databehandleravtale dokumenteres her.		Leveranseansvarlig	Gir operatør tilgang til kun de nyeste lydopptakene.
Priority		Ikke i bruk
Default Impact		Ikke i bruk
Application Information
RES Name/Bane		Legges inn av den som pakker. Obligatorisk for alle applikasjoner som har ikon i Ivanti		Pakker	AccuLink <foretak>
*Wiki Link		Lenke til dokumentasjon i Wiki		Leveranseansvarlig	http://wiki.helsemn.no/Tjenester/58_Avdelingsvise_kliniske_systemer/A-/AccuLink
Project Number		Ikke i bruk
Licensed		Angir om applikasjonen krever lisens. Mulige verdier: Yes / No Dersom applikasjonen krever lisens skal nærmere beskrivelse av dette finnes i Wiki.		Pakker	Yes
Maintenance Price		Ikke i bruk
Unit Price		Ikke i bruk
Delegation Model		Angir om applikasjonen bruker delegeringsmodellen. Se Retningslinje 9 til HMN Sikkerhetsplan - Delegeringsmodell for administrative tilganger (Ikke tilgjengelig) for mer informasjon.		Pakker
Works on VDI		Angir om applikasjonen fungerer på VDI, dvs kan brukes på PULS Sprint Mulige verdier: Yes / No		Pakker	Yes
Source files		Lenke til kildefiler. Legges inn av Pakker		Pakker
*Companies		Velg HFene som bruker applikasjonen fra lista		Leveranseansvarlig	Helse Nord Trøndelag HF
GDPR-klassifisering må fylles ut før applikasjonen settes i produksjon. Se EQS-dokument Configuration Management - GDPR-klassifisering av applikasjoner (Ikke tilgjengelig) for nærmere beskrivelse av innholdet i de enkelte feltene.
Registration Purpose(s)		Angir ett eller flere formål med å behandle data i applikasjonen. **		Leveranseansvarlig / Tjenesteutvikler	Dokumentere helsehjelp
Information Types		De vesentligste typene informasjon som behandles i applikasjonen (overordnet, ikke detaljert). **		Leveranseansvarlig / Tjenesteutvikler	Helsetilstand Kontaktopplysninger Stedsangivelse Behandlingstiltak
Registered Persons		Viser hvilke grupperinger av personer det behandles informasjon om i applikasjonen. Velg «INGEN» hvis det ikke behandles informasjon om personer i applikasjonen.**		Leveranseansvarlig / Tjenesteutvikler	Pasienter
* Information Class		Definerer informasjonsklassen til den informasjonen i systemet som har størst beskyttelsesbehov. Informasjonsklassene er nærmere definert i HMN Sikkerhetsplan.   Det finnes også forklarende tekst til hver klasse innebygget i datafeltet i Service Manager.		Leveranseansvarlig / Tjenesteutvikler	1 Sensitive personopplysninger
Compliance Classification		All behandling av personopplysninger og sensitive personopplysninger er i utgangspunktet ulovlig, med mindre den behandlingsansvarlige har et gyldig rettslig grunnlag for behandlingen som står i samsvar med behandlingens formål. Angi her hva som er det primære rettslige grunnlaget for behandlingen.   PO/SPO angir om grunnlaget kan brukes for henholdsvis personopplysninger eller for sensitive personopplysninger. 6/9 og bokstav (a, d, f etc) angir artikkel og punkt ig GDPR. Stikkord i parentes viser hva som er kjernen i punktet. Stikkord uten parentes angir særlov som, i tillegg til GDPR, ligger til grunn for databehandlingen.   Gyldig rettslig grunnlag må velges for applikasjoner som behandler informasjon i informasjonsklasse 1, 2a og 3. For andre applikasjoner angi «Ikke relevant» i feltet. Se ellers forklarende tekst til hvert grunnlag i datafeltet i Service Manager og ta kontakt med Personvernombud i Hemit om du er usikker på hva som bør velges.**		Leveranseansvarlig / Tjenesteutvikler	SPO-9h Helseregisterloven
WaaS (benyttes for styring av automatisk utrulling av nye Windows-versjoner)
Application to be tested on new Windows-version		Skal applikasjonen gjennomgå testløp for hver ny versjon?		Fagansvarlig	Yes / No
Previous CI		CI for forrige versjon av applikasjonen   Denne må alltid fylles inn dersom applikasjonen er en oppgradering fra en tidligere versjon, slik at vi har mulighet til å følge historikken til applikasjonen		Fagansvarlig	CI12345
De 4 neste feltene er «arbeidsfelt» som brukes for å fylle inn tabellen under, «Application testresults on Windows builds» NB! Etter at feltene er fylt ut legges informasjonen inn i tabellen ved å trykke på knappen «Add Windows build». Det er kun informasjon som ligger i tabellen som blir tatt hensyn til ved utrulling av ny Windows-build.   Se også presentasjon ‘Innføring i metodikk og bruk av WaaS-fanen’ under WaaS for utfyllende informasjon.   Dette fylles inn av pakker ved første gangs registrering og oppdateres av testansvarlig dersom applikasjonen krever ytterligere test før godkjenning for produksjon. Ved senere godkjenning for nye Windows-versjoner er det testansvarlig eller fagansvarlig som er ansvarlig for oppdatering av tabellen.
	Application in test on build		Hvilken versjon gjelder teststatus for? Velges fra nedslippsboks.	Pakker / Testansvarlig  / Fagansvarlig	1809
	Current test status		Status under og etter test. Velges fra nedslippsboks	Pakker / Testansvarlig  / Fagansvarlig	In test, Approved
	*Deployment		Hvordan distribueres applikasjonen? Velges fra nedslippsboks.	Pakker / Testansvarlig  / Fagansvarlig	App-V
	*Deployment Follow-up		Angir om applikasjonen kan installeres automatisk eller om det må gjøres noe manuelt og av hvem. Velges fra nedslippsboks. Angi “N/A” dersom applikasjonen installeres automatisk. Dersom Manuell installasjon fylles inn “Leverandør”, “Hemit”, “MTA”	Pakker / Testansvarlig  / Fagansvarlig	HEMIT
M365 Test status		Test-status for applikasjonens evt. integrasjon mot Microsoft 365 (Office). Denne statusen vil styre hvilke PC-er som kan få installert Microsoft 365. Dersom PC-en kun har startet applikasjoner med status ‘Approved for…’ eller ‘N/A’ vil den kunne oppgraderes til Microsoft 365.   Velges fra nedslippsboks. - Dersom applikasjonen kan brukes med både desktop- og sky-versjonen av Microsoft 365 settes status til ‘Approved for E3/F3 licence’. - Dersom den kun fungerer med desktop-versjonen av Microsoft 365 settes status til ‘Approved for E3 licence’. - Dersom applikasjonen ikke har noen form for integrasjon mot Microsoft 365 settes status til ‘N/A’		Pakker / Testansvarlig  / Fagansvarlig	Approved for E3 licence
WaaS description		Utfyllende info om nødvendig. Avhengigheter, andre spesielle forhold.		Pakker / Testansvarlig  / Fagansvarlig
Application testresults on Windows builds		Status for aktuell Windows-versjon. Det er denne tabellen som styrer utrullinga. NB! Det er et krav at gyldig teststatus for alle Windows-versjoner i produksjon (og neste hvis den er tilgjengelig) er fylt inn i tabellen før en ny applikasjon settes i produksjon.   Verdier overføres fra feltene beskrevet over ved å trykke på knappen «Add Windows build». Klikk “Remove Selected build” om du ønsker å fjerne en rad eller endre verdier for en rad.		Pakker / Testansvarlig  / Fagansvarlig
MaaS (benyttes for styring av automatisk utrulling av nye Android / iOS-versjoner for mobile enheter. Gjelder kun for CI subtyper Android og iOS)
Application to be tested on new OS version		Skal applikasjonen gjennomgå testløp for hver ny versjon?		Fagansvarlig	Yes / No
Previous CI		CI for forrige versjon av applikasjonen   Denne må alltid fylles inn dersom applikasjonen er en oppgradering fra en tidligere versjon, slik at vi har mulighet til å følge historikken til applikasjonen		Fagansvarlig	CI12345
De 4 neste feltene er «arbeidsfelt» som brukes for å fylle inn tabellen under, «Application testresults on OS builds» NB! Etter at feltene er fylt ut legges informasjonen inn i tabellen ved å trykke på knappen «Add OS build». Det er kun informasjon som ligger i tabellen som blir tatt hensyn til ved utrulling av ny OS-build.   Dette fylles inn av pakker ved første gangs registrering og oppdateres av testansvarlig dersom applikasjonen krever ytterligere test før godkjenning for produksjon. Ved senere godkjenning for nye Windows-versjoner er det testansvarlig eller fagansvarlig som er ansvarlig for oppdatering av tabellen.
	Application in test on build		Hvilken versjon gjelder teststatus for? Velges fra nedslippsboks	Pakker / Testansvarlig  / Fagansvarlig	Android 12
	Current test status		Status under og etter test. Velges fra nedslippsboks	Pakker / Testansvarlig  / Fagansvarlig	In test, Approved
	*Deployment		Hvordan distribueres applikasjonen? Velges fra nedslippsboks	Pakker / Testansvarlig  / Fagansvarlig	Public app store
	*Deployment Follow-up		Angir om applikasjonen kan installeres automatisk eller om det må gjøres noe manuelt og av hvem. Velges fra nedslippsboks Angi “N/A” dersom applikasjonen installeres automatisk. Dersom Manuell installasjon fylles inn “Leverandør”, “Hemit”, “MTA”	Pakker / Testansvarlig  / Fagansvarlig	HEMIT
MaaS / MAM description		Utfyllende info om nødvendig. Avhengigheter, andre spesielle forhold.		Pakker / Testansvarlig  / Fagansvarlig
Application testresults on OS builds		Status for aktuell OS-versjon. Det er denne tabellen som styrer utrullinga. NB! Det er et krav at gyldig teststatus for gjeldende OS-versjon er fylt inn i tabellen før en ny applikasjon settes i produksjon.   Verdier overføres fra feltene beskrevet over ved å trykke på knappen «Add OS build». Klikk “Remove Selected build” om du ønsker å fjerne en rad eller endre verdier for en rad.		Pakker / Testansvarlig  / Fagansvarlig
Relationships (se mer i kap. 1.8 Relasjoner)
Bizservice		SLM har ansvaret på å relatere applikasjoner til tjenester. Ingen nye applikasjoner skal tildeles en tjeneste uten at tjenesteutvikler har godkjent.		Service Level Manager
Middleware		Relasjoner mellom mellomvare og applikasjoner legges inn som beskrevet i vedlegg «Relatere middleware til applikasjon»		Leveranseansvarlig
Database		Dersom applikasjonen bruker en database legges relasjonen inn nå.		Leveranseansvarlig
Server		Dersom applikasjonen kjører på en server og denne er definert før applikasjonen registreres legges relasjonen inn nå.		Leveranseansvarlig

 

 

-          Applikasjonsinfo:

 

-          GDPR:

 

 

-          WaaS:

 

-          Relasjoner:

 

 

 

1.2       WaaS-fanen

 

Informasjonen som registreres i tabellen i WaaS-fanen danner grunnlaget for automatisk utrulling av nye Windows-versjoner til PC-er. Et skript sjekker alle applikasjoner som er kjørt på den enkelte PC de siste 6 måneder. Og bare dersom alle applikasjonene er testet OK for den nye Windows-versjonen vil PCen få automatisk oppgradering.
Det er informasjonen som ligger i tabellen «Application testresults on Windows builds» som blir tatt med i beregningen. Feltene over er kunne hjelpefelter for å fylle inn tabellen.

 

Se nærmere info om WaaS på intranettet om utrulling av nye versjoner av Windows 10 og bruken av informasjonen fra WaaS-fanen.

 

1.3       MaaS-fanen

 

Dersom applikasjonen er for Android eller iOS så vil man i stedet for WaaS-fane få en MaaS-fane. Funksjonalitet og innhold er det samme, men vil gjelde for de OS-versjoner som er relevante for applikasjonen. Innholdet vil styre utrulling av nye OS-versjoner til mobile enheter.

 

 

1.4       Arkivinformasjon

Arkivverket stiller lovpålagte krav til dokumentasjon av arkivverdig informasjon som skapes i våre informasjonssystemer. Se Configuration Management - Dokumentasjon av arkivverdig informasjon i informasjonssystemer (Ikke tilgjengelig) for beskrivelse av utfylling av fanen Archive.

 

 

1.5       Felt med oppslag mot Service Manager

Noen felter har en knapp for å slå opp og bekrefte kobling mot eksisterende referanser i Service Manager. Om du skriver en del av navnet får du opp en dialog for å velge riktig referanse. Bruk alltid denne knappen for å bekrefte at du har riktig referanse og låse koblingen mot denne.

 

 

 

1.6       Status på applikasjoner

Alle applikasjoner har et livsløp dvs. de planlegges, testes, tas i bruk og blir til slutt utfaset fordi det ikke er bruk for funksjonaliteten lenger, funksjonaliteten erstattes av en ny applikasjon eller erstattes av en ny versjon.

Det er viktig at både Status og Environment feltene er riktig utfylt på applikasjonene i Service Manager siden både utrulling og oppgradering av Windows10 på PC-er sjekker mot Service Manager.  Applikasjoner som ikke er registrert riktig i Service Manager kan føre til «feiltanking».

 

Det er viktig at både Status og Environment feltene er riktig utfylt på applikasjonene i Service Manager.


Environment og Status feltene brukes på følgende måte:

Status	Planlagt	Test	Pilot	I bruk	Tatt ut av bruk
Environment:	None	Test	Production	Production	None
Status:	Planned/On order	In Use	Pilot	In Use	Retired/Consumed

 

Når en applikasjon skal fases ut må prosedyren Utfasing av applikasjon/tjeneste - Gjennomføring (Ikke tilgjengelig) følges for å sikre at alt blir ryddet opp. Ikke minst viktig er fjerning av tilgangsgrupper i AD og fjerning av ikon fra Ivanti – ellers vil applikasjonen fortsette å bli brukt akkurat som før.

 

Service Manager er satt opp slik at kun applikasjoner som er i pilot eller i bruk er synlige for Kundesenteret og det kan registreres Interaction på dem.

Status	Planlagt	Test	Pilot	I bruk	Tatt ut av bruk
Applikasjon	Vises ikke hos Kundesenter	Vises ikke hos Kundesenter	Synlig for Kundesenter	Synlig for Kundesenter	Vises ikke hos Kundesenter

Se tabell under for når incident, change og problem kan registreres på applikasjonen.

Status	Planlagt	Test	Pilot	I bruk	Tatt ut av bruk
Interaction	Kan ikke registrere	Kan ikke registrere	Kan registreres	Kan registreres	Kan ikke registreres
Incident	Kan ikke registreres	Kan ikke registreres	Kan registreres	Kan registreres	Kan ikke registreres
Change	Kan registreres	Kan registreres	Kan registreres	Kan registreres	Kan ikke registreres
Problem	Kan registreres	Kan registreres	Kan registreres	Kan registreres	Kan ikke registreres

 

 

 

 

 

1.7       Ivanti

 

CI-Identifier – og ingen ting annet – må legges inn i Administrative Note feltet i Ivanti som vist under:

 

Feltet brukes til direkteoppslag mot Service Manager så det må inneholde CI-Identifier og ingen ting annet.

 

Årsaken til at dette må tas med:

•         Data fra dette feltet benyttes til sammenkobling av data fra Service Manager (Status for den aktuelle applikasjonen) og Ivanti (Bruksmønster for det aktuelle menypunktet). Dette benyttes igjen til automatisert utrulling av klienter i HMN´s nettverk. Feltet må derfor ikke brukes til andre notater.

•         Vi benytter disse dataene i et datavarehus i vår forvaltning av applikasjoner, for kontroll av automatisk utrulling av Puls2 og av nye utgaver av Windows 10.

 

Denne informasjonen legges inn samtidig med at ikon / menypunkt legges inn i Puls2 DEV-miljøet. Dette blir da automatisk med når ikonet /menypunktet importeres inn i produksjonsmiljøene.

 

 

1.8       Relasjoner

Relasjoner benyttes til å dokumentere avhengigheter mellom komponenter og for å holde oversikt over hvilke komponenter som inngår i tjenestene. Dette skal være fylt inn før overlevering til produksjon

 

Registrering av riktige relasjoner er svært viktig for at Change, Incident og Problem Management skal kunne varsle de riktige berørte parter ved hendelser eller endringer.

 

De relasjonene som er definert og kan benyttes er relasjoner

• mellom Tjeneste og Applikasjon (Type = Contains)

-          Siden denne relasjonen er sentral for å få riktig SLA på sakene hos Hemithjelp vil Service Level Manager selv registrere denne.

•         mellom Tjeneste og Underliggende tjeneste (Type = Uses)

 

•         mellom skytjeneste og applikasjon (Type = Depends On)

-          Se Configuration Management - Dokumentasjon av skytjenester (Ikke tilgjengelig) for nærmere detaljer.

 

•         mellom applikasjoner (Type = Uses / Depends On)

-          Avhengigheter mellom applikasjoner. F.eks DocuLive er avhengig av Word.
Relasjonstypen avhenger av hvor kritisk avhengigheten er.

•         mellom applikasjon og integrasjonsapplikasjon (Type = Uses / Depends On)

-          Dersom applikasjonen bruker en integrasjonsapplikasjon, f.eks. BizTalk. skal det legges inn relasjon til denne. Relasjonstypen avhenger av hvor kritisk avhengigheten er.

-          Integrasjonsapplikasjoner skal relateres til begge / alle applikasjonene de integrerer mellom. I tillegg skal de relateres de til tjeneste ‘UT-01 integrasjoner’ (Type = Contains.

•         mellom Applikasjon og Mellomvare (Type = Depends On)

-          Dersom applikasjonen bruker en mellomvare – f.eks .Net 4.7, Java 8.0 e.l. skal det legges inn relasjon til denne.

 

•         mellom Applikasjon og Database (Type = Uses / Depends On)

-          Dersom applikasjonen bruker en database skal det legges inn relasjon til denne.

 

•         mellom Applikasjon / Running Software og Server (Type = ExecutionEnvironment)

 

Dette er illustrert nedenfor med eksempel.

 

 

 

 

2.  Oppgradering til ny versjon av applikasjonen eller endring på applikasjon, f.eks bredding til andre HF

 

 

NB! Ved produksjonssetting av en patch eller mindre feilretting / oppgradering uten ny funksjonalitet er det generelt nok å oppjustere versjonsnummeret på eksisterende CI i Service Manager, og legge inn en kommentar om hva, hvorfor og når dette har skjedd.

 

Ved oppgradering til ny Major eller Minor versjon (ikke ved mindre feilrettinger eller patcher), eller andre større endringer av en allerede etablert applikasjon skal følgende utføres:

 

1. Oppdatere dokumentasjon i Wiki

Se Dokumentstyring, driftsdokumentasjon av applikasjoner

 

2. Lag en ny kopi av eksisterende CI i Service Manager hvis det er en ny versjon (Velg «More» og kommandoen «Duplicate With Relations»)
   

 

Bruk av «Duplicate With Relations» skal sørge for at man får med seg all relevant informasjon som ligger i den gamle CI´en og at man på den måten unngår å miste eksempelvis GDPR klassifisering som er gjort eller relasjonskoblinger som er opprettet.

3. Ved bredding til andre HF eller andre endringer oppdatere eksisterende CI. Se kap. 1.1 Dokumentasjon av applikasjon i Service Manager.
   
   
4. Vurdere overlevering til produksjon.
   Se kriterier i Overlevering av oppdrag, release og prosjekt til produksjon for når en ny versjon skal overleveres.
   
   

 

 

3.  Utfasing av gammel CI etter innføring av ny versjon av applikasjonen

 

Hvis en versjon av en applikasjon ikke er i bruk lenger må også dette oppdateres i dokumentasjonen.

 

1. Oppdatere dokumentasjon i Wiki. Se Dokumentsstyring av driftsdokumentasjon (Ikke tilgjengelig)

 

2. NB! Dette er viktig for å sikre at det er riktig versjon av applikasjonen som er tilgjengelig for brukerne.
   
   - Enten

 

-          Fjerne ikonet for den gamle versjonen av applikasjonen fra Ivanti dersom den gamle versjonen skal tas ut av bruk.
Hvis ikke dette gjøres vil brukerne fortsette å bruke den gamle versjonen av applikasjonen som før.

 

-          Opprette nytt ikon i Ivanti som peker på den nye versjonen av applikasjonen, og kobles til ny CI-id – se kap. 1.5 Ivanti

 

 

- Eller

• Modifisere konfigurasjonen av eksisterende ikon i Ivanti til å gjelde for den nye versjonen, inkludert ny CI som kobler til den nye versjonen av applikasjonen registrert i Service Manager.
  
  

 

3. Sjekk at det ikke er noen åpne saker på den gamle applikasjonen som skal fases ut. Dette gjøres ved å trykke på knappen

Service Manager vil da telle opp eventuelle åpne saker som må handteres – enten ved at de lukkes dersom de er løst ved innføring av ny versjon, eller ikke lenger er aktuelle på annen måte. Eller de kan overføres til den nye versjonen av applikasjonen om det er mest praktisk.

 

4. Fase ut den gamle CIen for applikasjonen i Service Manager
   Status for den gamle versjonen av applikasjonen settes til slutt til «Retired/Consumed» dersom den skal tas ut av bruk, og Environment settes til «None».

 

 

 

4.  Utfasing av applikasjonen

OBS! For applikasjoner som tas ut av produksjon og ikke erstattes av ny versjon se egen rutine Utfasing av tjeneste/applikasjon - Kartlegging (Ikke tilgjengelig) og Utfasing av applikasjon/tjeneste - Gjennomføring (Ikke tilgjengelig).

 

NB! Deaktiver ikon(er) i Ivanti før applikasjonen settes til Retired/Consumed for å hindre at applikasjoner som er tatt ut av bruk fremdeles er tilgjengelige.

5.  Rapporter

 

Følgende rapporter finnes:

 

• WaaS-rapport er en rapport med flere faner som viser status både for PC-er og applikasjoner relatert til Windows- og applikasjons-oppgraderinger.
  
  
• Koblingstabellen viser alle ikoner i Ivanti som trenger oppdatering fordi de er koblet med en utdatert (status Retired) applikasjon, eller som helt mangler kobling til applikasjon i Service Manager.
  
  
• Oversikt applikasjoner viser alle applikasjoner med dato for når applikasjonen sist ble registrert startet. Dette kan være et hjelpemiddel for å luke ut applikasjoner som ikke lenger er i bruk fra porteføljen.

 

• Applikasjonslista som er en rapport fra Service Manager, brukes både internt og av foretakene (IKT-sjefer og systemeiere). Denne inneholder også dokumentasjon av GDPR-info.
• Det er utarbeidet en intern rapport med applikasjonsstatus som kan brukes ved rydding og oversikter.
• Oversikt Applikasjoner gir en oversikt over alle applikasjoner. For rydding kan man filtrere på de applikasjoner som ikke har vært i bruk de siste 6 måneder.
• Applikasjoner pr Windows build viser test-status (fra WaaS-fanen) pr. applikasjon for alle utgaver av Windows 10.